勘定科目の基本知識を知ろう
会社で備品を購入したときは、必ず会計上の処理を行います。もちろんソフトウェアの場合も同様で、会計上の処理を行いますが、実は法律や法令でどの勘定科目を使えばよいか、明確に指定されているわけではありません。
ソフトウェアには、コンピューターを使って作動するプログラムやシステムと、仕様書や取扱説明書などの関連文書全般が含まれます。ここで注意すべき点は、関連文書もソフトウェアとして扱う点です。
また、ソフトウェアの中でもプログラム自体が業務に大きく関わらないものについてはソフトウェアとして認められません。
例えば、CD-Rやフロッピーディスク、USBなどは直接的にプログラムの中で作動するわけではないので『消耗品費』などで計上するのが一般的でしょう。
ソフトウェアは無形資産
では、ソフトウェアはどのような扱いとなるのでしょうか。インストールの際にCDを使用することはありますが、基本的にはパソコンの内部で作動するプログラムがほとんどです。
そのため、ソフトウェアは『無形固定資産』として扱うことがほとんどです。この扱い方は、ソフトウェアの会計上の処理における大前提になりますのでしっかり覚えておきましょう。
固定資産の減価償却
固定資産として認められるということは、ソフトウェアは減価償却の対象になるということです。
減価償却では、高額な固定資産を複数年に渡って会計上で処理していきます。自動車や大型機械、10万円以上のパソコンなど高額な備品も、減価償却の対象となります。
この減価償却においては、対象となる資産ごとに耐用年数が決まれらていて、ソフトウェアについては以下のように定められているのです。
- 販売が目的となるソフトウェア…3年
- 研究や開発が目的となるソフトウェア…3年
- 上記以外のソフトウェア…5年
具体的にいうと、自社の業務効率改善のために使用する会計ソフトや人事管理ソフトなどを外部から購入した場合は、その他の扱いになるので耐用年数は5年で減価償却していきます。
ソフトウェアでは定額法による減価償却を行うので、耐用年数に応じて毎年同じ金額を計上していくことになるでしょう。
ソフトウェアを開発する場合の勘定科目
では、ソフトウェアを開発する場合はどのような勘定科目を使うのでしょうか。
開発・研究・ソフトウェアの区分
まずは、どのようなソフトウェアが開発・研究を目的として認められるのかを考えてみましょう。
はじめに、これまでに製品化されていないものやサービスについての発想を得るための調査に使用するものだということです。そして、ほかの製品にはない革新的な製造方法を具現化できるでしょう。
また、製造方法だけでなく使用方法をも具体化できることも求められます。最後に、会社が取得している特許をもとに販売ができるような製品を作り出すための技術的な着想を得られることも必要です。
ソフトウェアの開発処理とは
研究開発においては、発生時に費用として処理することが絶対条件となっています。そのため、『研究費』や『開発費』といった科目については、発生時に会計処理を行うのが原則です。
具体的な勘定科目としては『研究費』・『開発費』のほか『試験研究費』・『研究開発費』などが使用されることが多くなっています。この費用は、製造の原価として処理できるでしょう。
ソフトウェアを利用する場合の勘定科目
ソフトウェアを購入した金額によって、勘定科目は変わります。基本的には10万円以上のソフトウェアは会社が決めたソフトウェアに関する科目で処理しますが、10万円未満のものは『消耗品費』で処理することが多いです。
ソフトウェアのライセンス
ソフトウェアをライセンス契約するケースも増えていますが、10万円未満であれば資産計上する必要はありません。ちなみに、ライセンス使用料が1年の場合は、全額を損金処理できるものもあるでしょう。
ソフトウェアの使用料
ソフトウェアを導入した後に、月額の利用料や使用料が発生する場合があります。このときは、『支払手数料』などのソフトウェアとは別の勘定科目に仕訳できます。
また、ソフトウェアの使用料が高額になる場合は『システム利用料』や『クラウドサービス利用料』など他の支払手数料と一緒にならないように独立した勘定科目を設けて仕訳するのが良いでしょう。
ソフトウェアの保守
ソフトウェアの保守については、会社で定めている保守に関する勘定科目を使うことが多くなります。一般的には『維持管理費』や『保守修繕費』などといった名称にしているケースが多いでしょう。
もし、保守のために定期的に技術者が訪問してチェックする場合には『外部委託費用』など業務委託で使用する科目を使うケースもあります。
まとめ
ソフトウェアの会計処理は難しいものではありませんが、どのケースに該当するかを把握する必要があります。
今後ソフトウェアの需要はますます増えると予想されていますので、今のうちに正しい会計処理を理解しておきましょう。