発注書や注文書について知ろう
取引を行う上で欠かせないものが契約書でしょう。発注書は、発注請書と併せて簡易的な契約書として扱われます。それぞれについて解説します。
発注書や注文書とは
発注書は『注文を申し込む文書』で、注文書と意味は同じです。物品やサービスの購入を申し込んだり、仕事を依頼したりする際に提出される文書です。
注文の内容を確認するためだけに発行される発注書は、契約書としての効力は持ちません。契約を成立させるためには申し込みに対する『承諾』が必要で、発注書に対し発注請書という文書が発行されてはじめて、取引契約が成立すると解釈されます。
発注書には、記載すべき項目が決められており、正確に作成する必要があります。原則として捺印の義務はないものの、発注先に安心感を与える意味でも、社名や代表社名の横に捺印するようにしましょう。
発注請書や注文請書とは
発注請書は『注文に対する承諾を示す文書』で、注文請書と意味は同じです。発行する義務はありませんが、取引契約の証明を完成させる文書として、発注書に対し発行されるケースがあります。
商取引の現場においては、発注者が発注書と発注請書を同時に送付し、受注者が発注請書のみを返送します。発注者が両方の文書作成を負担することで、記載内容のミスを減らせるメリットがあります。
発注請書は、発注書の内容を正確に反映し、間違いがないか確認する意味をもつ文書でもあります。特に、納品の期限や支払期日はしっかりと明記し、後々トラブルの原因とならないよう作成することが重要です。
発注書は下請法により資本金の規模と事業内容により、発注者と受注者が親事業者と下請事業者の関係となる場合には発行が義務付けられています。
ビジネス文書の種類と流れ
発注書や発注請書のような、ビジネスの現場で取り扱われる文書を、流れに沿って確認しましょう。
| 見積書 | 顧客が受注者に見積もりを依頼する際に提出する文書です。商品やサービスの詳細・単価・数量・合計金額が記されています。合意に至らない場合は数回発行される場合があります。 |
| 発注書 | 顧客が見積書の内容に同意し注文する際に提出する文書です。発注書に対し、受注者から発注請書が発行される場合があります。 |
| 納品書 | 商品やサービスを受け渡す準備が整った際に、商品やサービスとともに渡される文書です。返送用の受領書が同封されることがあります。 |
| 受領書 | 顧客が納品確認後に押印し返送する文書です。発送業者が受領を代行することもあります。 |
| 請求書 | 受注者が顧客に代金を請求する際に提出される文書です。納品と受領が同時に行われる場合は、納品書兼請求書として顧客に渡されることもあります。 |
| 領収書 | 顧客からの入金確認後、受注者が顧客に対して発行する文書です。支払明細書が領収書として利用できる場合もあります。 |
榎本希
発注書と注文書は法的には同じですが、ビジネスシーンによって使い分けがされている場合があります。
発注書とは例えば何かを加工した物を納品してほしいようなシーンで使われることが多いです。
それに対し注文書とは加工をしない商品を買う際に何をいくつ注文をするかを記載し、発行する場合が多いです。
また、請負契約のような場合に、下請法が適用される会社には発注書の交付義務があります。
収入印紙について知ろう
発注書や発注請書に収入印紙が必要かどうかを考える場合は、それぞれの文書の特性を知ることが重要です。
収入印紙はどのようなとき必要か
収入印紙は、『実質的に契約の成立を証明する書面』に該当する文書に対し、貼る義務があります。取引においては、発注書に対し発注請書が提出された時点で契約が成立するとみなされるため、発注請書だけに収入印紙が貼られます。
発注請書がない場合、発注書に契約書としての効力を持たせるために収入印紙が貼られるケースがあります。発注書自体に取引契約を成立させるだけの内容が認められ、なおかつ収入印紙が貼られていれば、契約書としてみなされる可能性は高まります。
発注書を、単なる注文確認書として扱うだけなら、印紙を貼る必要はないといえるでしょう。発注請書は契約書としての意味合いが強いので、発行されると印紙が必要になります。
請負契約に関する収入印紙の額
請負契約における契約金額と、契約文書に貼るべき収入印紙の額は以下の通りです。契約金額が1万円以内の場合は非課税となり、収入印紙を貼る必要がありません。
| 記載された契約金額 | 収入印紙の額 |
| 1万円未満 | 非課税 |
| 1万円以上100万円以下 | 200円 |
| 100万円超200万円以下 | 400円 |
| 200万円超300万円以下 | 1000円 |
| 300万円超500万円以下 | 2000円 |
| 500万円超1000万円以下 | 1万円 |
| 1000万円超5000万円以下 | 2万円 |
