発注書の保管期間はどのくらい?保存の方法とともに紹介

取引において重要な役割をもつ発注書は、保管期間や保管方法が定められています。保管すべき書類が膨大な量になることを防ぐため、一定条件のもと電子データでの保管も可能です。発注書の保管期間と、電子データで保管するための要件を解説します。

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発注書の基礎知識

取引において大事な役割をもつ発注書や発注請書について解説します。

発注書や注文書とは

発注書は注文をする文書のことで、『注文書』も同じ意味で使われます。物品・サービスの購入や仕事を依頼する際に用いられ、事前に見積りをしていれば内容を確認する意味で使われることもあります。

取引契約における発注書は『申し込み』の意思表示を示す文書です。発注書に対して受注者から発行される『発注請書』で『承諾』の意思表示をすることで、契約が成立することになります。

発注書には、記載すべき項目が定められており、内容を明確に示す必要があります。原則として捺印の義務はありませんが、文書としての体裁を保つ意味で、社名や代表社名の横に捺印すべきでしょう。

発注請書との違いとは

発注請書とは、注文を受けたことを証明する文書です。発注請書の発行義務はありませんが、発注請書の提出で契約の成立とみなされることから、発行された場合は取引上での重要な書類として扱われます。

発注請書は発注書と異なり、課税文書として印紙が必要です。発注請書が簡易的な契約書の役割を持つことで、取引において契約書をあらためて交わす必要がなくなり、契約書作成の手間を省けます。

発注請書は、対応する発注書の内容を正確に反映すべき文書です。発注書の内容を確認する意味を持ち、納期や支払期限といった発注者が注視する項目においては、慎重に作成する必要があります。

榎本希

  • 発注書・注文書とは

注文をする側が受注者に対して「いつ」「何を」「いくつ」注文をしたいのかを記載する場合に使用されます。

発行を必ずしなければならない書類ではありますが、請負契約などで下請法に規定がある事業者・内容によっては発注書の発行は義務になっています。

  • 発注請書とは

注文請書ともいいます。

発注書や注文書を受け、受注者が発注者に対し発注書や注文書に記載された内容を受注したことを表す書類です。

簡易契約などで使用される場合で、内容が請負契約の場合には収入印紙を貼る必要があります。

発注書の保管期間について

発注書・請求書は、取引を重ねるごとに蓄積されていきます。紙で保管する場合は膨大な量になることもあり、帳簿書類は法により保管期間が定められています。

発注書を保管しておくべき理由

発注書は、取引において、『確かに注文をした』という意思表示を明確に証明する重要な文書です。契約上のトラブルを回避する理由の他に、控除を受けるためにも発注書の保管は必要です。

特に、取引における契約書や発注請書が発行されない場合は、取引を証明する文書は発注書のみとなります。大切に保管しておきましょう。

税制上の発注書・請求書の保管義務

法人の場合、『会社法』と『法人税法』で定められている発注書・請求書の保管期間は、原則として7年間です。欠損金が生じる事業年度に関しては最大10年間の保管義務が発生する場合があるので、全ての文書を10年間保管する意識を持っておくと、管理がしやすくなるでしょう。

会社法上で保存期間が10年間と定められている会計帳簿は、現金出納帳・総勘定元帳・売掛金元帳・買掛金元帳・売上帳・仕入帳です。

発注書・請求書は法人税法で規定されている書類のため、原則7年となります。

個人事業主の場合は青色、白色申告に関わらず5年間とされていますが、帳簿書類には7年間の保管義務が定められている文書もあります。発注書・請求書も7年間保管することを頭に入れ、不測の事態に備える必要があるでしょう。

保管していない場合のペナルティ

税務署による税務調査が行われた際に、定められた期間内の保管義務がある帳簿書類を保管していなければ、商品やサービスを購入したという証拠書類が不十分とみなされます。法人税の追徴課税が科せられる場合もあるので十分注意しましょう。

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|国税庁

榎本希

帳簿書類の保管期間については会社法で規定されている物と税法に規定されている物があります。

発注書は請求書や契約書同様に法人(会社)では7年間(ただし欠損金が生じた事業年度は10年間)、個人事業主では青色申告でも白色申告でも5年間とされています。

保管方法について

保管が義務付けられた書類は、保管期間の他に保管方法も定められています。

紙面での保管が原則

発注書や請求書といった保管義務のある書類は、原則として紙での保管を求められています。インターネットを経由した取引における書類でも同様です。

しかし、個人事業主でも7年間は保管すべきとされる書類を、全て紙でつづり保管するとなると、書類だけで膨大な量になり広い保管スペースも必要です。

この問題に対処するため、平成10年の電子帳簿法の改正により、保管義務のある書類を電子データとして保管することが認められました。

データでの保管要件

電子データでの保管には下記の要件を満たす必要があります。

  • 紙文書における印章や署名に相当する役割を果たす電子署名と、電子データがある時刻に確実に存在していたことを証明するタイムスタンプを利用し、データの真実性を確保すること
  • 解像度200dpi以上によるカラーでの保存を行い、データの真実性を確保するためにスキャン前の修正箇所などが明確に確認できること
  • データを見つけやすくするための検索機能があること
  • 文書自体が見やすくなるよう、カラーディスプレイやカラープリンタがあること
  • 他の国税関係の帳簿と付け合わせ可能な状態であること
  • システムの関連書類があること

また、電子データで保管するためには、事前に管轄の税務署長への承認が必要です。税務署への申請書は、電子データによる保存に切り替える日の3カ月前までに提出する必要があります。

出典:No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法|国税庁

榎本希

国税庁にHPにも記載があるように原則として保管は紙での保管となっています。

しかし、発注書や注文書などの棚卸表・貸借対照表・損益計算書・計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類以外の一定の書類については、スキャナ保存が可能です。

スキャナ保存を行う場合には、スキャナ保存を行おうとする3ヶ月前に所轄の税務署に対して申請書を提出し、承認を受ける必要があります。

まとめ

発注書は保管期間が定まっており、法人で10年間、個人事業主でも7年間は保管するよう意識しておきましょう。現在は紙文書だけでなく、要件を満たせば電子データでの保管も可能です。後のトラブルを防ぐ意味でも、重要文書は定められたルールに従って保管することが重要です。

榎本希 [監修]

医療機関・医大の研究室にて長年勤務をした後、行政書士試験を受験。医療系許認可をメインに扱う行政書士として、行政書士のぞみ事務所を開業。再生医療関係の許認可・診療所開設・医療広告ガイドラインに基づく医療広告のチェック等の他、任意後見・契約書作成・起業支援を扱う。

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