リモートワークの導入ステップ1〜ハード面の整理〜
リモートワークには、どのような課題があるのでしょうか？ ここではハード面の課題と、それに適した解決策をご紹介します。
仕事環境の構築を支援する
従業員のモチベーションを向上させるために必要なのが、仕事環境の構築を支援するということです。オフィスとは異なり、自宅にはモニターやデスク、ネット環境がないという人は少なくありません。
そこで、以下に快適な作業環境を提供するアイテムの一例をご紹介します。
- パソコン
- モニター＆アーム
- オフィスチェア＆デスク
環境整備は従業員のストレスを軽減させ、生産性をアップさせることにも繋がります。
通信費は補助すべき？
リモートワークではパソコンやWi-Fiルーターを会社から貸与することで、会社負担としているケースが多く見られます。
しかし、環境構築をする上で、自宅内の回線工事や基本料金、通信回線使用料が発生するため、個人と業務使用の切り分けが困難になります。この場合は、一定額を会社が支給することがあります。
情報漏洩の可能性も
リモートワークは、情報漏洩のリスクを高める恐れがあります。オフィス内であれば、パソコンは社内のネットワークに接続され、インターネットの出入口はファイアーフォールやIPSによって保護されているでしょう。
しかしリモートワークでは、従業員はそれらの保護が施されていない端末を用いて作業を行うことになり、インターネット側から端末へアクセスされる危険が高まります。
特に注意が必要なのが、ホテルやカフェといった公共のWi-Fiの利用です。これらのWi-Fiが暗号化されていない場合は、通信内容だけでなく、端末上の様々な情報が筒抜けになってしまう恐れがあります。
セキュリティ対策を万全にする
情報漏洩や端末のウイルス感染を防ぐためには、セキュリティの強化が必要不可欠です。
機密性の高い情報が社外に出てしまうと、クライアントや顧客に対しても加害者となってしまうため、以下の対策を行うことをオススメします。
- セキュリティポリシーの見直し
- 定期的なパスワードの再設定
- 持ち運びハードディスクの暗号化
- ウイルス対策ソフトの導入
- セキュリティ問題発生時の対処マニュアルの作成
リモートワークを導入する際は、自社の事業や社員を守るためにも、最適なセキュリティ対策を行いましょう。
リモートワークの導入ステップ2〜ソフト面の整理〜
次にご紹介するのが、ソフト面での課題です。具体的な対策とともに解説していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
従業員のモチベーションの低下の懸念
自由な働き方ができるリモートワークですが、適切な環境構築ができていない場合、従業員のモチベーションが下がり、業務に支障が出る可能性があります。
株式会社overflowが2020年に行なった調査によると、『リモートワークで仕事のパフォーマンスが変化したか』という質問に対して、『下がった』と回答した人の割合は、14%であることが分かりました。
つまり、自分に合った働き方ができるはずのリモートワークが、従業員のモチベーション低下を招く恐れが少なからずあるのです。
コミュニケーション不足の懸念
リモートワークによって、コミュニケーション不足が起こり、チームや部署の生産性が低下する恐れがあります。
アドビシステムズ株式会社が行なった『テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果』によると、リモートワークの心理的・身体的な課題として最も多かったのが、38.4%の『同僚とのコミュニケーションが減る』という回答でした。
コミュニケーションの機会が少なく、組織内の互いの信頼度が薄い状態では、作業の分担や伝達事項が共有されず、効率が下がることは言うまでもありません。
ドキュメント文化でオンラインでも対応できる素地を作る
リモートワークでは対面でのコミュニケーションがどうしても制限されてしまう関係で丁寧なコミュニケーションが必要です。
チャットでは流れてしまう情報をドキュメントにとどめておくことで、必要事項を明文化し、情報共有のコストや認識の齟齬を減らすことが必要です。
コミュニケーションルールを設ける
リモートワークにはリモートに適したコミュニケーションのルールの明文化が必要です。オフラインでは同じ場所にいたことによって偶発的に引き起こされていたコミュニケーションでも、リモート環境になればある程度意図的に引き起こす場を設定する必要があります。
例えば、チャットツールや会議システムでは、仕事のやり取りがメインですが、雑談をはさむことでチーム力を向上させることができます。
ビッグデータの研究者である日立製作所の矢野和男さんのレポートによると、『コールセンターの休憩時間中にパート社員の雑談が弾んだ場合、センター全体の幸福度が上昇し、受注率が30%以上向上した』そうです。
そこで、チャットツールで雑談専用のチャンネルを作り、経営者やマネージャーが積極的に近況や趣味の共有を行うことが重要です。リモートワークでの雑談は仕事の息抜きになりますし、チーム内での連帯意識を向上させ、生産性をアップさせることにも繋がるでしょう。
出典：日立評論2015年6・7月合併号：ウエアラブル技術による幸福感の計測
まとめ
今回は、リモートワークを導入する上で直面する課題を、解決策とともにご紹介しました。これらの課題は、プロセスに沿って対応することで、企業の生産性を向上させることができます。ぜひリモートワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。