発注書や発注請書の書き方を解説。印紙や印鑑が必要なケースとは

発注書や発注請書は、取引において重要な意味を持つ文書です。契約をスムーズに進められるよう、それぞれの意味をしっかりと理解する必要があります。発注書や発注請書の書き方やメールでのやり取り方法、その他のポイントを解説します。

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発注書とは

日本の民法では、契約における『依頼』と『承認』は口頭でのやりとりであっても有効とみなされます。商取引においても例外ではありません。しかし、取引では発注書が発行され、内容を書面にしたためることでトラブルを防止できる可能性が高まります。

また、発注書に関連した発注請書という文書もあります。それぞれについて理解を深めましょう。

発注書と注文書

発注書と注文書は、『注文する文書』という意味ではどちらも同じです。法的な扱いにおいても違いはありません。しかし、企業によっては双方を使い分ける場合があります。

例えば、材料や商品など形のあるものを注文する場合は『注文書』を、加工や作業を伴うものを注文する場合は『発注書』を使う企業があります。

発注請書とは

『発注書』とは、『他人に物品の販売などを申し込むこと、一定の仕事や事務処理を依頼することを記載した文書』です。

対して、『発注請書』とは、『相手の発注に対して、これを引き受けたことを証明する文書』です。

民法において、『契約』は、『依頼』と『承諾』の意思表示が合致することにより成立します。これを取引にあてはめると、『発注書』は『依頼』に、『発注請書』は『承諾』にあたります。

つまり、発注書と発注請書のやり取りは、取引の契約を法的に成立させる手段です。

発注請書の必要性について

取り引きの内容を確認するだけなら、双方が発注書やコピーを所持していれば問題ないという考え方もできます。商取引における発注請書作成の義務はなく、発注請書を発行する習慣がある企業もそれほど多くはありません。

