フリーランスが領収書を発行する場合もある
領収書は支払と引き換えに発行される書類で、支払を受けた側が支払った側に渡します。つまり、請負契約では、報酬を受けるフリーランスがクライアント側に領収書を発行しなければなりません。
領収書は『代金の受領事実を証明する』『支払った代金の再請求を防ぐ』という目的があります。領収書を発行しておくことで、フリーランス側もクライアント側も税務処理がよりスムーズになります。
フリーランスにとってはある種の『活動証明』ともなる、領収書について見てみましょう。
相手から請求された場合、発行は義務
代金を支払う側が領収書を求めた場合は、受領側に発行義務が生じます。
民法第486号によると、『弁済をする者は、弁済と引換えに、弁済を受領する者に対して受取証書の交付を請求することができる。』とあります。これはつまり、代金を支払う者は、支払と引き換えに領収書の発行を請求できるということです。
領収書の発行は原則として『同時履行』とされるため、金銭の受領側はそれと引き換えに領収書を渡す必要があります。万が一領収書を発行しない場合は、支払側も代金の支払を拒否できるため、注意しましょう。
ただし、上記の民法第486号は『任意規定』です。フリーランスとクライアント側で『領収書は不要』と契約を交わしていれば、領収書の発行義務はありません。
支払い方法で発行義務が変わる
代金をどのような方法で支払うかで、領収書発行の『要・不要』は異なります。
まず、銀行振込での支払では、多くのケースで『振込明細書』が代用されます。ただし、厳密に言うと『明細書＝領収書』ではないため、要望があれば、受領者は領収書を発行しなければなりません。この時「印紙代等を節約したい」と考えるなら、契約の時点で『振込明細書を領収書の発行に代える』旨を取り決めておくと安心です。
一方、クレジットカードで支払われるケースについては、『直接金銭のやりとりが無い』『信用取引に当たる』等の理由から、領収書の発行は不要です。それでも領収書を求められれば発行は可能ですが、領収書としては認められません。
収入印紙は貼らず、クライアントの二重計上を防ぐため、但し書きに『クレジットカード利用』と明記しておきましょう。
領収書のフォーマットと記載する内容
領収書を発行する際は、必ず記載しなければならない項目があります。万が一、不備があると『改ざんを防ぐ』『金銭の受け取りを証明する』といった領収書本来の目的を果たせなくなるため、作成には注意が必要です。
フリーランスが領収書を発行する際、記載すべき項目やポイントを紹介します。
領収書と明記
書類の中央または左上に、まずは『領収書』と大きく明記しなければなりません。文字が小さかったり下部に書かれていたりすると、他の書類に紛れるおそれがあります。余計なトラブルを招かないよう、見た人が一目で「領収書だ」と分かるようにしておきましょう。
必要な項目
領収書のフォーマットに必ず記載されるべきは、以下の項目です。
- 日付：代金の受け渡しが行われた日付
- 金額：受領代金
- 但し書き：何に対する支払なのかを明記
- 宛名：会社の正式名称を明記
- 収入印紙：額面が5万円以上の場合に必要
- 発行者：領収書発行者の住所・氏名・連絡先を記入
上記で気をつけたいポイントは、『金額』『宛名』です。ただし、金額については後で詳述するため、まずは宛名について確認しましょう。
宛名については、会社名を省略せずに記載するのがルールです。
株式会社なら、『（株）』と略さずに『株式会社』と記載することをおすすめします。また、『上様』と記された領収書は、税務調査等で『無効』とみなされることがあります。事実関係が正確に把握できるよう、正しい宛名を記しましょう。
金額によっては印紙が必要
額面が5万円以上の場合は、収入印紙の貼り付けが必要です。
領収書は印紙税額一覧表の『第17号文書』に該当するため、5万円を超えると、金額に応じて『印紙税』が課されます。この時、税負担は『領収書作成者が負う』と定められているため、代金受け取り側がきちんと印紙を用意しておきましょう。
額面が5万円以上にもかかわらず収入印紙を忘れたり、金額が不足したりすると、印紙税法により『過怠税』などのペナルティが科されるおそれがあります。
さらに、収入印紙では印紙に押す『割印』も重要です。これがないと領収書としての効力が無くなるため、『割印忘れ』もペナルティにカウントされるかもしれません。収入印紙を貼り付ける際は、『割印もセットで』と覚えておきましょう。
領収書発行時の注意
重要な会計書類の1つである領収書は、いざという時に取引の証拠として提示できます。ただしそのためには、領収書は間違いなく適切に作成されねばなりません。領収書を発行する際は、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
領収書の控えは必ず保管
領収書の控えを取らずにおくと、金額等でトラブルがあった場合に対応できません。
例えば、後で支払側から「金額が違った」などと言われても、手元に領収書がなければ、事実確認は困難です。迅速に事実を確認するため、また、取引の事実を残しておくためにも、領収書の控えは必ず取っておきましょう。
領収書の控えを取る際は、複写式の帳簿を使うと簡単です。また、本物と控えのそれぞれに通し番号をつけておけば、後の確認がスムーズになります。
金額の書き換えを予防する
領収書の金額の書き方には、以下のようなルールがあります。
- 数字の先頭には『￥』『金』
- 数字の末尾には『－』『※』『也』
- 数字にカンマを打つ
このルールに従うと、例えば10万円を受領した場合は、以下のように表します。
- 金100,000也
- ￥100,000※
- ￥100,000－
領収書の金額をこのように記載するのは、数字を増やす等の改ざんを防ぐためです。金額は領収書の最も重要な部分のため、後々トラブルにならないよう、正しい方法で記載しましょう。
印鑑は押した方が無難
領収書の正当性を高めるためにも、印鑑は押しておいた方がベターです。とはいえ、印鑑が無いからといって領収書が無効になったり、『不備がある』とされたりはしません。
領収書に印鑑が必要というのは、『印鑑で合意を意思表示する』という日本独特の『印鑑文化』に由来しています。
法的に問題はないとしても、会社によっては『印鑑の無い領収書は不可』だったり、『不可ではないが無礼である』としたりするケースがあります。印鑑を押したくない特別な理由あるなら別ですが、基本的に領収書には押印しておいた方が、偽造の防止にもなるので、後々のトラブルを防げるでしょう。
まとめ
フリーランスが領収書を発行する場合は、記載項目を漏らさず記すことが重要です。特に宛名や金額を記入する際はルールに従って書きましょう。
また、領収書は取引の証拠ともなります。発行の際は必ず控えを作り、大切に保管しておかねばなりません。
領収書を適切に管理しておくと、後の会計処理がスムーズになります。通し番号を振ってまとめるなどし、金銭トラブルのリスクを抑えましょう。