フリーランスエンジニアの経費計算を考える
フリーランスとして独立すると、案件の獲得から会計処理まで全て1人でこなさなければなりません。特に経費の計上については、確定申告に欠かせない知識です。
これからフリーランスとして独立するなら、経費の意味や計上の必要性を理解しておきましょう。
「経費」の意味を改めてチェック
経費とは、一言でいえば『業務をこなすために支払った費用』です。エンジニアの場合は業務に使用するパソコンの購入費や、インターネットの回線費用などが挙げられます。
『経費で落とす』という言い回しを聞いたことがある人も多いでしょう。これは仕事に使ったお金を、経費として計上するという意味です。経費として記帳した支出は確定申告で決算書類に反映し、税務署に申告します。
経費はビジネスで利益を生み出すために使う費用であり、それ以外のものは原則として経費に数えられません。経費にできないものまで申告すると、税務署から調査が入ったりペナルティを科されてしまったりする可能性があります。
経費計上が必要な理由
フリーランスに経費の計上が求められる理由として大きいのは、『支払う税金が安くなるため』といえます。事業を通じて得た収入のうち、所得税や復興税が課されるのは経費を除いた所得（課税所得）に対してです。
仕事をするためにかかった諸費用を経費として計上すれば、課税所得からその分が控除されます。確定申告で仕事に使ったお金を経費として申告することで、所得税や復興税のベースとなる金額が下がるのです。
収入が多くなれば、経費の多寡によって支払う税金が数十万円単位で変わる人もいます。手取り収入を多くするためには、経費にできるものは計上し節税する意識が必要です。
本来ならかからないはずの税金まで払わず済むように、経費はしっかりと帳簿に記入しておきましょう。
フリーランスエンジニアの経費率は？
『経費率』は収入に対する経費の割合です。経費率が高ければ収入から控除できる金額が大きくなるため、納付する所得税・復興税が安く済みます。
しかし経費率が高すぎると、故意に納める税金を減らそうとしているのではないかと疑われる点に注意が必要です。税務署から確認や調査が入る場合もあります。
経費率は業種によって大体の水準が決まっており、エンジニアの場合は収入の50～60％といわれています。
当然、経費として確実に申請できる項目で高くなるなら、経費率が目安より上がっても問題はありません。税務署にしっかりと証明できるように、根拠となる書類は保存しておきましょう。
ただし、税務署に指摘を受けたくないなら、経費率は50％程度を目安に調整するのが無難です。
フリーランスエンジニアが経費にできるもの
フリーランスのエンジニアが経費として申請できるものには、何があるのでしょうか？全ての金額を経費にできるものの他、一部・またはケースによっては経費として計上できる項目もあります。
全額経費として計上できる項目
経費として全額計上できる項目はさまざまですが、簡潔にいえば『事業の運営に欠かせない出費』です。次の項目は、基本的に全額を経費として計上可能です。
- 業務をこなすための設備や備品の購入費用：パソコンやソフトウェア、プリンターなどの周辺機器の購入費
- オフィス設備の購入費用：机や椅子などの購入費
- 業務に必要な資料代：書籍や新聞、雑誌など
- 広告宣伝費：案件を獲得するためのインターネット広告の出稿費や、チラシ作成費用など
- 交通費：移動した際の電車運賃やガソリン代など
- 交際接待費：案件を獲得するために参加した交流会の費用や、クライアントの接待に使った費用
業務に必要な知識やスキルを獲得するために受講した講義や、各種セミナーなどの勉強費用も経費として計上できます。
全額が経費として認められるのは、事業で利益を得るために必要で、他の目的では使わないものに払ったお金と考えれば分かりやすいでしょう。
一部経費として計上できる項目
状況によっては一部しか経費として計上できない項目もあります。次のような支出が代表例です。
- 電話代やインターネット通信費：業務のために契約し、全ての通話・通信を業務のみに使用している場合は全額経費として計上可能。ただし一部プライベートで使っている場合、その分は経費として計上はできない
- 食事代：取引先と昼食をとった場合や、仕事をしながらの昼食は経費として計上できる。ただし、仕事以外の場面でした食事の経費計上は不可
- 家賃や光熱費：在宅ワークをしている場合、家賃や光熱費も経費として計上できる。ただし、業務に使用している分のみ認められる
- オフィスの引っ越し費用や移転費用：独立のためにオフィスの開設や移転をした場合、引っ越し費用や不動産会社への仲介手数料・礼金・火災保険料などは経費計上可能
発生する頻度が高いものは、通信費や食事代、家賃・光熱費です。特に通信費や家賃・光熱費は業務に利用している割合だけが経費計上できるもので、複雑に感じる人もいるでしょう。
一部をプライベートでも使うものついては『家事按分率』という割合を決め、実際にどの程度を経費で落とすかを決めます。