しかし、後々のトラブルを考慮して、取引の契約を法的に有効とするためには、発注書と発注請書を取り交わす必要があります。

また、発注書と発注請書を出し合うだけで契約が成立するため、別途契約書を作成する手間を省くための方法として、発注請書を発行するケースもあります。

岩井和幸

発注書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。

発注請書とは注文を受けた側が注文を承諾したことを証明する文書のことです。

後々のトラブルを避ける意味でも発注書と発注請書は取り交わしておきましょう。

発注書の書き方

発注書の具体的な書き方について確認しましょう。発注書添付のメール例文も紹介します。

発注書の主な項目

発注書に記載すべき項目は、国税庁によって定められています。以下の項目が全て記載されている文書が、発注書として成立します。

  • 発注元の氏名または名称
  • 発注年月日
  • 発注内容
  • 発注金額
  • 発注書を受ける事業者の氏名または名称

発注元の項目には、受注者が確認や連絡をしやすいよう、氏名の他に住所や電話番号、メールアドレスも記載しましょう。

発注書には、紙の種類や用紙サイズなどに決まりがありません。発注書を入れる封筒も規定は設けられていないため、扱いやすいもので作成しましょう。

発注書の例文

多くの場合、発注書は郵送やメールで送付します。発注先にしっかりと目を通してもらうために、送付状やメール本文に送付内容を記載しましょう。

---------------------------------------------------------

株式会社○○

営業部 ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

このたびは御見積をご送付いただき、誠にありがとうございます。

貴社に発注をお願いしたいので、

下記の書類を添付ファイルにてお送りいたします。

ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、

お手数ですがご一報いただければと思います。

--------------------

【添付内容】

××××発注書.pdf

××××発注請書.pdf

--------------------

内容にご承諾いただきましたら、

発注請書に捺印の上、弊社まで返送いただきますようお願い申し上げます。

ご不明な点、ご質問等ありましたら遠慮なくお申し付けください。

ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲

********************

株式会社△△

営業部

▲▲

住所

電話

携帯

e-mail

********************

---------------------------------------------------------

本文内には、書類の内容やどのように取り扱ってほしいのかが明確に伝わる文章を一言添えましょう。

岩井和幸

発注書と発注請書にはそれぞれ必要な記載項目があります。特に発注請書は契約の成立の文書とみなされるので捺印や場合によっては収入印紙の貼付も必要になってきます。

発注請書の書き方

発注請書の具体的な書き方について確認しましょう。発注請書を添付したメール例文も紹介します。

発注請書の主な項目

発注請書は発注書に対する承諾の文書です。発注書の内容を正確に反映させ、確かに注文を受けた旨を明記します。発注請書の主な項目は以下の通りです。

  • 受注者の氏名・住所・連絡先
  • 発注者の氏名・住所・連絡先
  • 注文した日付
  • 納期と併せて納品場所や納品方法
  • 品名、数量、金額など注文内容
  • 支払い条件

発注請書の例文

発注請書をメール添付にて返送する際の例文を紹介します。

---------------------------------------------------------

株式会社△△

営業部 ▲▲様

いつもお世話になっております。

株式会社○○の●●です。

このたびは、××××の御発注をいただき、

誠にありがとうございます。

いただいた発注書の内容で承りますので、

発注請書を添付ファイルにてお送りいたします。

ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、

お手数ですがご一報いただければと思います。

--------------------

【添付内容】

××××発注請書.pdf

--------------------

ご不明点などがありましたらお気軽にお問合せください。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

●●

********************

株式会社○○

営業部

●●

住所

電話

携帯

e-mail

********************

---------------------------------------------------------

発注請書が添付されていることを伝え、場合によっては簡単な発注内容や納期などを本文内に記載することで、よりスムーズな取引につながります。

発注書や発注請書の訂正について

発注書や発注請書の内容に間違いがあった場合、訂正印を使わずに再発行します。やむをえない理由で再発行ができない場合には、該当箇所を訂正する必要があるでしょう。

訂正は、該当箇所を『二重線+訂正印』で訂正します。訂正印には、発注書で使われているものと同じ印鑑を使いましょう。訂正方法は企業により取り決めが異なる場合があるので、確認し双方合意の上で訂正しましょう。

発注書や発注請書テンプレートのあるサイト

発注書や発注請書は、テンプレートを利用することで簡単に作成できます。発注内容に適したものを選び、必要に応じて編集を加えるとよいでしょう。テンプレートをダウンロードして使える便利なサイトを以下に紹介します。

発注書テンプレート集(無料) | 受注・発注のイロハ

発注書(注文書)エクセルテンプレート(無料)

発注請書(注文請書)エクセルテンプレート(無料)

注文書(発注書)と注文請書のテンプレート・雛形と書き方|注文書サービス「Misoca」

「注文書・注文請書付き」のテンプレート(書式)一覧|ビジネスフォーマット(雛形)のテンプレートBANK

岩井和幸

基本的に発注書には収入印紙を貼る必要はないですが、発注請書には貼る必要があります。

ただし、発注請書の請負金額が1万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。

ちなみに収入印紙の貼り忘れは印紙代の3倍の額が徴収されます。また、収入印紙を貼る際には再使用防止の割印が必要で、代表者以外の捺印や署名でも有効です。

発注書や発注請書と印紙について

収入印紙の貼り忘れは、本来貼るべき金額とその2倍のペナルティーが科せられ、合計で3倍の費用が発生します。判断に迷いやすい印紙について、発注書や発注請書ではどのように取り扱うべきかを確認しましょう。

収入印紙は必要か

契約の成立を実質的に証明する文書には、収入印紙が必要です。取引時に交わす文書の中では、発注請書が契約を証明する文書になるので、発注請書に印紙を貼る必要があります。

