発注書がメールで届いた後の対応とは。フリーランスの基礎知識

発注書や契約書などをメールで取り交わす機会が増えました。電子書面でのやりとりは手間や時間を削減できることから個人・企業を問わず徐々に導入されています。電子書面でも漏れなく確認を進め、丁寧な印象が与えられるポイントを紹介します。

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お礼メールのポイントと例文

現代ではインターネットの普及に伴い、仕事においてもメールや電子書面で契約を取り交わす機会が増えました。対面よりも手間と時間がかからないことから、大手企業においても年々インターネットを使用しての契約機会が増えています。

メールや書面で漏れなく意思疎通を図るだけではなく、より丁寧な対応を心がけるためには、どのような点を意識すればよいでしょうか。

納期の記載を忘れずに

業務を依頼する側として、最も重要なことは『希望商品が、希望納期までに納品されるか』という点です。

注文されたことに対するお礼やその他の詳細情報も重要ですが、納期を明確にすることで、業務スケジュールの見通しが明るくなります。お礼メールには納期に問題がないか確認する一文を盛り込みましょう。

対象商品に欠品やスケジュール変更がある場合、再入荷予定日などを記載し、担当者に再度確認をとり、受発注者の双方で相違をなくすことが大切です。

主な項目や例文

発注メールをもらったときの返信に記載すべき項目は以下です。

  • 注文(発注)に対するお礼
  • 正式な『注文書』を依頼する

特に注意したいのは正式な『注文書の依頼』です。

メールでも注文書・発注書の役割を果たしているように思われますが、メールはあくまでも事前確認や意思疎通の面が強いため、紙面・電子書面を問わず正式な注文書のないままに手配を進めることは、トラブルの元になります。

基本的にはPDFなどの電子書面にて、注文書・発注書を準備してもらうように伝えましょう。

返信のマナー

発注の意向が記されたメールだけでなく、仕事のメール返信時には以下を意識しましょう。

  • なるべく時間をおかず、翌日までに返信する
  • 自分のアドレスがCCに追加されている場合は、基本的に返信不要

発注請書を出す場合の書き方

発注請書とは『発注を承諾する』ことを記した大切な書類です。

『発注書』は『発注者(業務依頼人)』から発行され、『発注請書』は『受注者(業務請負人)』から発行されます。また、発注請書は発注書に対して発行されるため、まずは発注書を発注者からもらうことが先です。

依頼人から発注メールをもらった際に発注書が添付されていた場合には、返信時に請負人から発注請書を添付することができます。

主な項目や例文

発注請書に記載すべき項目は以下です。発注書と発注請書をもって正式な受発注が成り立つため、見落としがないよう細かくチェックしましょう。

  • 発注者の氏名、住所(連絡先)
  • 受注者の氏名、住所(連絡先)
  • 業務依頼日
  • 納期
  • 納品先住所および納品方法
  • 商品の品名、個数、金額(単価)など
  • 支払い条件
  • (備考欄)

メール添付の際のパスワード設定は必要?

発注書・発注請書には、社名に加えて具体的な商品名や金額などを記載していることから、PDF自体にパスワードをかけたり、パスワード付きのZIPファイルで送付する場合があります。

どちらの方法も、システム観点から見るとセキリュティレベルは万全とはいえません。しかし、相手へ与える印象として、少なくとも『情報を守ろうとする姿勢』は受け取りやすいため、パスワードを設定するケースも多く見られます。

また、取引先によってはパスワードの義務化やファイル転送時に使用するサービス指定がなされている場合があります。ファイルのパスワード設定は臨機応変に対応することが理想的といえます。

岩井和幸

基本的に発注書には収入印紙を貼る必要はないですが、発注請書には貼る必要があります。

ただし、発注請書の請負金額が1万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。

ちなみに収入印紙の貼り忘れは印紙代の3倍の額が徴収されます。また、収入印紙を貼る際には再使用防止の割印が必要で、代表者以外の捺印や署名でも有効です。

収入印紙について

収入印紙は、領収書などのように『課税文書』と呼ばれる書類に必要とされます。収入印紙は紙面では必要である一方、電子書面の場合には不要となることが特徴です。

収入印紙は、取引内容や金額によって貼り付ける印紙が異なります。国税庁のホームページ『印紙税額一覧表』を確認しましょう。

収入印紙は必要か

注文請書は印紙税法上の『課税文書』にあたるため、収入印紙を貼るべき書面に該当します。

どの収入印紙が必要になるかは取引内容と金額によって変動します。該当する収入印紙については国税庁の『印紙税額一覧表』から確認しましょう。

電子書面のケースでは不要

収入印紙は電子書面での場合『不要』となることが特徴です。

収入印紙はあくまでも文書に対して発生する税金であることから、電子書面の場合には不要です。そのため、電子書面で契約を取り交わすことは、手間とコスト削減につながります。

近年では電子書面での取り交わしを施す企業も増えていますが、基本的には取引先の指定に沿ったやりとりを行いましょう。

岩井和幸

発注請書には基本的に収入印紙を貼る必要があります。

ただし、発注請書の請負金額が1万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。

まとめ

仕事においても電子書面やメールを用いる機会が増えています。電子書面において最も重要なことは、依頼者・請負者の双方での相違をなくし、スムーズに納品まで進めることです。そのためには項目に漏れのない『発注書・発注請書』をもって契約を取り交わすことが大切です。

また、電子書面でのやりとりは企業独自にルールがあるため、臨機応変な対応を心がけましょう。

岩井和幸 [監修]

某大手損保会社のサービスセンターに8年間勤務、在職中に行政書士の資格を取得。損害保険金の支払い調査などの業務を担当。その後、地元の不動産会社に転職。在職中に宅地建物取引士の資格を取得。賃貸物件の仲介、管理、リフォーム工事などを担当し10年間勤務する。昨年8月に行政書士として独立・開業する。現在は相続関係の相談や土地売買に関する許可申請など多岐にわたる業務を取り扱う。

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