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コスト削減につながる!リモートワークにおける経費負担のポイント

新型コロナウイルスの発生によって、リモートワークを導入した企業は多いのではないでしょうか。様々なメリットがあるリモートワークですが、実は企業のコストを削減することにも繋がります。今回は、リモートワークの経費の範囲や注意点について紹介していきます。

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リモートワークを導入することで経費削減につながる?

リモートワークは、どのようなコストを削減することに繋がるのでしょうか。ここでは、具体例を基に詳しく解説していきます。

採用費を削減できる

リモートワークを導入することで、採用費を削減することができます。

リモートワークと採用費はあまり関係がないように思われる方も多いでしょう。しかし、育児や介護などで退職せざるを得ない人が、リモートワークであれば継続して働くことができるという場合があります。

欠員による新規採用を減らすことができるため、今まで採用や研修にかかっていたコストを削減することができるのです。

オフィスコストを削減できる

リモートワークを導入することで、オフィスコストを削減することができます。

出社する従業員の人数を最低限に抑え、賃料の安いオフィスへ引っ越すことで、毎月のオフィスコストを大幅に減らすことが可能です。

また、固定席を作らない『フリーアドレス制』を用いている企業もあります。リモートワークを導入することで、全従業員が出社する必要がなくなるため、無駄なスペースとコストを削減することができるのです。

リモートワークの経費の範囲

リモートワークで使用する費用は、どこまで経費として認められるのでしょうか。ここでは、経費の範囲を具体例とともに紹介します。

業務で使用した通信費や光熱費

厚生労働省のQ&A資料によると、リモートワークによって生じる通信費やPC端末費は、会社負担としているケースが多く見られます。また、企業によっては、光熱費を負担する場合もあります。

通信費や光熱費は個人使用との切り分けが困難なため、費用の負担比率を明確にすることは難しいでしょう。

一定額を会社負担、残りを従業員負担とするなどして、事前に通信費や光熱費の負担に関するルールを従業員に丁寧に説明をすることが必要不可欠です。

出典:テレワーク導入のための労務管理等Q&A集|厚生労働省

業務に必要な機器や文具

業務に使用するパソコンや筆記用具は、企業が負担をする場合が多いです。

パソコンや周辺機器に関しては、個人が所要するものを使用することもありますが、企業がセキュリティ対策を施した機器を支給をするというケースがあるためです。

文房具は、従業員が立て替えて購入することも多いため、事前に清算方法などを明確にしておくとスムーズでしょう。

リモートワークで経費を申告する際の注意点

リモートワークにおける経費申告をする際には、どのような点に気をつければよいのでしょうか。ここではトラブルを防ぐために必要な注意点を紹介していきます。

助成金を活用する

テレワークをこれから導入する中小企業であれば、厚生労働省による『働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)』が利用できます。リモートワークに取り組む中小企業に対して、その実施に必要な費用の一部を負担するというものです。

支給対象となる取り組みの実施に要した経費の一部が、事前に定められた目標達成状況に応じて助成金として支給されます。成果目標の達成有無は、事業実施期間(交付決定絵の日から令和3年2月15日まで)の中で、1ヶ月から6ヶ月で設定する評価期間で判断します。

また、リモートワークに用いるための通信機器の購入・運用費用や、労務管理担当者による研修などが助成対象となります。

出典:働き方改革推進支援助成金(テレワークコース)

従業員に経費の適用範囲を提示しよう

リモートワーク導入時に、経費として認められるものを明確にしたリストを作成し、従業員に必ず書面として提示しましょう。

経費の適用範囲を明確に提示しなければ、従業員との間でトラブルになる恐れがあります。

経費の範囲や、精算方法について細かく説明し、必要に応じてルール作りなども行なうことが大切です。

経費は書面で明確にしておこう

リモートワークにかかる経費は、必ず書面で確認しておくことが重要です。

上記以外にも、郵送費や交通費など業務に使用するものは、原則企業が負担します。機器の貸与や労働時間を規定した雇用契約書を作成し、負担割合や支給方法を書面に残して置くことで、トラブルを事前に防ぐことができます。

リモートワークを導入する際には、条件を書面で提示し、企業も従業員も共に納得した上でスタートさせることが必要です。

まとめ

今回は、リモートワークにおける経費の扱い方について解説していきました。リモートワークを導入する際には、費用負担に関して従業員に詳しく提示することが必要です。お互いが納得するルールを定めた上で、リモートワークを開始しましょう。

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