発注書には基本的に印紙を貼る必要はありません。しかし、発注請書が発行されないケースでは、発注書に契約書としての効力を持たせるために印紙を貼る場合があります。

請負契約と収入印紙

請負契約における契約金額と、契約文書に貼るべき収入印紙の額は以下の通りです。発注請書には、契約金額に応じた額の収入印紙を貼る必要があります。

記載された契約金額 収入印紙の額
1万円未満 非課税
1万円以上100万円以下 200円
100万円超200万円以下 400円
200万円超300万円以下 1,000円
300万円超500万円以下 2,000円
500万円超1,000万円以下 1万円
1,000万円超5,000万円以下 2万円
5,000万円超1億円以下 6万円
1億円超5億円以下 10万円
5億円超10億円以下 20万円
10億円超50億円以下 40万円
50億円超 60万円
契約金額の記載のないもの 200円

参照元:印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで

印紙が必要ないケース

契約金額が1万円未満の場合は非課税となり、発注請書に印紙を貼る必要はありません。

また、印紙税は文書にかかる税金なので、発注請書をPDFファイル等の形式でメール送信した場合は課税対象になりません。節税のためにも、発注請書はできるだけ電子文書で送付するようにしましょう。

岩井和幸

基本的に発注書には収入印紙を貼る必要はないですが、発注請書には貼る必要があります。

ただし、発注請書の請負金額が1万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。

発注書や発注請書と印鑑について

発注書や発注請書に捺印する際の印鑑や、収入印紙への割り印について解説します。

発注書や発注請書への捺印

発注書に捺印は必須ではありません。捺印がなくても発注書としての効力は保証されます。しかし、ビジネス文書として体裁を整える意味で、ほとんどの場合発注書には社印などを捺印します。

発注請書には、社名の横には社印を、代表者の横には代表者印を捺印します。発注先に印鑑を登録している場合は、トラブルを防ぐために登録している印鑑を使うようにしましょう。

押印間違いの際は二重線の上に訂正印を押しますが、発注請書の場合は訂正印が認められないことがあります。契約書類として重要な発注請書は捺印ミスのないように気をつけましょう。

収入印紙への割印

収入印紙には割印する必要があります。しかし、印紙の再使用を防止するだけの目的なので、消せないよう印紙にまたがっていれば、印鑑だけでなく署名でもよいとされています。

割印は必ずしも代表者が行う必要はなく、代理人や従業員でも行えます。使用する印鑑も社印や代表者印である必要はなく、通称や役職名のゴム印でも割印できます。

岩井和幸

発注書は捺印がなくても効力を持ちますが、慣習として社印などを捺印するのが一般的です。

発注請書は契約書類として性質を持つので捺印が必要となり、社印と代表者印を捺印します。

収入印紙への割印は再使用の防止の観点から必要ですが、必ずしも印鑑である必要はなく、だれかの署名などでもOKです。

メールでのマナーを知っておこう

メールは一方的な印象を与えやすく、すぐに気づかない場合もあるので、メールで発注する際は、取引先がメールでの発注に対応しているか事前に確認しましょう。

発注メールの書き方とポイント

メールで発注する際の件名は、ひと目で概要が分かるように書くことが重要です。挨拶など内容が分かりにくい文言を記載せず、『発注のご依頼』『〇〇の発注のお願い』のように、目に留まりやすい書き方を意識しましょう。

発注書をメールに添付する場合は、書き換えを防止するため、PDF形式で送るのが基本です。利用環境によっては添付ファイルを開けない可能性があるので、「開けない場合はご連絡ください」といった内容を書き添えておくと、スムーズにやり取りできます。

発注のお礼メールの書き方とポイント

発注メールを受け取った場合は、件名から『Re:』を消して書き換えましょう。『〇〇のご注文のお礼』『〇〇のご注文ありがとうございます。』とすれば、見ただけで発注メールを確認したことがわかり、お礼の気持ちも伝わります。

発注メールの返信で発注者側が主に知りたいことは、希望の納期が了承されているかどうかです。発注書に納期の記載がある場合は、内容の確認とともに、納期に関してもメール内でしっかりと触れるようにしましょう。

