テレワークの3つのあるある課題
業界や職種に関わらず、テレワークを導入する際によく問題視される事柄の一つに、コミュニケーション不足に陥りやすいことが挙げられます。
コミュニケーション不足による弊害と、どうすればテレワークでも十分なコミュニケーションが取れるのか、の2点について解説していきます。
コミュニケーション不足による生産性の低下
テレワーク導入でコミュニケーション不足に陥ると、生産性が低下してしまう可能性があります。
会社では、休憩時間や仕事の合間で偶発的なコミュニケーションから気づきやアイデアを得ることがあります。また、普段の何気ない会話はチームワークの醸成に役立ちます。
テレワークの導入でこうしたコミュニケーションの機会が減ってしまうと、生産性が低下しかねません。これでは通勤時間の短縮などのテレワークのメリットが帳消しされてしまいます。
従業員の業務態度が見えない
テレワークをする際にはチャットツールなどでオンラインで社員と繋がってるとは言え、実際の社員の働きぶりを観察したりすることはできません。
上司などの目が無いため、ついつい勤務時間中にSNSを開いてサボってしまったりして仕事が捗らなかったり、逆に会社で定めている業務時間を越して、長時間稼動しまうことも考えられます。
また業務態度を人事評価の指標として取り入れている場合、テレワーク社員の業務態度が全くわからない状態では、テレワークをしている人と会社で働いている人の公平性を保てなくなってしまいます。
テレワークをしている人の業務態度をある程度管理する仕組みは、必要不可欠だと言えます。
情報漏洩のリスク
社員全員が会社で仕事をするのであれば、会社の安全なネットワークやシステムを使って仕事をすることができます。
ですが、テレワークの場合は会社以外のネットワーク環境で仕事をしなければならないため、対策をしておかないと、ウイルスにかかったり、外部から不正アクセスされ個人情報や社外秘情報がハッキングされる可能性があります。
また、問題はネット上のセキュリティだけではなく、紙での管理をしている場合はどこかに忘れたりに盗まれたりしてしまうと、同様の問題が起こることも想像に難くありません。
コミュニケーション不足の対策
コミュニケーション不足の対策についてはまずはツールを用意し、環境を整えましょう。そのうえで運用ルールを設け、自然なコミュニケーションの発生をサポートすることが大切です。
WEB会議ツールの活用
テレワーク導入によるコミュニケーション不足を解消する1つの手段が、WEB会議ツールの利用です。WEB会議ツールでは、お互いの顔が見える状態で通話ができ、まるでその場で集まっているかのような一体感で会議をすることができます。
また、普段の会議ではモニターに映し出して全員が見られるようにしていたプレゼン資料などは、画面共有機能を使うことによって、全員に共有しながら会議を進めることができます。
WEB会議ツールを使い定期的な会議を行うことで、コミュニケーション不足による連携不足や認識のズレを解消し、全員が同じ方向を向くことができます。
▼overflowで使われるWEB会議ツール
- 社内ミーティングのときは、GoogleMeet
- 社外ミーティングのときは、ZoomかWhereby
チャットツールの活用
チャットツールの活用は、WEB会議ツールだけでは補えないコミュニケーションを実現してくれます。
仕事の進捗を短いスパンでお互い報告しあったり、気が付いたことをお互い言い合ったり質問を気軽にできるコミュニケーションスペースを、チャットツールで確保することで作業効率が上昇します。
また、チャットツールで雑談をすることによって、社員同士の交流が深まりチームワークが向上したり、テレワークによる孤独感を感じることが少なくなります。
WEB会議ツールと同時にチャットツールを活用することで、遠隔でも円滑なコミュニケーションを取ることができるようになります。シンプルなデザインで、高いセキュリティ機能を備えたチャットツール『Slack』が人気です。
稼働状況の可視化
チームの状況がわかりづらくなることで起こる問題と、企業側がどのように対策するのがいいのかについても見ていきます。
毎日の日報を義務化
日報を付けることには大きく二つのメリットがあります
- 業務内容の可視化
- 社員のモチベーションの向上
第一に、日報を付けることによって、従業員がどんな仕事をどのくらいかけてしたのかが分かるため、仕事の振り分けや人事評価の際に役に立ちます。
また、社員は自分の日報を付けなければいけないと事前に分かっていれば、それ自体が仕事のやる気につながり、他人の目が無いことにより起こる問題を削減する効果があります。
セキュリティ問題の対策
従業員が離れた場所で仕事をするので、セキュリティ管理の仕方も変えなければいけない場合もあります。
ルールの徹底と従業員への説明
セキュリティ面の問題は、その複雑さもあり、各従業員それぞれで判断する事は非常に難しく専門家が適切な判断をする必要があります。
なので、どうしたら安全に仕事を進めることができるのかについて、専門家の指示を仰ぎながらルールを作ることが先決です。
その上で、従業員に大して必要な説明をしてルールを徹底し適切なセキュリティ知識を持って仕事をしてもらうことが、セキュリティ管理でとても大事なことです。
クラウドサービスへの移行
ネット上のセキュリティ管理に関して、非常に有効な手段として、社内サーバーをクラウドに移行することが挙げられます。
社内サーバーを利用する際は、テレワークをしている社員が外からアクセスできるようVPN接続できるようにする必要がありますが、クラウドサービスを利用すれば不正アクセスに利用される可能性のある対応の必要がなくなるため、より安全にデータを管理することができます。
ネット上のセキュリティ対策は複雑でとても難しいので、このようなそもそも対策をしなければならない部分を減らすようなサービスの利用は有効な手段の1つなのではないでしょうか。
まとめ
テレワークでよく起こる問題事前に把握することで、その対策を取ることができ、スムーズにテレワークを導入することができます。
しっかりそれぞれの問題に対する対策を行うことで初めて、テレワーク導入を成功に導けるのではないでしょうか。
