納期管理のポイントとは
適切な納期管理は、仕事をする上でとても重要な要素です。知らないうちに自分の限界を超えた仕事を引き受けてしまい「気づいたらキャパオーバーだった…」とならないように気をつけましょう。
表作成などによる視覚的な把握
納期管理をするときには、視覚的に捉えられるようにすることが大切です。ぱっと見てすぐに納期が分かるようになっていると、調整が容易になります。
例えば、納期が特定の日に集中していることが分かれば、前倒しでどんどん作業を進めよう、というように計画を立てられます。ここでどうしても難しいと分かれば、納期をずらしてもらったり、仕事量を減らしてもらったり、という調整も可能です。
表にまとめて見えるようにすると、分かりにくかった問題点が理解でき、納期管理を行いやすくなります。
無理のないスケジュールを組む
納品した成果物が評価され、仕事量が増えるのは良いことです。しかし、依頼される全ての仕事を引き受けることはできません。納期までに取り組める仕事量には限界があるからです。
限界を超えて仕事を受けてしまうと、当然無理が出てきます。クオリティが低下したり、納期に間に合わなかったりするのです。
無理なスケジュールにならないよう、仕事量をコントロールすることを常に意識しましょう。品質を保ちながら、確実に納品できる分量で仕事ができるよう調整することも大切です。
エクセルでの納期管理の例
身近なソフトであるエクセルを使えば、納期を見やすく管理できます。条件付き書式や関数を活用して、見やすく分かりやすい表を作りましょう。
エクセルで管理するメリット
エクセルを使う最大のメリットは、用途に合わせて使いやすくカスタマイズできることです。納期管理に使えるアプリやソフトは他にもたくさんあるものの、エクセルほど自由にカスタマイズできるツールは珍しいといえます。
新しい項目が必要だと思えばすぐに追加することができ、フォーマットを自由に変えることもできます。自分のアイデアをすぐに視覚化できる利点があります。
条件付き書式の利用
エクセルをカスタマイズするときに便利なのが『条件付き書式』です。指定したルールに沿って、セルの書式を変更できます。
この機能を使うと、納期が近くなった案件の文字色やセルの背景色を変えて強調させることで、視覚的に分かりやすく見落としを大幅に減少させることができます。
納期1週間前・納期3日前・納期当日、という具合に複数の条件を設定すれば、案件の納期を段階的に把握して管理できます。
関数の利用
関数を使うと、エクセルを納期管理しやすい表にカスタマイズすることが可能です。例えば、COUNTA関数・MAX関数・OFFSET関数などが、役立ちます。
COUNTA関数は、指定範囲内にある空白以外のセルを数える関数です。数値だけでなく、文字列もカウントするという特徴があります。
MAX関数は、指定範囲内で最も大きな数値を求める関数です。単に最大値を求めるだけでなく、最新の日付を表示させることもできます。
OFFSET関数は、基準となるセルを指定し、基準をもとに、条件によって変わる指定セルを表示させる関数です。そのため、場所が定まっていないものを表示・移動させるときに使います。
これらの関数を使って表作りをするときには、前提条件をきちんと設定してから作り始めると作成しやすいでしょう。
テンプレートを活用しよう
テンプレートをダウンロードすれば、エクセルが苦手な人でも、簡単にエクセルを使った納期管理ができます。便利なテンプレートと表のカスタマイズについて紹介します。
主なテンプレート
エクセルさえあれば、管理表は簡単に作れるでしょう。しかし、そもそもエクセルが苦手な場合には、表の作成に時間がかかってしまいます。そこで便利なのがテンプレートです。テンプレートはインターネット上で配布されているもので、既にエクセルの表が組んであります。ダウンロードすればすぐに管理表が使えます。
無料で配布されているものも多いため、使いやすいものを選んで導入するとよいでしょう。
日付別のスケジュール管理に特化したものや、工程管理ができるもの・1日のタイムスケジュールまで管理できるものなど、さまざまな機能のテンプレートがあります。
カスタマイズしておくと便利
テンプレートを使いやすいようにカスタマイズしておくと、より便利にエクセルを使えます。ファイルを作る手間が省け、作成時のミスが起こらないからです。その分、作業効率が高まります。
テンプレート形式で保存しておけば、手間をかけて作ったファイルを上書き保存してしまう、というミスもなくなります。テンプレート形式だと、開くときはコピーが表示されるからです。
まとめ
エクセルを使うと、納期管理がしやすくなります。スケジュールを視覚的に把握できるからです。
忙しさが一目見て分かる状態になっていると、キャパオーバーになりそうな依頼は事前に納期を相談するなど、先手を打った対策ができます。
インターネット上では、すぐに使えるテンプレートも配布されているので、納期管理に役立てましょう。