見積書の書き方とは
見積書とは、クライアント側に商品の価格や納期などを提示するための、ビジネス成立には欠かせない大切な文書です。仕事の内容やその価格、納期や数量などを明示することで、クライアントが正式に発注するかどうかを決定する資料となります。
しかし、独立したばかりのフリーランスにとっては、なれない見積書の作成に手間取ってしまうことも十分に考えられます。不適切な見積書を作成したことがきっかけとなり、それ以降の受注を失ってしまうこともありえます。
これまで積み上げた信頼を失わないためにも、正しい見積書の書き方を身につけましょう。
記載すべき内容
見積書の中に記載すべき内容はほぼ決まっています。以下のとおりです。
- 宛先：見積書の提出先であるクライアント名
- タイトル：何の見積りなのか分かるように、タイトルを記載
- 見積金額とその内訳：内訳として項目を分けて数量と金額を記載し、それらの合計金額を記載。
- 発行者：発行者側であるあなたの屋号名もしくは名前
- 発行日：見積書を発行した年月日
業種やサービス内容によって項目が増えることもありますが、これらが基本の内容です。これらの項目をしっかりと押さえておけば、見積書として適切なものが作成できるでしょう。
基本の構成
見積書の構成は、上段・中段・下段と3つの構成に分かれるのが基本です。一番上に『御見積書』と記入し、上段の左側にはクライアントの名前や住所、上段の右側には発行年月日、続けて発行者側の名前や住所を記載します。
中段には、最初に見積合計金額を提示します。その下にサービス品目とその単価、数量を記載します。小計を記載するとともに、消費税を含めた合計価格を明示します。
下段には備考欄を設け、必要な点や注意する点があれば内容を記載しておきましょう。
見積書を作る意味
見積書には、ただ単にサービスの価格を明示する役割だけでなく、お互いを信頼して仕事を円滑に進めるための役割があります。見積書が果たす具体的な役割を把握しておきましょう。
お互いの認識を確認する
見積書を作成することにより、お互いの『共通認識』を持てるようになります。口約束だけであれば認識にズレが生じる可能性があり、そのズレが原因となって、後々トラブルに発展する危険性があるのです。
認識の違いによるトラブルを避けるために、見積書はとても重要であると言えます。
情報の共有から発注を促す
お互いの意思を確認することで、発注する側は安心感を得られます。また、具体的な数字を見ることで、受注をするかどうかの検討もしやすくなるでしょう。
また互いに情報を共有してそれを書面で残すことにより、フリーランスはクライアントにアプローチしやすくなります。見積書は、なかなか返事が返ってこないクライアントに対し、仕事の発注を促すための強い味方にもなるのです。
見積書の作成が簡単になる便利ツール
見積書の重要性を認識できても、いざ見積書の作成に取りかかると分からない点が多く、敬遠してしまう人もいます。
特に初めて見積書を作る際は、ミスの無いよう注意するあまり、余計に手間取ってしまうものです。見積書の作成を簡単にする便利ツールがありますので、それらを積極的に活用して、できるだけ負担を減らしましょう。
Misoca
株式会社Misocaが提供しているビジネス書面作成ツールです。見積書や請求書、納品書などを思い通りに作成してくれます。
Misocaは会計ソフトで有名な弥生グループの一員でもあるので、安心して利用できる点が魅力です。スマホアプリも配信されているため、外出先でも手軽に見積書を作成できます。
MFクラウド請求書
株式会社マネーフォワードが提供しているビジネス書類作成ツールです。クラウド型サービスなので、オンライン環境さえあればいつでも手軽に見積書を作成できます。
MFクラウドを活用することで、これまで面倒だった事務作業を効率化でき、本来の業務に集中して取り組むことができるでしょう。
テンプレート集の活用
ツールを使用しなくても、WEB上の無料テンプレート集を活用して請求書を作成するという手もあります。
仕事の件数が多くなってくると、作成する請求書も増えてきます。見積書だけでなく、請求書や納品書など必要な書類が増えることで、書類作成業務だけで膨大な時間がかかってしまうでしょう。
作業の効率化をはかり、煩雑な仕事をスムーズに進めるためにも、WEB上のテンプレート集を積極的に活用することをおすすめします。
まとめ
見積書は、仕事を発注する側と仕事を受ける側とをつなぐコミュニケーションツールです。正しい形式で作られた見積書の存在があるからこそ、お互い信頼し合いながら仕事を進めることができるのです。
きちんとした見積書の書き方を身に付けて、互いに納得して仕事に取り組める、信頼されるフリーランスとして活躍しましょう。