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コミュニケーション不足を防ぐための、リモートワークのコツやツール

リモートワークを導入する企業が増えていますが、リモートワークにおけるコミュニケーションを十分に活用できていない方も多いのではないでしょうか。リモートワークにおいては、『雑談』と『情報共有』がコミュニケーションの鍵となっています。今回は、それらのコツについて解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

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リモートワークのコミュニケーションにおける課題

リモートワークには多くのメリットがありますが、実際の導入時にはどのような課題があるのでしょうか。解決策とともにご紹介します。

社員を評価しにくい

リモートワークの問題点として、『人事評価が難しい』という点が挙げられます。

勤務時間や職務プロセスを通して評価を行なっている会社も多くあり、直接対面をしてコミュニケーションをとることができないリモートワークでは、社員の評価が難しいと言えます。

そこで、リモートワークを導入する際は、労働時間ではなく成果を重視する評価制度が有効です。それぞれの従業員に適した目標を定め、『目標の達成度』と『取り組む姿勢』という二軸から評価することをオススメします。

これによって従業員はモチベーションを保ちつつ、安心して作業に取り組みやすくなります。

状況を把握しにくい

リモートワークは、『仕事の進捗を把握しにくい』という難点があります。

同じ空間で作業をしていれば、随時作業状況を確認し、作業量の調整や相談が可能です。しかしリモートワークの場合はそれが難しく、結果的に業務過多で全体の進行が遅れてしまう可能性があります。

そこで、リモートワークではビジネスチャットツールや会議システムを用いて、健康面を含む状況を定期的に把握することが求められます。

リモートワークにおけるコミュニケーションのコツや工夫

リモートワークにおける作業を円滑に進めるためには、どのような工夫が必要なのでしょうか。コミュニケーションの観点から、コツをご紹介します。

雑談の場をつくる

チャットツールや会議システムでは、仕事のやり取りがメインですが、雑談をはさむことでチーム力を向上させることができます。

ビッグデータの研究者である日立製作所の矢野和男さんのレポートによると、『コールセンターの休憩時間中にパート社員の雑談が弾んだ場合、センター全体の幸福度が上昇し、受注率が30%以上向上した』そうです。

そこで、チャットツールで雑談専用のチャンネルを作り、経営者やマネージャーが積極的に近況や趣味の共有を行うことが重要です。リモートワークでの雑談は仕事の息抜きになりますし、チーム内での連帯意識を向上させ、生産性をアップさせることにも繋がるでしょう。

例えば、overflowではチャットツール(Slackを使用)で下記のような仕組みを取り入れています。

  • 〇〇_times:チャットツールで個人が何でも投稿できるチャンネル
  • なんでも質問部屋:ジャンルフリーで何でも質問できるチャンネル。プログラミングや資料の場所など、業務外・内に関わらず誰に対しても質問できます。
  • 趣味チャンネル:おすすめの本やゲームなど、興味分野に応じて投稿できるチャンネル。

出典:日立評論2015年6・7月合併号:ウエアラブル技術による幸福感の計測

情報共有の仕組みを整備する

会議ツールやチャットツールを用いてコミュニケーションを円滑に進めることももちろん大切ですが、そもそも社内の誰もが必要な情報にアクセスできなければ、スムーズな業務ができません。

そこで、ナレッジ共有ツールを活用し、タスクや必要事項に誰もがアクセス出来る基盤を整備することが必要です。オフィスにいなければわからないことは極力なくし、議事録や売上はどこにいても見られるようにしましょう。

例えば、overflowではドキュメントの作成ルールを決めてスムーズな情報共有に務めています。基本となるテンプレートを作成し、ミーティングの議事録やアジェンダに誰もがアクセスできるようにしましょう。

出典:【リモート組織2.0】withコロナ時代の組織戦略

リモートワークのコミュニケーションを円滑にするオススメツール

コミュニケーションを円滑にする上では、積極的にツールを活用することが必要不可欠です。ここでは、リモートワークの効率を上げるおすすめのツールを紹介します。

Web会議システム『Zoom』

Zoomでは、最大1000人までWeb会議に参加でき、また最大で49もの映像を画面に表示することが可能です。1対1であれば無料で制限なく利用でき、多人数のグループチャットも40分までなら無料で利用することができます。

また、Zoomは画像や資料を画面上で共有することができるため、実際の会議と同様に円滑な会議を行うことができるでしょう。

データを送る際はツール上で暗号化が行われるため、安全にデータの転送を行うことができるのも魅力です。

出典:Zoom

ナレッジ共有ツール『Notion』

 

Notionは、『All-in-one workspace』がコンセプトの情報共有ツールです。

『ドキュメント共有』だけでなく、『メモ』『タスク管理』『プロジェクト管理』『スプレッドシート』といった様々な機能が利用でき、使いこなすことができれば非常に利便性が高いと言えます。

全ての情報を一箇所にまとめたいという方におすすめのツールです。

出典:Notion

ビジネスチャットツール『Slack』

Slackは、ビジネス向けのチャットコミュニケーションのプラットフォームです。

Slackにはチャットや通話機能だけでなく、コミュニケーションを活発化させ、業務を効率化させる機能が多く搭載されています。チャンネルを複数作成することができるため、業務内容ごとにチャンネルを作成したり、雑談スレッドを利用してちょっとした出来事を共有することにも優れています。

overflowでは、社内イベント開催のお知らせや勤怠報告などをSlack上で行なっています。業務以外でも、気軽にコミュニケーションを取ることができるのがSlackの魅力です。

またoverflowでは、リモートワーク導入についての相談を随時受け付けております。具体的な政策や導入プロセスが気になる方は、お気軽にお尋ねください。

出典:Slack

まとめ

今回はリモートワークのコミュニケーションにおける課題やおすすめのツールをご紹介していきました。リモートワークは、コツを掴めば生産性をアップさせることができるので、ぜひみなさんも活用してみてください。

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