家事按分とは？
『家事按分』とは、自宅で業務をしていてかかった費用が『事業にどのくらい使ったのか』を決めることです。家賃や光熱費などを業務用と私用に割り振り、事業に使った割合だけを経費として計上します。
自宅で仕事をする場合の家賃や光熱費は、事業だけでなく日常生活にも関わる出費です。それを全額経費にすると事業に関係のない出費も経費に含まれることになるため、原則として認められません。
そこで、業務で使っている割合を『按分率』として算出し、その分だけ経費計上できることになっています。例えば家賃が1カ月30万円で敷地面積が50平方メートルの場合、事務所として20平方メートルを使うなら『30万円×0.4＝12万円』を1カ月分の経費として申請できるのです。
ただ、インターネット通信費をはじめ正確な按分率の算出が難しい項目もあります。その場合は大まかな目安で割合を決めて構いませんが、常識の範囲内にとどめましょう。
エンジニアの場合は業務でインターネット回線を使用する機会が多いため、60～70％の按分割合でも問題ありません。一方、外出しての活動が多いコンサルタント業などは、50％程度の按分率にとどめるケースが大半です。
経費とは見なされないもの
経費にできないものまで誤って計上すると、税務署から修正申告を求められることになります。確定申告の手間を増やさないためにも、経費として認められない出費の種類を知っておきましょう。
プライベートの飲食代や遊興費など
経費は事業のために使うお金なので、プライベートでの飲食代や遊興費はもちろん経費として計上できません。一緒に食事をした相手がクライアントをはじめ事業に関係する人なら、飲食代を経費に計上できる可能性もあります。
ただ、お金を払ったイベントやサービスが業務と全く関係なければ、仕事関係の人と一緒でも経費とは認められないケースが多いでしょう。それぞれがプライベートで使ったお金と見なされます。
所得税および住民税
売上から経費を差し引くことによって納税する所得税や復興税、翌年の住民税の額が減ります。ただ、所得税や復興税・住民税は経費として落とせません。
これらは事業で利益を得た結果課されるのであって、事業で利益を上げるためにしている出費ではないからです。
確定申告が遅れてしまった際に発生する『延滞税』や『無申告加算税』も、同じく経費に計上できません。経費にできるのは、事業を営むために発生する出費のみと考えましょう。
健康診断にかかった費用
法人であれば社員の健康診断にかかった費用は、『福利厚生費』として経費計上できます。しかし、フリーランスが健康診断に支払った金額は経費とはみなされません。
さらに健康診断費用は、確定申告の際にも医療費控除の対象にならない項目です。医療費は病気やけがで治療が必要になったときに支払うものであり、健康診断は予防の目的で行われるため医療費に該当しないと考えます。
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エンジニアが経費を計上するときのポイント
フリーランスとして経費を計上するにあたって、いくつかの注意点があります。法律にのっとって正しく経費を計上するためには、どのようなポイントに気を付ければよいのでしょうか？
領収書やレシートは必ず保管する
たとえ経費と見なされる項目であっても、領収書やレシートがなければ経費として計上できません。領収書やレシートは確実に出費したことを証明するものなので、必ず残しておきましょう。税務署から提出を求められる場合もあります。
確定申告が終わったとしても、青色申告なら原則7年間にわたって保管しなければなりません。事業の収支を帳簿に付けるだけでなく、領収書やレシートもしっかり整理・保管しておきましょう。
収入と経費のバランスを取る
経費率が高すぎる場合、税務署から確認が入ったり修正申告が必要になったりする可能性があります。収入と経費のバランスを考えて、申告をしなければいけません。
税務署では確定申告書をチェックする際、それぞれの項目を細かく確認するのは負担が大きいため、まずは経費率に注目するといわれています。収入に対して経費の割合が不自然に高い場合は、指摘されてしまうケースが多いのです。
税務調査で過剰な経費計上と判断されれば、脱税と見なされる恐れがあります。申告のやり直しが発生するだけでなく、追加で課税されかねません。
余計な税金を支払う事態に陥らないためにも、経費の計上は出費の種類と経費率を考えて行いましょう。
まとめ
経費とは事業の運営に必要な支出です。フリーランスは経費を考慮して確定申告をすることで、納付する税金を安くできます。経費として全額計上できる項目と、一部条件付きで計上できる項目のどちらも理解して、帳簿を付けましょう。
経費として計上できないものまで含めてしまうと、税務署から指摘を受けたり場合によっては追加で税金が取られたりする可能性があります。
また、事業に関する経費を確定申告で申告するには、根拠となる領収書やレシートが必要です。申告が終わっても7年間は保管できるように整理しておきましょう。