領収書はきちんと受け取り整理しよう
レシートはいりませんと断っていませんか？ フリーランスにとって、領収書というのはとても大事なものなのです。損をしないためにしっかり受け取って、整理をするようにしてください。
経費管理と確定申告のため領収書は重要
確定申告などを行う際、領収書のないものは経費として認められないケースがあります。少ない金額であっても、しっかり領収書をもらうようにしてください。
また、自分から発行する際も確かに渡したということが分かるように、しっかり保管をしておく必要があります。
7年間の保管が必要
脱税に関する法律の時効が7年と決まっているため、領収書は7年間保管する必要があります。
長く保管しておくのは大変ですが、何かあったときにしっかり証明できるようにしておく必要があるため、必ず保管をしましょう。
レシートでも代用可能
領収書は「代金の受け渡しが確かに行われた」ことを証明するために必要なものです。会社名や金額、日付などの必要なことが記載されていれば、別に領収書を切ってもらわなくとも、レシートで代用が可能です。
ただ、金額の大きい支払いは、レシートでは認められないこともあります。金額の大きいものは収入印紙が必要な場合もあるため、領収書でもらうようにしたほうが安心です。
榎本希
フリーランスとなったからには領収書をもらう習慣を身につけるようにしましょう。
なぜなら、経費として計上するためには領収書がなければ何についての経費であるのかが分からず、経費として認められなくなってしまう場合もあるからです。
例え少額であっても領収書をなるべくもらうようにしましょう。
領収書の発行を忘れてしまった場合にはレシートでもかまわないので、必ず残しておくようにしましょう。
領収書を受け取る時に確認しよう
ここからは、自分が領収書を受け取る際、どんなことを確認すれば後々面倒にならないかを見ていきましょう。
宛名や金額、日付、発行者等間違いがないか
法的に有効とされるためには、相手の宛名や金額、日付、発行者の記載に間違いがあってはいけません。何度かチェックしたり、他の人とダブルチェックをするなどしてミスがないようにしましょう。
宛名については、『上様』という記載では税務署が正しい領収書と認めない可能性が高いため、クライアントの名前や屋号をしっかり記載します。
よく使う『(株)』という記載は、法的には問題はありませんが、ビジネスマナーとして領収書に記載するのは控えるべきでしょう。前株か後株かという点についても、よく確認して記載するようにしましょう。
記載漏れも要確認
記入漏れがあっても、法的に正式な領収書だと認められないケースがほとんどです。必ず空欄のない領収書をもらうようにしましょう。
忘れてしまいがちなのが、日付の欄です。日付くらいたいしたことはないと考えてはいけません。日付が空欄の領収書は、経費精算を行う際に問題が発生する可能性があります。
榎本希
領収書を受け取る際には、金額及び宛名・日付だけでなく但し書きも必ず確認するようにしましょう。
例えば「お品代として」という但し書きが使われる事も多いですが、最近では「お品代」という但し書きができない店舗も増えてきています。
但し書きは何にするかを聞かれた際にはなるべく具体的な品名を記載してもらうことが後々自分で経理を行う際にも何についての領収書であるのかが分かりやすくなります。
例えば封筒やペンなどは勘定科目では消耗品費となりますが、但し書きには「文具代として」などとわかりやすく記載してもらうと良いでしょう。
領収書が手に入らない場合
電車代やバス代など、経費として計上されるものなのに、どうしても領収書が手に入らないケースもあります。そんなときはどうすればよいか、ここで解説していきます。
交通費の記録方法
交通費の計算には、多くの場合、『出金伝票』を利用します。
出金伝票に記載する内容は、本来であれば領収書に記載される事柄です。以下のような項目になります。
- 日付
- 支払先
- 内容
- 金額
日付は当日ではなく、交通機関を利用した日。支払先はJRなどの交通会社、内容は「どこへ何をしに行ったのか」を記載します。ここまでしっかり出金伝票に記載しておけば、領収書のない交通費も経費として計上することが可能になるのです。
出金伝票は、一枚一枚書かねばなりませんから、少々手間がかかります。一括で管理したほうが便利という方は、『交通費精算書』をエクセルなどで作成してしまうと便利です。交通費精算書とは、出金伝票の内容を一枚のシートにまとめたものです。もちろん手書きでもかまいませんし、データでもかまいません。
クレジットカードの利用明細を使う
クレジットカードの利用明細も、レシートと同様に領収書の代わりとして利用することができます。キャッシュレスで物を購入したり、通販で購入して領収書が出ないケースには大変有効です。
請求書は送られてくることがありますが、請求書の発行元はカード会社であり、支払いをした店舗のものではありませんから、確定申告等で請求書は利用できません。各月の利用明細を保管するようにしておくと、一覧で確認できるので便利です。
榎本希
交通費などでの支出は領収書が発行されないケースがほとんどです。
しかし、交通費も経費になる以上はしっかり管理をしましょう。
具体的には、いつ何のためにどこからどこまで行くためにいくら使ったかを記録に残しておくと良いでしょう。
あくまで仕事で使った交通費が経費となるため、プライベートでの交通費ではないという証明ができるようにするためにも大切です。
また、クレジットカードで支払を行った場合には、カードの明細は残しておくようにしましょう。
カードの明細もまた確かに支払をしているという証明になります。
しかし、領収書が発行されないケース以外ではなるべく領収書を発行してもらうようにしましょう。
まとめ
領収書の管理というのは、とても面倒なものです。溜め込んでしまうとよりやらなくなってしまうこともありますので、こまめに管理をすることをお勧めします。
また、領収書がないからといってあきらめる必要はありません。確かにそこへいった、この交通機関を使ったとわかればよいのですから、証明できる書類を作成して帳簿付けを確実に行いましょう。