コミュニケーションツールとは
最近はクラウド上で仕事をするフリーランスの増加と共に、コミュニケーションツールの重要性は日々増しています。ですがそもそもコミュニケーションツールとはどのようなものを指すのでしょうか？
コミュニケーションツールとは、ネット上で情報や意思を伝達するために使われるツールのことを指します。メールやチャット、SNSなど、現在は誰もが何からのコミュニケーションツールを使っていることでしょう。
グループ内の風通しを良くする
コミュニケーションツールを利用するメリットの1つに、グループ内の情報伝達を円滑にする、というものが挙げられます。
基本的に文章で意思を伝えるので、直接話す場合と違い、頭の中を整理しながら意見を伝えられる為、ちょっとした言い間違いから生じる誤解が起こりにくいのです。
質問や相談を行う際に相手の手を止める必要がないため、人間関係のストレスが少なくなるのも特徴と言えます。
コミュニケーションツールを導入することで、お互いが丁度よい距離感で交流できるようになり、お互いのペースを乱さずに快適な仕事環境を作り出せるのです。
報連相を手軽に
コミュニケーションツールを使うと、いわゆる『報・連・相』が円滑に行えます。たとえ離れて作業をしていても、聞きたいことがあればすぐに連絡を取れますし、電話と違って相手の作業を遮ることもありません。
また報告した内容はメッセージとして残るので、連絡内容について過去にさかのぼって見直せるのもメリットです。
このようにグループ内すべてのやりとりが残され、共有されるので、たくさんの連絡があっても混乱が起こりにくくなります。
コミュニケーションツールの種類
コミュニケーションツールを活用するメリットがわかったところで、次はコミュニケーションツールにはどのような機能があるのか、改めて確認しましょう。
チャット、ビデオ通話
数あるコミュニケーションツールの中で、最も手軽に利用できるのがチャットでしょう。メールよりも早く、手軽に、複数のメンバーに送信できるので意思伝達が素早いのが特徴です。
最近のチャットツールは、メッセージだけではなく、画像からファイルまで送信できるようになっているので、仕事でもプライベートでも利用価値の高いツールと言えるでしょう。
また最近は、チャットツールの中でビデオ通話ができるものも登場し、一層使い道が広がっています。ビジネスシーンにおいては、ビデオ会議などに利用する企業も増えています。
1カ所に集まらずにお互いの表情を見ながら会議できるので、忙しい社会人にはぴったりなツールと言えそうです。
タスク管理
コミュニケーションツールは、現在進行している作業の進捗状況を確認するためのツールとしても優秀です。現在、誰が、どのような作業を進めているのかという状況が一目でわかるので、次に自分が何をすべきか、ということも明確になります。
このように各々の作業状態がわかることで作業の振り分けも簡単になり、結果的に効率よく仕事を進められるのです。
情報共有
コミュニケーションツールは、膨大な情報を手軽に共有するためのツールとしても便利です。たくさんの資料やデータなどをクラウド上に保存しておけば、メンバー全員が手軽に情報にアクセスできます。
情報を記録しておくのに紙媒体を利用すると、人数分の資料を用意しなければならないために経費もかかりますし、求めている情報を探すのも苦労します。しかしコミュニケーションツールを使った場合は、大量の情報があっても、検索をすれば簡単に呼び出せるのです。
また資料の訂正や加筆なども手軽にできるので、情報の更新があってもすぐに周知できるでしょう。
優先して導入するおすすめツール
さきほど紹介したように、一言でコミュニケーションツールと言っても、ツールによって特徴があり、強みも違います。そこで次は、数あるコミュニケーションツールの中でも、特におすすめのツールを紹介します。
コミュニケーション不足ならチャットツール
コミュニケーションツールを選ぶには操作性や料金体系のほか、『どのような問題を解決したいのか』『共有したい情報は何か』『どんな機能が欲しいか』など考慮するポイントはたくさんあります。しかし、コミュニケーションそのものが不足していると感じるなら、まずはチャットツールを導入してみましょう。
チャットツールは、いわばコミュニケーションツールの入り口となるツールですので、導入も簡単です。コミュニケーションツールを使った交流に慣れてくれば、アイデア次第で様々な使い方ができるでしょう。
おすすめコミュニケーションツール5選
コミュニケーションツールの種類がわかったところで、次は実際あるコミュニケーションツールの中で、特におすすめのサービスを紹介します。
Slack
