発注書と発注請書を理解しよう
発注書と発注請書は、取引において重要な役割を持つ文書です。それぞれの意味を理解しましょう。
発注書とは
発注書とは『注文を出す文書』のことです。注文書とも呼ばれ、物品の販売などを申し込んだり、一定の作業や事務仕事への依頼内容を記した文書をいいます。
例えば、ある仕事を頼みたいクライアントと、仕事を探している人がいたならば、クライアントが仕事を引き受けた人に出す文書が『発注書』です。
発注書は、取引において本来交わされるべき『契約書の代わり』に作成されます。口約束だけだと契約の確実性が低く感じてしまうものの、作成が面倒な契約書を交わすまでもないような取引の場合に、文書である発注書が実務レベルで多く採用されています。
発注請書とは
発注請書とは、注文を引き受ける意思を示す文書です。対象となる注文があってはじめて存在し得る文書ともいえます。
例えば、仕事を頼みたいクライアントから発行された発注書を、仕事を引き受ける人が受け取り、その発注書に対してクライアント向けに発行する文書が『発注請書』です。
岩井和幸
発注書とは、注文を申し込む証として、その条件を記載して渡す文書のことです。
発注請書とは注文を受けた側が注文を承諾したことを証明する文書のことです。
後々のトラブルを避ける意味でも発注書と発注請書は取り交わしておきましょう。
発注書と発注請書の書き方
発注書と発注請書それぞれに必要な項目や書き方のポイントを理解しましょう。
発注書の項目や書き方
発注書に記載すべき項目は、以下の五つが国税庁により定められています。
- 書類作成者の氏名又は名称
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込み）
- 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称
これらの項目以外にも、取引をスムーズに進めるために記入すべき項目を紹介します。
- 発注先の氏名又は名称
- 発注書の発行年月日
- 発注書番号
- 書類作成者の会社名・氏名・住所・電話番号・メールアドレス
- 商品名・合計金額・数量・消費税
- 備考（納品場所や納期など）
発注書は捺印がなくても文書としての効力を発揮しますが、体裁を保ち発注先に安心感を与える意味でも、捺印しておいた方がよいでしょう。
発注請書の項目や書き方
発注請書に記載すべき項目は以下の通りで、それぞれ発注書に対応した項目となります。
- 受注者の氏名・住所・連絡先
- 発注者の氏名・住所・連絡先
- 注文した日付
- 納期・納品場所・納品方法
- 品名・数量・金額などの注文内容
- 支払い条件
発注請書は契約を成立させる文書としてみなされるので、捺印が必要です。社名には社印を、代表者名には代表者印を捺印しましょう。双方に基本契約が結ばれている場合は、混乱を防ぐために登録されている印鑑を使用する必要があります。
テンプレートを活用しよう
長年継続する取引において利用する書類は、一定のレイアウトが決まっているケースがほとんどです。文書の作成方法がわかりにくい場合、そのまま自己流で作成することは避けましょう。
たとえ必要項目が全て盛り込まれていたとしても、それらの単なる羅列で書いた文書は分かりにくく、ミスを引き起こす原因にもなります。発注書や発注請書は既存のテンプレートを活用し、正確な文書を作りましょう。
テンプレートを無料でダウンロードでき、すぐに利用できるサイトを紹介します。
岩井和幸
発注書と発注請書にはそれぞれ必要な記載項目があります。特に発注請書は契約の成立の文書とみなされるので捺印や場合によっては収入印紙の貼付も必要になってきます。
収入印紙の必要性について
収入印紙は、契約書のような課税文書に対して貼る必要があります。発注書や発注請書における収入印紙の必要性を理解するには、それぞれの文書が契約においてどのように扱われるのかを知っておくことがポイントになります。
契約書と同様の扱いになるか否か
契約が成立するためには、申し込みと承諾の意思表示が合致する必要があります。取引においては、発注書に対し発注請書が発行されることで契約が成立したとみなされ、多くの場合には発注請書に印紙が貼られます。
発注請書の発行が契約成立の決め手とされるので、発注請書が課税対象と解釈されるということです。
一方で、発注書だけでは、承諾の意思表示がない状態であり、原則として課税文書とはみなされません。しかし、記載内容によっては発注書だけで契約書になるものもあり、この場合は発注書に印紙を貼る必要があります。
収入印紙の不要なケース
印紙は文書にのみ必要とされ、電子データは対象外です。発注書や発注請書をPDFファイル形式でメール送付したり、FAXで送付したりした場合は、文書とみなされず印紙は不要です。
電子データのコピーやプリントアウトしたものも、原本ではないとみなされ、印紙を貼る必要はありません。
発注書や発注請書を契約文書として扱う場合、7年間の保管義務が発生します。紙でつづり保管するとなるとかなりの量になり、保管スペースも確保しなければなりません。印紙代の節税対策と併せて、保管が楽になる電子データでの取り扱いを意識しましょう。
岩井和幸
基本的に発注書には収入印紙を貼る必要はないですが、発注請書には貼る必要があります。
ただし、発注請書の請負金額が１万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。
ちなみに収入印紙の貼り忘れは印紙代の３倍の額が徴収されます。また、収入印紙を貼る際には再使用防止の割印が必要で、代表者以外の捺印や署名でも有効です。
まとめ
発注書や発注請書は、それぞれにおいて正しい書き方がありますが、テンプレートを利用すると項目を埋めるだけで簡単に作成できます。契約文書として印紙の有無についても、きちんと理解しておきましょう。