納期確認メールの書き方
メールで納期確認をする場合、どのように書くのがよいでしょうか？簡潔に分かりやすく内容が伝わるよう工夫しながら、確認メールを書きましょう。
件名について
メールの件名は、内容が端的に分かるようにしましょう。例えば『納期の確認について』とすれば、見た瞬間に、「納期について書かれているメールだろう」ということが伝わります。
ビジネスメールは忙しい中でチェックされます。それも1通や2通ではなく、大量のメールが届いているのです。
タイトルで内容が分かるようになっていれば、優先的に対応しなければいけないメールかどうかの判断がすぐにできます。その結果、スムーズに対応してもらえるでしょう。
注文確認のリマインドに利用
納期確認メールを送るときには、他の確認事項も一緒に質問するとよいでしょう。注文内容について明確になっていないことや不明点がある場合、納期と共に明らかにするのです。
例えば、納品する品物やその数量・納品場所・納品時間・緊急連絡先について、分からないことを質問します。きちんとやり取りしていたとしても、お互いの認識が異なっていた・失念している点があった、ということは起こり得るものです。
納期確認メールでまとめて質問すると、リマインドメールとしての機能も持たせられます。事前確認をしっかり行うことでトラブルを回避することができるでしょう。
確認メールの例文
先方に確認したいことがある場合、確認メールを送ることになります。その際、どのような内容が最適でしょうか？構成や例文をみながら、適切な確認メールを作成しましょう。
まずは確認メールの基礎をおさえよう
確認メールを書くときには、必要な項目を忘れず組み込めるよう、下記の基本の構成を参考にします。
- 挨拶文
- 確認事項
- 確認する理由
- その他の確認事項
- 結びの挨拶
確認事項では、確認メールで主に確認したいことを記載します。納期確認メールであれば、納期です。
その他の確認事項では、追加で確認したいことを質問しましょう。納期確認メールなら、何時頃届くのか？どこに届くのか？といった内容です。特になければ、設けなくても構いません。
この流れを意識して書けば、メールの文章がまとまりやすくなります。
納期確認の例文
確認メールの具体的な内容について、納期確認メールで例文を紹介します。メール作成の参考にしましょう。
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いつもお世話になっております。
株式会社〇〇・商品管理課の〇〇です。先日いただいたメールの納期について、確認したいことがございます。
メールでは4月19日（木）とありましたが、4月19日は金曜日でした。こちら、4月19日（金）と4月18日（木）どちらが正しい納期となりますでしょうか。
4月18日（木）納期ですと、本日中の手配が必要ですので、ご連絡させていただきました。本日14:00までにご返信いただけますと幸いです。
取り急ぎ、メールにてご連絡いたしました。
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上記の場合、早めの返信をもらいたいメールのため、返信の期限も文章内に入れています。
2度目の確認や意見聴取の例文
2度目の確認メールでは、挨拶文のあと下記のように続けましょう。
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先ほどは確認事項についてご回答ありがとうございました。
大変恐縮ですが、改めて〇〇について確認させていただきたいのですが、ご回答いただけますでしょうか。
お忙しい中申し訳ありませんが、ご返信いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
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また、意見を伺いたい場合の例文は、下記の通りです。
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本日は、御社の商品〇〇についてご相談があり、ご連絡いたしました。当社で〇〇の取り扱いを検討しているのですが、商品情報について詳細をお伺いできますでしょうか。
同時に、予算や納品形態についてご相談させていただけますと幸いです。お忙しい中恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。
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確認メールへの返信
確認メールに返信する場合には、ビジネスメールのマナーを守ります。知らないうちにマナー違反をしていた、ということのないよう注意しましょう。
返信のマナー
メール返信にはマナーがあります。
まずおさえておきたいのは、『Re:』を消さないということです。件名を変更すると、返信か新規メールか見分けにくくなります。メールソフトによっては、Re:を消すことで新規メール扱いになってしまうこともあります。
そのため、基本的に件名は編集せずそのままで返信するほうがよいでしょう。
返信メール内で引用する場合には『＞（引用符）』を使いましょう。できるだけ簡潔に必要な部分のみ引用するとスマートです。また、受信したメールにはできるだけ早く返信することも大切です。遅れたとしても翌日までには返信します。
先方からの返信メールを受け取ったときには、お礼の返信をするのが基本です。ただし、ビジネスメールでは、必要以上に長くメールが続くことは避けましょう。
返信の例文
メールに返信するときには、メールを確認したということ・内容に問題がなかったこと・お礼の3点を組み込みましょう。
納期確認への返信なら、『メールを確認いたしました。〇月〇日の納期で問題ございません。よろしくお願いいたします。』のように、具体的な日付を入れると再確認にもなるでしょう。
シンプルに、『先日のメールを確認させていただきました。問題ございませんので、ご連絡申し上げます。』というメールでも可能です。
まとめ
納期確認メールは、内容明記した件名にしたり、本文を簡潔に書いたりするなど、分かりやすく伝える工夫をしましょう。納期以外の疑問・不安点なども一緒に問い合わせると、リマインドメールとして活用できます。
また、返信メールの基本マナーをおさえておくことも大切です。ポイントを守って、失礼のないメールのやり取りをしましょう。