受注お礼メールの基本
クライアントに送るお礼メールに関して、送信のタイミングや書く内容について解説します。
送信のタイミング
ある案件を受注しお礼メールを送る場合は、できる限り早く送りましょう。受注後にメールを打てる時間ができ次第、最優先で行うべき作業です。当日か、遅くとも翌日中には確実に送信を済ませましょう。
お礼のメールは、内容もさることながら、まずは鮮度が大事です。どれだけ素晴らしい謝意が述べられたメールでも、時間が空いてしまうと真剣味が伝わりません。また、お礼が遅れた理由をメールで述べたところで、言い訳にとられかねません。
どうしても自分でメールを送れないという場合は、代わりの誰かにすぐにでも送ってもらいましょう。『後であらためて本人から直接お礼のメールが行く』旨を、代理メールに盛り込んでもらうとよいでしょう。
良い文章を書くことは難しくても、早く送ること自体は誰にでもできるはずです。お礼メールの早さは、評価に大きな影響を与えるということを強く意識しましょう。
感謝の気持ちが伝わる文章を
受注に対するお礼メールは内容も大事です。誠心誠意、感謝の気持ちを述べましょう。くど過ぎず、あっさりし過ぎない程よい文面が好まれます。
また、テンプレートの使用は極力避けるべきです。形式的な文面はお礼の言葉も形式的な文面であることが多く、相手に対し不快な思いを与えかねません。
どうしてもテンプレートで対応せざるを得ない場合でも、所々に自分の言葉で加筆しましょう。もちろん、可能ならば全文オリジナルの文面が望ましいでしょう。
案件を受注するということは、会社にとって、また自分にとっても、最も喜ぶべきことであるはずです。やっとの思いで取れた一件でも、毎日数十件の中の一件でも、一つ一つに感謝の心を持つことが大事でしょう。
タイミング別のお礼メール例
お礼メールは見積もりや受発注のタイミングにより、内容が異なります。それぞれの例文とポイントを紹介します。
見積もり
クライアントに見積書を送る際のお礼メール例文を紹介します。
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株式会社○○
営業部 ●●様
お世話になっております。
株式会社△△の営業を担当しております、▲▲と申します。
この度はお引き合いを頂き、誠にありがとうございます。
頂戴いたしました条件にて見積もりを作成させて頂きました。
添付ファイルにて送信いたしますので、ご検討いただければ幸いです。
ご不明な点、ご質問等ありましたら遠慮なくお申し付けください。
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。
▲▲
********************
株式会社△△
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
********************
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この例文は初対面の相手を想定しています。相手との面識がある場合は、冒頭を「お世話になっております」としましょう。また、希望納期などの具体的な質問事項がある場合は、締めの文章前に入れるとよいでしょう。
注文前
クライアントに見積書を送付後、受注内示報告における注文書を受け取った際の、お礼メール例文を紹介します。
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株式会社○○
営業部 ●●様
お世話になっております、▲▲です。
迅速丁寧なご対応、感謝いたします。
また、ご注文頂けるとのこと、併せてお礼申し上げます。
この度は誠にありがとうございました。
拝受致しましたご注文書をもとに、現在手配を進めております。
納期など詳細につきましては、あらためて返信差し上げます。
ご確認いただければ幸いです。
ご不明な点、ご質問等ありましたら遠慮なくお申し付けください。
今後ともよろしくお願いします。
▲▲
********************
株式会社△△
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
********************
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注文の約束を取り付けた状態なので、これまで使わなかったお礼や感謝の文言を前半にいくつか加えましょう。
注文後
正式に発注を受けた際のお礼メール例文を紹介します。発注から間を空けず、入金確認前でも送るべきメールです。
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株式会社○○
営業部 ●●様
いつもお世話になっております、▲▲です。
この度のご注文、誠にありがとうございます。
貴社におかれましても必ずご満足いただけるものと確信しております。
数ある中から弊社をお選び頂いたご期待に添えるよう、
これから精一杯頑張らせて頂きます。
納期はご指定頂いたとおりで大丈夫です。
ご不明な点がありましたら何なりとご連絡ください。
それでは今後ともよろしくお願いします。
▲▲
********************
株式会社△△
営業部
▲▲
住所
電話
携帯
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冒頭の挨拶は面識ある相手向けの文言にしましょう。受注直後は謝意を最も強く表現すべきタイミングなので、今後の意気込みと併せて自分の言葉で気持ちを綴りましょう。
知っておきたいポイント
受注に対するお礼メール以外にも、件名の書き方や社内向けの受注報告メールなど、確認すべきポイントについて解説します。
件名について
メールの件名は、中身を読まなくてもひと目でメールの概要がわかるように書きましょう。挨拶など分かりにくい文言を件名にせず、『お食事のお礼』や『○月○日△△の打ち合わせの件』など、具体的かつ簡潔に記すことが重要です。
また、同じテーマのやり取りが続く場合は、『Re:』を残し履歴が分かるような件名でつなぎましょう。この場合でも、最初の件名が分かりにくい場合は、早い段階で分かりやすい件名に変更するとよいでしょう。
社内向けに受注報告メールを送る場合
上司などへ向けた受注報告メールは、受注内容に関し会社にとって必要な情報を、社内で正確に共有する意味合いを持つメールです。
結論を先に報告し、現況の報告や個人的な感想などは後半に書きましょう。伝える情報は箇条書きなどを使いシンプルにまとめると読みやすくなります。また、報告は速やかに行いましょう。
まとめ
受注お礼メールはできるだけ早く送り、自分の言葉で謝意を伝えることが重要です。テンプレートも参考にしながら、ビジネスマナーに則った正しいメールのやり取りができるよう心がけましょう。
