リモートワークで効率化
リモートワークを導入すれば、作業効率は上がります。効率が上がる理由を3つの観点から説明していきます。
ストレスが減り集中できる
リモートワークでは、社員それぞれが好きな場所で仕事をすることができます。つまり、朝早く通勤する必要がありません。人によっては、毎朝、満員電車に揺られているということもあるため、通勤は大きなストレスとなっている場合があります。そのストレスから解放される上に、通勤時間が削れた分を睡眠や趣味に充てることができるため、心身ともに状態が改善されることが期待できます。
また、仕事中スーツを着る必要はなく、ラフな格好で落ち着ける場所を選んで仕事ができるため、精神的余裕が生まれ、集中力が上がります。
様々な無駄を削減できる
リモートワーク導入により、削減できるものには以下のようなものがあげられます。
- 交通費
- オフィスの光熱費を始めとする諸費用
- 無駄な会議や雑談
先述した通りリモートワークでは通勤の必要がないため、当然交通費を支給することはありません。また、オフィスでの活動が大幅に減るため、光熱費が削減されます。特に、オフィスを持たない会社であれば、土地代や家賃を払わなくて済むため、大きなコスト削減が見込めます。
また、リモートワークでは、内容のない無駄な会議を削減できる上に、オフィス内で偶発的に起こる会話がなくなるため、作業時間が増えます。これにより、勤務時間中の作業効率は上がります。
離職率が低下する
現在、育児や介護を理由にフルタイムで働くことが出来ず、まだ働きたいにも関わらず仕事をやめている人がいます。しかし、リモートワークを導入すれば、自宅で作業することが出来るため、仕事と育児や介護を両立することが可能になります。
スタンフォード大学のニコラス・ブルーム教授らが中国系の大手ネット旅行サービス「Ctrip」と共同で行った2年間にもわたる調査によると、リモートワーク導入により離職率は50％も減少したといいます。
出典：DOES WORKING FROM HOME WORK? EVIDENCE FROM A CHINESE EXPERIMENT
効率を下げてしまう恐れもある
リモートワークは効率が上がると紹介しましたが、必要な対策をせずに導入すると、反対に効率を下げてしまう恐れがあります。そこで、リモートワーク導入の注意点を紹介します。
対面でのコミュケーションの量が減る
リモートワークでは、社員同士が合うことが減り、オンラインでのコミュケーションが中心となりますが、どうしても対面でのコミュケーションの量は減ってしまいます。コミュニケーションの減少で危惧されることには、以下のようなものがあります。
- 一体感が損なわれる
- 情報格差がうまれる
コミュニケーションの機会が減ると、社員同士が関係を構築することが難しくなり、一体感が生まれません。チームワークが取れないと、プロジェクトの進行に支障をきたすことも考えられます。
また、これまではオフィスにいれば分かったことが、リモートワークでは伝わらなくなり、情報格差が生まれる恐れがあります。情報共有ができていないと、同じ質問が繰り返されたり、新たにチームに参加する際に一から学ぶ必要がでたりと無駄が多く生じてしまいます。
ワークスペースの環境が整っていないことがある
リモートワークでは、集中できる環境を選んで仕事をすることが出来ますが、中には自宅のワークスペース環境が整備できておらず、効率が悪くなってしまう人もいます。整えるべきものには以下のようなものがあります。
- ネットワーク環境
- デスク周りの備品（ディスプレイ、作業用の椅子、ヘッドセット等）
これらを全て整備するとなると、大きな費用がかかります。また、固定回線を新たに設置する場合は、お金だけでなく工事に時間もかかります。そのため、環境構築を十分にすることが出来ないまま、作業をすることになり、効率を落とすことがあるのです。
リモートワークをより効率的にするための施策
リモートワークには、効率を下げてしまう恐れがあるため、それを防ぐために必要な施策を講じなければなりません。どのような取り組みを実施すればいいのでしょうか？
コミュニケーションを円滑にするツールの導入
コミュニケーションの減少と情報格差を防ぐための手段として、チャットツールの導入が挙げられます。チャットツールでは、短文での即時性の高いレスポンスを容易となり、実際の会話に近いコミュニケーションが可能です。また、以下のようなルールを決めておくことで、より効果を高めることができます。
- 社内に限り、絵文字やスタンプでの反応を認める
- 勤務時間中はチャットは起動したままにする
絵文字やスタンプは、簡易的な確認を取る際に便利な機能ですが、使うことを躊躇う人もいるため、ルールとして許可しましょう。また、勤務時チャットを起動した状態にしておくことで、誰に連絡すれば返信がくるか分かるため、無駄な連絡を減らすことができます。
リモートワーク環境を整備するための手当を支給
リモートワークでは、金銭面を理由に十分な環境を整備できず、作業効率が下がってしまう恐れがあります。そのため、企業がリモートワーク支援手当を支給し、費用を負担するべきです。具体的には、通信機器やデスク周りの備品を揃えるための初期費用と毎月生じる通信費・光熱費の支給が必要です。
例えば、株式会社スペクティーでは、テレワークに必要なPCやモニター、モバイルwi-fiを貸与している上に、上限5万円の備品購入補助金と在宅でかかる通信費や光熱費を支援するため、毎月1万5千円のリモートワーク支援手当を支給しています。
出典：スペクティ、『リモートワーク支援手当』制度を拡充 毎月1万5千円の手当支給と上限5万円の備品購入補助
まとめ
今回は、リモートワークの効率をあげるために押さえておくべきことについて紹介しました。
リモートワークには、効率アップにつながる様々なメリットがあると同時に、効率を下げる恐れがあるデメリットも存在します。適切な施策を講じることで、これらのデメリットを最小限に抑え、効率を上げることが出来るため、注意点をしっかり把握することが重要です。
