発注請書は必要?書き方や収入印紙、印鑑についてのまとめ

仕事の契約が成立したとき、発注請書は必ず作成しなければいけないのでしょうか?法的に定められていない場合、発行しなくてもよいのでしょうか?発注請書の必要性や作成の仕方について解説します。

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発注請書について理解しよう

仕事の契約時に発行される発注請書は、どのような性質をもつ書類でしょうか?発注書との違いや、必要性について解説します。

発注書とは

『発注書』は、注文する側が発注の意思表示をするために発行する書類です。販売や、一定の仕事を依頼するときに発行します。このとき、納品物の体裁など、レギュレーションも発注書で取り決めされる場合もあります。

法的に作成が義務づけられている書類ではないので、発行されないこともあります。しかし、きちんと作成されていない場合、双方に行き違いが発生することもあります。

そうした不備が出ないよう、発注内容について書面に起こすほうがよいでしょう。

発注請書とは

『発注請書』は、依頼を受けた側が、仕事を引き受ける意思表示のために作成する書類です。作成するのは依頼された側だということが、発注書との違いといえます。

また、発注請書は、発注書が先に発行されて、発注書に応えるように発行する書類です。発注者・受注者両方の意思を示し、契約内容を再確認することにもつながります。

仕事内容や納品物の仕様について、注文請書で明確な規定がなされていれば、納品後に大幅な修正を要求されることもないでしょう。注文請書はスムーズな業務の遂行にも役立ちます。

発注請書の必要性

法的な観点では、発注請書は必ずしも必要なわけではありません。そのため、業務の負担を軽減するなら、発注請書を作成する必要はないと考えることもできるでしょう。

それでも発注請書が必要とされるのは、『契約条件を証明するもの』になるからです。

例えば、受注者が仕事内容について誤解していて、納品物に不備があった場合、発注書と発注請書で契約内容を明らかにしていれば、その内容に則って正しい仕様に訂正できます。

もしも契約内容の確認を口頭でしかしていない場合、不備があったとしても「そんな仕様は伝えられていない」と、意見が食い違う可能性があります。

発注書や発注請書は、手続きを簡略化して『契約書の代わりに発行する』というケースもあります。

発注請書の書き方

契約を受注するときに発行する発注請書には、記載すべき内容があります。不備のないよう項目を記載しましょう。また、発注請書に訂正箇所が見つかった場合の対処法についても解説します。

主な項目

発注書の発行を受けて作成する発注請書には、発注書に書かれているものと同じ項目の記載が必要です。記載すべき内容は、下記の通りです。

  • 受注者の情報(氏名・住所・連絡先)
  • 発注者の情報(氏名・住所・連絡先)
  • 注文の日付
  • 納期や納品場所・納品方法
  • 注文内容(品名・数量・金額など)
  • 支払い条件

上記の内容を漏れがないように作成しましょう。

また、作成しているときに、注文内容について疑問や不安が出てくることもあります。その際は仕事に取りかかる前に、発注者に確認しましょう。

発注請書の訂正について

訂正箇所が見つかった場合、正しい内容で再発行するのが基本です。最近は、パソコンで発注請書を作成しているケースが多いため、データを変更し再発行する手間は最小限で済みます。

どうしても再発行ができない場合のみ、二重線と印鑑の訂正印で対応します。

修正箇所に二重線を引き、ページの端に訂正印を押します。訂正印の上部に、削除した文字数と加えた文字数を記載しましょう。

ただし、訂正方法は会社によってルールが決まっている場合があります。発注者側の企業でルールがあるかどうか、事前に確認してから訂正しましょう。

発注請書と収入印紙

契約書には収入印紙が必要ですが、発注請書の場合にはどうでしょうか?収入印紙の有無や、金額・不要なケースについて解説します。収入印紙を正しく扱い、不備のないようにしましょう。

収入印紙の必要性

発注請書は契約書ではないから収入印紙は不要、という人もいます。しかし、それは本当でしょうか?『印紙税法基本通達第3条』をみてみましょう。

第3条 文書が課税文書に該当するかどうかは、文書の全体を一つとして判断するのみでなく、その文書に記載されている個々の内容についても判断するものとし、また、単に文書の名称又は呼称及び形式的な記載文言によることなく、その記載文言の実質的な意義に基づいて判断するものとする。

出典:第2節 文書の意義等|国税庁

つまり、書類の名称が契約書でなかったとしても、契約書のように契約成立を表す書類であれば、収入印紙が必要ということになります。

収入印紙の金額

収入印紙といっても、金額はさまざまです。発注請書に貼る収入印紙は、いくらのものを選べばよいでしょうか?

印紙税法では、『請負に関する契約』の収入印紙額を、『記載された契約金額』で次の表の通り定めています。

記載された契約金額 収入印紙の金額
1万円未満 非課税
1万~ 100万円 200円
100~200万円 400円
200~300万円 1000円
300~500万円 2000円
500~1000万円 1万円
1000~5000万円 2万円
5000万~1億円 6万円
1~5億円 10万円
5~10億円 20万円
10~50億円 40万円
50億円~ 60万円
未記載 200円

No.7140 印紙税額の一覧表(その1)第1号文書から第4号文書まで|国税庁

必要ない場合

収入印紙は貼らなくてもよいケースもあります。表にもある通り、契約金額が1万円未満の場合、収入印紙は必要ありません。

また、メールで注文請書を送信した場合にも、収入印紙は必要ないと考えられています。

下記に引用する国税庁の文書回答事例にある通り、PDFといった電子文書は、印紙税の課税対象にならないと判断されています。

注文請書の現物の交付がなされない以上、たとえ注文請書を電磁的記録に変換した媒体を電子メールで送信したとしても、ファクシミリ通信により送信したものと同様に、課税文書を作成したことにはならないから、印紙税の課税原因は発生しないものと考える。

出典:(別紙)|国税庁

発注請書と印鑑

発注請書には捺印をしたり、収入印紙に割印をしたりします。こうした捺印は、必ず必要なものなのでしょうか?また、印鑑はどんなものでもよいのでしょうか?

発注請書への捺印

発注請書の社名の横に社印を、代表者名の横に代表社印を捺印します。発注側企業に登録している印鑑がある場合、登録印を使いましょう。

捺印のときには、必ず上下を確認し、しっかり押し付けます。発注請書は訂正箇所があっても基本的に訂正印での対応をしないため、再発行にならぬよう慎重に捺印しましょう。

ただし、捺印の有無と発注請書の効力には関係がありません。受注者と発注者で合意さえあれば、捺印がない発注請書でも、記載内容については有効と考えられています。

印紙への割印

収入印紙を貼る場合には、再使用防止のために割印が必要です。収入印紙の彩紋と注文請書の書面にしっかりかかるように、割印します。

印鑑の種類は問いません。社印でも代表者印でも角印でも認印でもゴム印でもよいとされています。割印をするのは代表に限らず、代理人や従業員、個人事業主であれば家族が割印しても問題ありません。

どんな印鑑を使って誰が割印してもよいとされていますが、鉛筆や消えるインクでの署名は割印として扱われないという点に注意しましょう。

まとめ

仕事を受注すると発注書を受け取ります。その際に受注者が発行するのが、発注請書です。

必ず発行しなければいけないという書類ではないものの、契約内容の確認ができる書類であり、発行しておくと安心です。

発注請書は必要に応じて収入印紙を貼付・捺印し作成します。訂正は基本的にできないため、慎重に作成することを心がけましょう。

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