Slackは、近年積極的に導入されているコミュニケーションツールです。このツールを使えば、グループだけではなく、顧客や取引先などの関係者との連携も容易にできます。
会話は文章だけではなく、ビデオ通話も可能となっており、ビデオ会議などをしたい場合にも便利です。またファイルや画像などは、貼り付けるだけで送信できるので、操作性も抜群です。
他にも、様々なアプリとも連携できるので、タブの切り替えをせずにスムーズに情報をアップロードできることも特徴です。ビジネス用のツールでもあるので、セキュリティ対策も強化されています。
なおSlackは無料プランの他に、有料のプランも用意されています。ユーザー1名当たりの料金体系は以下のとおりです。
- スタンダード：月額850円（年間一括払いの場合）、月払いだと960円
- プラス：月額1600円（年間一括払いの場合）、月払いだと1800円
無料のSlackは小規模のプロジェクト向きで、手軽に利用したい場合やお試し利用におすすめです。Slackの機能を全て使用したい場合は、有料プランを導入する必要があります。
Chatwork
Slackと並んで多く利用されているのが、Chatworkです。Chatworkは、Slackよりもよりシンプルなデザインになっており、コミュニケーションツールに慣れていなくても簡単に導入できるでしょう。
メッセージのやり取りはもちろん、ビデオ通話も可能ですので、ビデオ会議にも活用できます。またタスク管理も簡単にできるようになっており、誰が今、どのような作業をしているのかが一目でわかるのです。ファイルや動画、画像の添付が簡単で、操作性が高いのも魅力のツールです。
Chatworkにも、無料プランと有料プランがあります。有料プランの、1ユーザーあたりの料金は以下のとおりです。
- パーソナルプラン：月400円
- ビジネスプラン：月500円
- エンタープライズプラン：月800円
なおユーザー管理機能が使えるのはビジネスプランからとなっています。エンタープライズプランを選ぶと、スマートフォンなどモバイル端末での利用を制限するなど、セキュリティ面の強化が可能です。
Skype
Skypeは、コミュニケーションツールの先駆け的存在として有名です。世界中どこへでも無料で通話でき、ビデオ通話や画像の共有なども可能です。
また最近ではビジネスに特化したSkypeも開発されており、最大250人と同時に交流することもできる強力なツールです。
Skype| 無料通話とチャット用のコミュニケーション ツール
Googleハングアウト
GoogleハングアウトはGoogleの開発したコミュニケーションツールで、これを使えば最大10人まで無料でビデオ通話が可能です。グループチャットなら最大150人までできます。またハングアウトユーザー間ならば、音声通話が世界中どこでも無料なのも大きな魅力です。
写真や動画、ファイル、地図なども容易に送信できるため、ビジネスでもプライベートでも便利なツールです。
LINEアプリ
国内で幅広く利用されているLINEは、ビジネス用としても優秀なコミュニケーションツールです。無料でメール、電話、ビデオ通話が可能で、ファイルや画像のやり取りもできます。
ビジネス関係のユーザーとプライベートのユーザーをグループごとに分けておけば、公私混同も起こらないでしょう。
コミュニケーションツールの選び方
おすすめのコミュニケーションツールを紹介しましたが、この中で自分のビジネスにぴったりのツールとしては、どれを選べばよいのでしょうか？ここからは、コミュニケーションツールの選び方を解説します。
導入コストの比較
前述のとおり、コミュニケーションツールには無料のものと、有料のものがあります。無料のものは手軽で導入が簡単ですが、機能の面で言えば、やはり有料に比べると劣る場合が多いです。
プロジェクトの規模や予算などに合わせて必要な機能を検討し、有料プランの利用も視野に入れましょう。
セキュリティの高さ
特にコミュニケーションツールのように絶えずインターネットに接続され、情報が共有されているサービスでは、常に情報漏洩のリスクがともないます。
企業の情報の中には、個人情報などの漏洩してはならない情報も含まれているため、セキュリティの高さも重要なポイントです。ビジネス用としてコミュニケーションツールを選ぶ際はセキュリティの高さにも注目しましょう。
まとめ
ネット上での情報のやり取りが盛んな現代では、社内での交流にもコミュニケーションツールは欠かせないツールです。
導入の際はセキュリティの高さだけでなく、それぞれのツールの特徴をじっくりと比較することも大切です。所属する企業やグループの特性を振り返り、必要なツールを検討しましょう。