返信のマナーについて

メールの内容を確認したらすぐに返信することは、ビジネスメールの基本です。遅くとも翌日までには発注に対するお礼メールを送るべきです。どうしても時間がない場合は他の人にお願いし、後であらためて本人から連絡をさせる旨を伝えてもらいましょう。取り急ぎ簡単にメールを送り、後でしっかりと内容をまとめた返信メールを送る方法もあります。

引用を使う場合は、大事な部分だけ抜き出すようにしましょう。効果的な引用の利用は読みやすく分かりやすい文章になりますが、抜き出す部分が長すぎると間延びした内容にもなりがちなので、核心部分だけを抜き出す意識を持つことが大切です。

保管期間について

発注書や発注請書は取引に関する大事な書類であり、法が定める期間は保存しておく必要があります。保存期間や方法、その他のポイントを確認しておきましょう。

発注書の保管期間

法律では、法人における発注書や発注請書の保存期間は7年間とされています。

個人事業主の場合は青色、白色申告問わず5年間とされていますが、帳簿書類に7年間の保存義務が課されているため、全ての書類は7年間保管する意識を持っておくとよいでしょう。

税務調査が行われた際にこれらの書類がなければ、証拠書類が不十分という理由で、法人税の追徴課税が科せられる場合もあります。発注書や発注請書は大切に保管することを常に意識しましょう。

保管の方法

原則として、発注書など保存が義務付けられている書類は、紙で保管することを求められています。メールで受け取ったPDF形式の発注書であれば、紙にプリントアウトして綴り、スペースを用意して分かりやすいように保管しておく必要があります。7年間分の発注書を保管しておくには、取引が多い場合それなりの空間が必要になるでしょう。

しかし、平成10年に施行された電子帳簿法の改正に伴い、要件を満たせばスキャンした電子データとして保存が認められるようになりました。これにより、プリントアウトする手間と保管場所の確保が要らなくなることになります。

電子データの保管要件

電子データで保存するためには、下記の要件を満たす必要があります。

  • 電子署名とタイムスタンプ
  • 解像度200dpi以上によるカラーでの保存
  • 検索機能があること
  • カラーディスプレイ、カラープリンタ等があること
  • 国税関係の帳簿と付け合わせができること
  • システムの関連書類があること
  • 削除・訂正・各種入力履歴を確認できること
  • 速やかに画面・書面に出力できる状態であること

また、電子データでの保存を行うためには、事前に税務署長の承認が必要です。税務署への申請書は、電子データによる保存に切り替える日の3カ月前までに提出する必要があります。

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|国税庁

岩井和幸

税法では法人の場合、帳簿書類の保管期間は7年と定められています。この7年間は確定申告書類の提出期限の翌日からカウントされます。

個人事業主は保管期間は基本的には5年間ですが、帳簿の種類によっては7年間保存しないといけない帳簿・書類もあるため7年間は保管しましょう。

帳簿書類は原則として紙(原本)で保管する必要がありますが、要件を満たせば電子データでの保管も可能です。

まとめ

発注書と発注請書にはそれぞれ異なった意味があり、使われ方や書き方に注意が必要です。メールでやり取りする際の書き方やマナーにも気をつけましょう。捺印や収入印紙、保管に関する理解も深め、発注書と発注請書それぞれに関し適切な使用方法を身につけることが大事です。

岩井和幸 [監修]

某大手損保会社のサービスセンターに8年間勤務、在職中に行政書士の資格を取得。損害保険金の支払い調査などの業務を担当。その後、地元の不動産会社に転職。在職中に宅地建物取引士の資格を取得。賃貸物件の仲介、管理、リフォーム工事などを担当し10年間勤務する。昨年8月に行政書士として独立・開業する。現在は相続関係の相談や土地売買に関する許可申請など多岐にわたる業務を取り扱う。

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