領収書の役割とは
仕事に必要な資料を購入したときや、クライアントとカフェで打ち合わせをした場合の飲食代など、領収書を発行した経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか？
まずは領収書にどのような役割があるのかを確認しましょう。
代金が支払われたことを証明する
領収書の主な役割は『料金を支払ったことの証明』です。
フリーランスにとっては、経費として計上するために、間違いなく代金を支払ったことと、その内容が適切で、経費として問題ないことを証明するためのものです。会社員の場合でも、経費精算時の証明として提出する場合があります。
また、商品やサービスを購入した時に領収書を発行してもらうことで、二重請求の防止にもなります。
レシートとの違い
レシートは、何かを購入した際に必ず発行される簡易的な証明書です。対して領収書は、購入した側がお願いしないと基本的には発行されません。
大きな違いは、レシートの方は『宛名がない』という点でしょう。購入した日付や商品名、正確な金額は分かるものの、肝心な『誰が購入したか』が分からないのです。
極端なことを言えば、落ちているレシートを拾って『自分の購入履歴だ』ということもできてしまいます。そのため、レシートは領収書と比較して、公的な信用度は低いといわれています。
請求書のみではNG？
支払ったことを証明できるものが請求書しか残っていないという場合、経費として計上できるのでしょうか？
結論を言えば、場合によります。もっと具体的に言えば、クレジットカードや銀行振り込みで支払った場合については問題ありません。なぜなら通帳やカードの履歴を見れば購入したことが証明できるからです。
一方、現金で購入したものについては、請求書だけでは『請求内容が本当に支払われたのかどうか』の証明はできません。そのため現金による買い物を経費として計上するには領収書が必要です。
榎本希
領収書は、その金額を確かに支払ったということ又は支払われたということを証明する役割があります。
フリーランスの場合には、クライエントから報酬を得た際に、確かに受領しましたという証明になります。
また、経費として物品を購入した場合には領収書を発行してもらうことで、確かに支払ったという証明となります。
事業の中での収支があったということを証明する書類になりますのでしっかり保管するようにしましょう。
また、領収書が発行されないような場合や領収書をもらい忘れてしまったばあいやなくしてしまった場合にはレシートを保管しておきましょう。
とはいえ、レシートは本当に自分が使用したものなのかの証明がしにくい部分もあるため、あくまで領収書がどうしても再発行が難しい場合に使用します。
請求書については、請求書だけでは入金があった証明にはなりません。通帳やクレジットカードの明細など別途証明するものがある場合には計上しても整合性が証明できるので問題ありません。しかし、こちらもどうしても請求書しか残っていないような場合と考えましょう。
日ごろから領収書の発行、領収書をもらう習慣をつけておくとよいでしょう。
領収書の項目を確認
領収書にはどんな項目が必要なのかを確認しましょう。宛名や但し書きのルールについても解説します。
記入が必要な項目
記入が必要な項目は、次のとおりです。
- 発行した日付
- 購入者の宛名
- 代金
- 但し書き
- 発行者の住所や氏名、連絡先など
この時、代金については「￥○○○,○○○－」のような表記を用います。3桁ずつの数字に点を打つことと、両サイドの記号がポイントです。これがあることで数字の改ざんを防いでいます。
発行者の情報は、省略せずに書くようにしましょう。
宛名は正確に記載しよう
宛名は、原則として正確に記載すべきです。よくある記入例に「上様」というものがありますが、これでは『誰が支払ったかを分かるようにする』という本来の領収書の役割を満たしていない状態となります。
領収書は誰が見ても、支払者が分かることが重要です。
但し書きのルール
但し書きについても、何を購入したのかが分かるように具体的に記載します。『お品代』は推奨できません。お品代だけでは経費として認められない可能性があるので注意しましょう。
榎本希
領収書の項目には日付や金額等のほかに名前や但し書きがありますが、名前の部分は、個人事業主として屋号があるのであれば屋号で記載します。
そうすることで、事業での支出や報酬であることが明確になります。
また、但し書きについては後々記帳を行う際に何に対しての支出であるのかについてをわかるようにする意味でも、また事業に関わる支出であると証明するためにも「お品代」という記載は避け、可能な限り具体的な品目を記載してもらうようにしましょう。
自身が領収書を発行する場合も同様です。
領収書の発行で理解しておくべきこと
領収書を発行するにあたって、次のことは理解しておきましょう。特に収入印紙について注意が必要です。
領収書発行の流れと書き方
領収書発行の流れは以下のとおりです。
- 支払後に、取引相手に対し領収書の発行を依頼する
- 取引相手は依頼に応じ、領収書を発行する
- 金額に応じて収入印紙を領収書に貼り付けてもらう
- 領収書を受け取り、取引相手用の控えを1部保管しておいてもらう
なお、コンビニやレストランなどでは、レジに領収書を発行する機能がある場合もあります。その際には、控えはデータとして記録されているので、その場で控えが発行されていなくても問題はありません。
書き方については、上で紹介した必要な項目を記入すれば大丈夫です。品物が多い場合は、購入証明や納品書を、領収書に添付しておくという方法があります。
受取金額5万円以上の場合、収入印紙を貼付
領収書は印紙税法によって第17号文書に分類されているため、条件によって収入印紙を貼り付ける必要があります。
その条件は『5万円以上の受取金額が記載されている場合』です。収入印紙の金額については、受取金額によって変わるため、注意しましょう。
出典：国税庁 印紙税額の一覧表（その2）第5号文書から第20号文書まで
榎本希
飲食店での接待交際費で領収書を発行してもらう場合やホームセンターなどの店舗で備品を購入した場合には「領収書をお願いします」と言うことにより領収書の発行をしてもらうことができます。その際に収入印紙についても店舗のほうで貼り付け、消印をしてもらえます。
仕事上で報酬を受け取った際の領収書の場合には、まず取引相手に領収書の発行を依頼します。
金額に応じて収入印紙を張り付けてもらい、控えは取引相手が保管します。
自分が領収書を発行する場合は、領収書に記載を行い、金額に応じて収入印紙を貼り付け、消印を行い、発行をし、控えを自分でも保管することになります。
まとめ
業務委託を始めるにあたって、領収書の役割や発行手順については覚えておきましょう。
個人事業主として活動する際には、事業に必要な買い物は経費として、事業所得から差し引くことができます。領収書の記載に誤りがあると、経費として認められなかったり、不正な会計とみなされたりする可能性があるため、気をつけましょう。
領収書について正しい知識を持ち、経費として計上することで節税対策にもなります。
