納期調整の依頼をする場合のポイントと例
納期の延期をお願いする場合のポイントと例文を紹介します。
延期の依頼と謝罪
納期の延期を依頼する場合、マナーとして最初に行うべきことは対面での謝罪です。難しければ電話での謝罪、相手が忙しくてつながらない場合はメール連絡という優先順位が妥当でしょう。
対面や電話での謝罪は、態度や声色で誠意を表すことができます。しかし、メール連絡は一方的な通知なので、言い回しや言葉遣いには十分注意して文章を作成する必要があります。
また、納期の延期により、プロジェクト全体の進行に影響を与える場合もあるでしょう。お詫びの言葉はもちろん、再発防止を約束する言葉も忘れずに述べる必要があります。
簡潔に理由を記す
納期延期のお願いを明記した後は、きちんと理由を書くのが礼儀です。長々とした文章は言い訳に捉えられかねないため、簡潔に書きましょう。
詳しく理由を説明したところで、内容をどう捉えるかは取引先次第です。最も伝えるべきことは、延期せざるを得ない事実と延期のお願い、そして謝罪の気持ちです。延期の理由についても事実を明記するだけに留めましょう。
延期依頼の主な例文
取引先に納期延期を依頼するメール例文を紹介します。
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株式会社△△
営業部 ●●様
日頃より大変お世話になっております、▲▲です。
本日は〇〇の納期について相談いたしたく、
ご連絡差し上げました。
大変恐縮ではございますが、
〇月〇日の納期を〇月〇日に延期していただけないでしょうか。
急遽、外せない会議が入ってしまい、
丸一日業務を行うことができなくなりました。
多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
心よりお詫び申し上げます。
このような事が二度と起こらないよう、
全社員一同気を引き締めて業務に取り組む次第です。
以上、よろしくお願い申し上げます。
▲▲
********************
株式会社□□
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
********************
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メールでは冒頭で結論を述べ、その後に理由などを述べる順番が基本です。曖昧な表現ではなく、はっきりと伝えましょう。
また、納期の目処が立たない場合も、その旨をしっかりと伝える必要があります。
納期調整のお礼メールのポイントと例
納期調整に応じてもらった場合はお礼のメールを送りましょう。メールを作成する際のポイントと例文を紹介します。
お詫びや感謝を伝える
納期調整は、取引先に多大な手間をかけてしまう可能性が高く、ビジネスの世界ではとても失礼なことです。決して言い訳をせず、管理ができなかったことを素直に詫びましょう。
反省の弁を述べ、同じ過ちを繰り返さないことを約束する一文も添え、誠意を見せることも大事です。
また、急なお願いにもかかわらず、快く納期調整に応じてくれた取引先に対し、謝罪と感謝の気持ちを伝えましょう。長々と書かず、簡潔に読みやすい文章にすることも大切です。
調整後の納期を改めて記す
お礼メールには、確認の意味を含め調整後の納期を改めて記しましょう。この段階で記載ミスなどに気づかず、後々のトラブルを引き起こすことのないよう注意する必要があります。
お礼メールとはいえ、日程変更という業務上のやり取りに変わりはありません。気持ちを込めた文章と業務内容に関する文章は、バランスよく配置することが重要です。
お礼メールの主な例文
取引先に納期延期を依頼するメール例文を紹介します。
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株式会社△△
営業部 ●●様
日頃より大変お世話になっております、▲▲です。
このたびは、急なご依頼にもかかわらず、
快く納期をご調整いただきまして、誠にありがとうございます。
今後、ご無理を申し上げることのないよう
スケジュールをしっかり管理していく所存でございます。
ご変更いただいた〇月〇日の納期に関しては、
間違いなく納品できるよう万全を尽くして参ります。
メールにて失礼ではありますが、
納期ご変更のお詫びとお礼を申し上げます。
▲▲
********************
株式会社□□
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
********************
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冒頭で感謝の気持ちや反省を示し、調整後の納期日もしっかりと明記しましょう。あくまでも腰を低くした姿勢で対応する意識が大切です。
納期を守るためのポイント
やむを得ず納期調整する場合は仕方ありませんが、原則として納期は守るべきものです。納期の調整や変更は手間もかかり、繰り返すと信用問題にも影響がでるため、再発防止策を講じる必要があるでしょう。納期を守るために必要なポイントを紹介します。
業務の全体像を把握
納期を守れない原因の多くは、全体像を把握しないまま作業を開始してしまうことにあります。作業量が少ないと判断できれば問題ありませんが、一見してボリュームがありそうだと感じた場合は、全体を一歩引いた状態で俯瞰する必要があるでしょう。
その後、作業を細かく区分けしていくことで、現在の進捗状況や今後の作業ペースがわかるようになります。できるだけこまめに全体を俯瞰し、現在地を確認することが重要です。
スケジュール管理を徹底する
納期の遅れを防ぐためには、徹底したスケジュール管理も重要です。複数の取引先に関する案件を個別に管理すると、作業負荷の把握がしにくく遅れの原因となります。全ての作業を一括して管理しましょう。
また、許容範囲ぎりぎりのスケジュールを組んでしまうと、予期せぬ事態が発生する度に納期が遅れていきます。余白を1～2割空けるくらいのスケジュールを意識しましょう。
スケジュールに余裕を持たせることで作業の前倒しも可能になり、納期ぎりぎりで起こりうる不測の事態にも前もって対応できます。
まとめ
納期調整の依頼は、理由を述べ謝罪の気持ちを込めて行いましょう。調整へのお礼メールも同様に感謝の気持ちを込め、あらためて変更後の日程も確認する必要があります。
納期は原則として守るべきものという意識を強く持ち、スケジュールの見直しも徹底しながら、無理のない範囲で日々の業務に取り組めるよう心がけましょう。