領収書の役割
まず、領収書にはどんな役割があるでしょうか。
「領収書の役割としては、
- 特定の物やサービスの提供への対価支払いを確かに受けたことを証明し、二重請求を防止する。
- 所得税等の申告時に必要経費として計上するための内容の記録
- 2において、経費計上を税務署へ証明する書類
というものがあります。」
それぞれについて説明していきます。
二重請求の防止
領収書は商品やサービスを購入したときに、料金をきちんと支払ったという証明になります。
領収書を発行していることで、料金の再請求を防止します。経費として落とす場合にも購入証明として領収書が必要です。
税務処理の際の証明
領収書は税務調査などの際に、経費や取引内容を証明するために必要な書類ですから、すぐに処分して良いわけではありません。
個人事業主の場合、青色申告で7年、白色申告で5年間の保管が義務づけられているので、その期間は捨てずに取っておきましょう。
レシートで代用できる場合もある
領収書ではなく、レシートで代用できる場合もあります。必要な情報は『いつ、どのようなものを、だれが、いくらで購入したか』なので、これらの情報が記載されていれば、レシートであっても、証明書としての機能を持ちます。
むしろ内容が『お品代』であったり、購入者の名前が『上様』になっていたりする領収書と比較すると、レシートの方が証明書として信頼性を持つこともあるようです。
お店から発行されたレシートに必要事項が記載されていれば、レシートでも十分と言えるでしょう。
フリーランスが領収書をもらうときの宛名は？
フリーランスとして領収書をもらう際、宛名はどうすれば良いのでしょうか？
個人事業主であれば屋号を登録している場合もあるでしょう。本名がいいのか、それとも屋号の方がいいのかは気になるところです。また「上様」や空欄の場合に経費として計上できるのかどうかについても解説します。
自分の名前もしくは屋号
「レシート以外の領収書においての宛名では、自分の名前と屋号どちらかを記入してもらうようにしましょう。その二つであればどちらでも大丈夫です。」
領収書の持つ役割は、商品やサービスに対し、きちんと料金を支払ったという証明です。この点から考えれば、『屋号』であっても『個人名』であっても、支払った人を特定できるため問題にはなりません。
開業する際に届出として本名も屋号も提出していれば、どちらであっても領収書としての効果を発揮します。
上様や空欄はアリ？
「領収書のあて名に上様と記載したり、空欄にしておくことは基本的に避けたほうが良いでしょう。
なぜなら、「上様」や空欄では「誰に」支払ったかの特定ができず、他人に悪用される怖れがありますし、万一税務調査が入った際に宛名がきちんと書かれていない領収書ばかりだと、架空経費を疑われるリスクがあるからです。」
消費税法第30条及び施行令49条によれば、記載金額が3万円未満、もしくは小売業や飲食業、写真業及び旅行業など特定の業種であれば、領収書の宛名が無記名や空欄であっても構わないとされています。
そのため上記の条件であれば上様であっても空欄であっても、制度的には問題ありません。
ただし、領収書において必要な『誰が料金を支払ったのか』という部分について、非常に曖昧になってしまいます。店舗によっては『上様』名義を断っている場合もあるようです。
税務署の調査が入っても怪しまれないように、基本的には本名か屋号を記載してもらった方が無難だと言えるでしょう。
他にも気をつけたい領収書の記載事項
領収書の記載事項について、これまで紹介してきたこと以外に、気をつけるべきポイントについて紹介します。領収書としての効果を損なわないように、以下の点に気をつけてください。
必要な項目
次に、領収書に必要な項目について見ていきましょう。
「領収書として成立するためには、- 領収書を発行した日付
- 購入者の宛名
- 購入代金
- 但し書き（商品・サービス名など）
- 発行者の住所と氏名
特に購入代金については以下の3つのうちいずれかの書き方を選びます。
- ￥○○○,○○○
- ￥○○○,○○○－
- 金○○○,○○○也
3桁ごとに点を打つことで改ざんできないようにします。他には、5万円以上の領収書は収入印紙が必要になるという点にも注意しましょう。
但し書きに『品代』は避ける
複数の商品を1度に購入した場合などに、但し書きを『品代』としてしまう人もいるのではないでしょうか？しかし、この書き方は避けた方が無難だといわれています。
「領収証の役割として、税金申告の際の経費計上証明書類となることがありますが、「品代」ではどのような経費にあたるかが不明なので証明書類として不完全となるからです。
また後日申告書類を作るときに何の経費か分からなくなることを防止する目的もあります。」
商品記述が曖昧なため、何を買ったのか税務署の調査で突っ込まれる可能性もあります。また、お品代では勘定科目を何に分類するかも迷ってしまうでしょう。後から考える場合、何を買ったか明確に思い出せなくなる危険性もあります。
そのため『品代』ではなくきちんとした商品名を記載しましょう。商品が複数に及ぶのなら、1番高額の商品名を記載し、『他○点』と追記してもらう方法もあります。
まとめ
フリーランスとして活動するうえで、領収書を発行しなければならない場面もあるでしょう。領収書としての効果を失わないように、記載事項についてはきちんと把握しておく必要があります。
宛名は本名か屋号、但し書きには商品名を記載しましょう。領収書は購入した商品や購入者を特定する役割があるため『上様』や『お品代』はおすすめしません。
税務署の調査や勘定科目の分類のためにも、取引内容を特定できるような配慮を心がけましょう。