納期管理の重要性
フリーランス・会社員・副業いずれにおいても、納期管理は重要です。業務を詰め込み過ぎてキャパオーバーしてしまったり、納期に間に合わなくなったりしないよう、適切に管理しましょう。
納期設定のポイント
契約を交わすときには、納期に注意しましょう。「業務難易度に対して納期は適切か？」「他のタスクと並行しても無理なくこなせるか？」を考え、適切な納期になっていることを確認しましょう。
何度も取引している相手の場合、細かな部分を確認せずに契約してしまいます。親しい取引先であっても、まずは契約書の内容をチェックすることを習慣にしましょう。
また、単に仕事がこなせることだけでなく、プラベートとのバランスも大切です。十分な休息が取れるスケジュールであることもポイントの一つといえるでしょう。
管理の主な方法
効率よく納期を管理するためには、一括管理するとよいでしょう。仕事のスケジュール・副業のスケジュール・プライベートのスケジュールを、まとめて一カ所で管理するのです。
別々に管理していると、他のスケジュールとの調整が難しく、無理な納期であってもすぐに気づきにくくなってしまいます。
常に業務の許容量を把握しながらスケジュール管理をしていると、新しいタスクが追加された時点で納期の調整が可能です。そのため、仕事もプライベートもスムーズに進行できます。
また、作業量がピークになるタイミングが分かってる場合は、早めに取りかかってピーク時の負担を減らすことも大切です。常に一定のペースで進められるよう、調整しましょう。
納期管理の方法
納期の管理方法は、大きく二つに分けられます。自分で管理するか、ツールを活用して管理するかという二つです。自分にはどちらが向いているかを知った上で、管理しましょう。
手帳やエクセルなど自身で管理
自分で納期を管理するときに使うのが、手帳やエクセルです。実際に書きこむことで、スケジュールが視覚化され、理解しやすくなります。
手帳の選び方も大切です。一つの欄が小さく、十分に書き込めない手帳では管理が甘くなってしまい、手帳を使っている意味が半減してしまう可能性もあるでしょう。
書き込みやすく、スケジュールが見やすいものを選びましょう。使いやすいのは、見開きで1週間になっている手帳です。
エクセルで納期を管理する場合には、納品管理表を作成しましょう。『条件付き書式』機能を使うと、納期が近づいたときに文字色や背景色を変えて教えてくれるため便利です。
システムを利用して管理
タスク管理システムを使って、納期を管理することもできます。無料アプリで手軽に使えるサービスがたくさんあるので、使い勝手のよいものを選んで導入しましょう。
ただし、管理が複雑なものや、手間がかかるもの、自由度が低いものはおすすめできません。システムを利用すること自体が負担になってしまうからです。
納期管理は、手間なく簡単にできる方法でなければ続きません。システムは、操作性がよく見やすくて、使うのが手間にならないものを選びましょう。
おすすめのソフトやアプリ
システムを使って納期管理をするなら、使い勝手のよさが大切です。これは作業効率にも影響してきます。おすすめのソフトやアプリを紹介します。
ガントチャートで管理のBrabio!
納期を視覚的に分かりやすくするには『Brabio!』が便利です。ガントチャートで表示するので、タスクやプロジェクトごとの納期がどのくらい重なっているか、理解しやすくなります。
5ユーザーまで無料で使えて、ユーザー同士の情報共有もできるため、チームやクライアントとのタスク管理にも役立つツールです。
ガントチャート,プロジェクト管理,スケジュール表がサクサク作れる。チャート作成がカンタンに共有！しかもフリー タスク管理にも
タスクカードで管理のTrello
『Trello』の特徴は、タスクカードをボードに貼りつけて使うところです。業務を管理するときは、進捗に合わせてタスクカードを移動させます。
貼りつけてあるタスクカードを見渡すことで、全体の状況をさっと把握できるのがポイントです。無料で使えるので、まずは実際に試すとよいでしょう。
Gmailに標準装備のGoogle Tasks
Gmailのユーザーなら、『Google Tasks』が便利です。例えば、メールで仕事の依頼があったとき、直接関連付けて、ToDoリストとGoogleカレンダーに納期を記載することができます。
スケジュールは、スマホアプリと同期できます。そのため、PCでもタブレットでもスマホでも、そのとき持っているデバイスから納期の確認や追加ができるという利点もあります。
まとめ
納期管理はとても重要です。業務を無理のないスケジュールで実施するために欠かせません。
管理は手帳で行うのもよいですが、アプリやソフトなどシステムを使うのも便利です。最小限の手間でしっかり管理できるシステムを選び、適切に納期を管理しましょう。