| 5000万円超1億円以下 | 6万円 |
| 1億円超5億円以下 | 10万円 |
| 5億円超10億円以下 | 20万円 |
| 10億円超50億円以下 | 40万円 |
| 50億円超 | 60万円 |
| 契約金額の記載のないもの | 200円 |
参照元：印紙税額の一覧表（その1）第1号文書から第4号文書まで
収入印紙が必要ないケースとは
発注書や発注請書は、電子データで扱う場合は印紙が不要です。PDFファイルとしてメールでやり取りしたものや、FAXで受け取った文書が該当し、これらのコピーやプリントアウトしたものも印紙を貼る必要はありません。
榎本希
発注書や注文書は簡易契約のような場面で使用されることが多いです。
発注書や注文書の場合には原則としては注文をしたいという意思表示を書面で伝達する物にあたるため収入印紙は原則として不要です。
それに対し注文請書(発注請書)は契約の申込みを承諾したことを伝達する場合に発行するので契約書の代わりに使用されることもあります。
そのため、請負契約にあたる場合には収入印紙を貼る必要があります。
発注書や注文書の保管期間について知ろう
ビジネス文書には保管期間が定められています。税務処理で困ることのないよう、しっかりと理解しておきましょう。
発注書や注文書の保管期間とは
発注書を取引に関する契約書として扱う場合は、帳票のひとつとして保管する義務が発生します。法人の場合、『会社法』と『法人税法』で定められている保管期間は7年間です。
会社法上では10年間、税法上では7年間となっています。
法人はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間。ただし平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年間に延長されています。(国税庁HP 帳簿書類等の保存期間及び保管期間より)
個人事業主の場合は5年間とされていますが、帳簿書類には7年間の保存義務が定められている文書もあるため、全ての文書を7年間保管する意識を持っておくと、管理がしやすくなるでしょう。
万一税務調査が行われた際、定められた期間の文書を保管していなければ、証拠書類が不十分とみなされ追徴課税が科せられる場合もあります。
出典：No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁
保管方法について
原則として、保存が義務付けられている文書は紙での保管が求められます。しかし、平成10年の『電子帳簿保存法』施工に伴い、スキャンした電子データとしての保存も認められるようになりました。
電子データで保存するためには、下記の要件を満たす必要があります。
- 電子署名とタイムスタンプ
- 解像度200dpi以上によるカラーでの保存
- 検索機能があること
- カラーディスプレイ、カラープリンタ等があること
- 国税関係の帳簿と付け合わせができること
- システムの関連書類があること
- 税務署長の承認
榎本希
発注書や注文書は税法上の帳簿書類となります。
保管期間は個人事業主と法人(会社)では異なります。
- 法人(会社)の場合
帳簿書類で会社法により規定されている書類については保管期間は10年とされていますが、税法上の帳簿書類である発注書や注文書は7年とされています。
ただし、欠損金の生じる事業年度の場合には10年となります。
- 個人事業主の場合
青色申告であっても白色申告であっても原則は5年となっています。
無料テンプレートを扱うサイトを紹介
発注書や発注請書は、よく使われているレイアウトが決まっています。書き方に自信がない場合は自己流で作成せず、無料テンプレートをダウンロードして活用しましょう。
ワードとエクセルそれぞれで編集可能なテンプレートがダウンロードできるサイトを紹介します。
ワード形式のテンプレート
ワードは文書作成に適したソフトです。レイアウトの編集がしやすいメリットがあり、文章が多かったり、全体の構成をきれいに整えたい場合におすすめです。
［文書］テンプレートの無料ダウンロード: 注文書（注文状・発注書）（Word版）
エクセル形式のテンプレート
エクセルは表作成や計算に適したソフトです。数字や計算が多い場合や、項目の多い表が必要な場合におすすめです。
榎本希
テンプレートはいろいろな物がありますが、実際に使用してみて使いやすい物を利用するとよいでしょう。
Word形式は文章が多くなる発注書や注文書には使いやすいです。
Excel形式は数量や品目などが多く計算が多い場合には使いやすいです。
まとめ
発注書や注文書の意味や書き方を覚えることは重要です。収入印紙や保管方法に関しても理解を深めておくとよいでしょう。
文書作成に役立つ無料テンプレートを活用することで、簡単に見栄えのよい発注書や注文書が作成できます。