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【失敗事例から学ぶ】失敗と成功を分けるテレワークのポイント

新型コロナウイルスの発生によって、リモートワークを導入した企業は多いのではないでしょうか。テレワークは、環境構築やセキュリティ 対策が不足していると、失敗に終わってしまう恐れがあります。今回は導入プロセスの観点から、失敗事例の原因と対策について解説していきます。

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テレワークの失敗事例1

テレワークには、どのような失敗事例があるのでしょうか? ここでは環境構築の観点から、失敗事例とその原因について解説していきます。

従業員の生産性低下

株式会社overflowがOffersのユーザーを対象に行なった調査によると、14%の正社員がテレワーク導入によって作業パフォーマンスが低下したと回答しています。

自分に合った環境で作業ができるテレワークですが、適切な段階フェーズに基づいて導入をしなければ、従業員の作業効率を下げる恐れがあるということが言えます。

原因は環境構築の不足

Offersのユーザーアンケートでは、快適な作業机・椅子を所持している従業員の割合はわずか34%であり、集中力が低下しかねない状態で仕事をしている人が70%近くいるということがわかりました。

適切な環境構築ができていない場合、従業員のモチベーションが下がり、生産性が低下する恐れがあります。企業は、作業に必要なツールの支給や、通信費・光熱費を負担するなどして、作業環境の構築を支援することをオススメします。

出典:【リモート組織2.0】withコロナ時代の組織戦略

テレワークの失敗事例2

テレワークには、どのような失敗事例があるのでしょうか? ここではセキュリティ面での失敗事例と、その原因について解説していきます。

サイバー攻撃や盗難による情報漏洩

テレワークは、自宅やカフェといったセキュリティ対策が適切に施されていない場所で働くことになるため、情報漏洩の可能性が高まります。

オフィス内のパソコンは、社内ネットワークに接続され、またインターネットとの出入り口はファイアーウィールや不正侵入防止システムで保護されています。しかし、オフィス以外の場所で作業をする場合は、直接インターネットに接続することが多いため、逆にインターネット側から端末へ不正侵入されるというリスクが生じます。

特に注意が必要なのが、ホテルやカフェといった公共のWi-Fiの利用です。これらのWi-Fiが暗号化されていない場合は、通信内容だけでなく、端末上の様々な情報が筒抜けになってしまう恐れがあります。また、パソコンやタブレットといった端末には、紛失や盗難による情報漏洩のリスクも考えられるでしょう。

原因はセキュリティ対策の不足

情報漏洩の原因として、適切なセキュリティ対策が施されていないということが挙げられます。機密性の高い情報が社外に出てしまうと、クライアントや顧客に対しても加害者となってしまうため、以下の対策を行うことをオススメします。

  • セキュリティポリシーの見直し
  • 定期的なパスワードの再設定
  • 持ち運びハードディスクの暗号化
  • ウイルス対策ソフトの導入
  • セキュリティ問題発生時の対処マニュアルの作成

テレワークを導入する際は、自社の事業や社員を守るためにも、最適なセキュリティ対策を行いましょう。

参考リンク:テレワークセキュリティガイドライン第4版

テレワークを失敗させない導入ステップ

上記の失敗事例では、環境整備とセキュリティ対策について解説していきました。ここでは、その他に必要となる対策を、導入ステップに沿って紹介していきます。

参考リンク:【リモート組織2.0】wiithコロナ時代の組織戦略

ステップ1:【ハード面】環境・設備・リーガル

テレワークの導入ステップ1は、環境・設備・リーガルといったハード面の整理です。

就業規則や雇用契約書は、テレワークが許容できる内容か確認しましょう。また、就業場所や従業時間が柔軟に選択できるルールを定めましょう。

さらに、ITインフラを使いこなせるような、オンボード環境が整っているか確認しましょう。また、従業員の相談ルートをあらかじめ設置しましょう。

ステップ2:【ソフト面】コミュニケーション

テレワークの導入ステップ2は、コミュニケーションルールの明文化です。

例えば、チャットツールや会議システムでは、仕事のやり取りがメインですが、雑談をはさむことでチーム力を向上させることができます。日立製作所の矢野和男さんのレポートによると、『コールセンターの休憩中にパート社員の雑談が弾んだ場合、センター全体の幸福度が上昇し、受注率が30%以上向上した』そうです。

そこで、チャットツールで雑談専用のチャンネルを作り、経営者やマネージャーが積極的に近況や趣味の共有を行うことが重要です。リモートワークでの雑談は仕事の息抜きになります。また、チーム内での連帯意識を向上させ、生産性をアップさせることにも繋がるでしょう。

出典:日立評論2015年6・7月合併号:ウエアラブル技術による幸福感の計測

ステップ3:【リモート組織2.0】事業成長・カルチャー

テレワーク導入の最終ステップでは、リモートを前提とした強固なカルチャーを育み、事業成長につなげましょう。異なるバックグラウンドを持つチームが組織としてより大きなバリューを発揮できるように、採用方針や評価プロセスを最適化しましょう。

まずは、会社のビジョンを達成するための方法を見直し、それに適した人物像を再定義をしましょう。

また、テレワークを導入した際に、従業員からの不満が出やすいのが、人事評価に関してです。プロセスを重視した評価制度の場合は、過程を可視化する仕組みを設定するのがオススメです。

まとめ

今回は、テレワークの失敗事例を、導入プロセスに沿って解説していきました。リモートワークは特徴を把握し、適切な仕組みを再構築することが必要です。みなさんもこれを機に、リモートワークを導入してみてはいかがでしょうか。

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