資料作成アプリを使うメリットとは
資料作成アプリを利用することで、PC・スマホ・タブレットなどのデバイスを問わず資料作成できます。
場所を選ばず作業可能
ひと昔前までは職場にしかPCがなく、自宅に仕事を持ち帰れなかったり、出張先でネットがつながらずノートPCでも作業ができなかったりと、環境に左右され資料作成ができないケースがありました。
しかし、現在ではスマホやタブレットに資料作成アプリをインストールしておくだけで、場所を選ばずどこでも作業ができます。スマホならほとんど全国どこにいてもネット環境が確保できるため、作業後はクラウド上にデータ保存ができるほか、離れたメンバーとチームを組んでの共同作業も可能です。
また、Bluetoothキーボードがあれば、出先でスマホの画面を見ながらPCを操作する感覚で作業ができます。ポインティングデバイス機能が付いたキーボードなら、マウスカーソルを動かしながら作業ができ便利です。
無料で利用できるアプリが多い
スマホやタブレットで利用できる資料作成アプリには、無料で使えるものが多いことも魅力のひとつです。例えばマイクロソフト製の『Office365』はビジネスでの利用にはお金がかかりますが、ドキュメントやスプレッドシートなどGoogle製のオフィスアプリはほとんどの機能が無料で利用できます。
資料作成アプリはサブマシンとしても利用価値があります。例えば、メインのPCで資料作成ソフトを利用し作業をしながら、送られてくる資料を閲覧する場合はスマホアプリを使う、というような同時利用が可能です。
モバイルアプリをサブマシンに見立てることでPCの負担を軽くし、メインの作業をより快適にできるメリットもあります。
PCでもおなじみの資料作成アプリ
資料作成ツールとしてPCでよく利用されているソフトの多くは、スマホやタブレットでも利用できるアプリ版がリリースされています。その中でも定番の無料おすすめアプリを3つ紹介します。
Microsoft PowerPoint
今やプレゼン作成では欠かせないツールとなった定番オフィスソフト『Microsoft PowerPoint』は、アプリ版を利用することで、これまで以上に便利な使い方ができます。
場所を問わず作業ができる上に、PCとほとんど変わらない作業が可能です。プレゼンの作成・編集・表示・発表といった機能を、操作感そのままに利用できます。
また、直近で使用したファイルに外出先からアクセス可能で、デバイスに左右されず編集できます。クラウド上のファイルを直接編集できるため、作業中に問題が生じてもデータが壊れません。
Google スライド
『Google スライド』はPowerPointのGoogle版ともいえるプレゼン資料作成ツールです。PowerPointと比べてデザインテンプレートが豊富に用意され、見栄えのよい資料を効率よく作成できます。各Googleアプリとの連携もでき便利です。
スライド用のファイルをスマホに読み込めば、どこでも簡単に操作できます。編集するたびに自動保存されるので安心して作業できます。
また、PowerPointで作成したファイルの編集や保存もできるので、利用可能な機能やフォントなどを相互に補いながら質の高いプレゼン資料が作れます。
OfficeSuite
『OfficeSuite』はビジネスツールのオールインワンパッケージといえるアプリです。GooglePlayで提供されているオフィスアプリの中で、ダウンロード数ランキングが常に上位の人気ツールです。
Microsoft製のWord・Excel・PowerPointファイルを簡単に表示・編集・作成でき、旧バージョンのファイルにも対応しています。また、これらの文書をPDF化できるので、データ共有の際に役立ちます。
デバイス別におすすめの資料作成アプリ
デバイスに特化したアプリを使うと、それぞれの特色を活かした機能を利用できます。よりオリジナリティを感じさせる資料を作成できるでしょう。
iPhoneやiPadならKeynote
『Keynote』はアップル社製のmacOS・iOS専用プレゼン作成アプリです。iCloud上で編集できるので、デバイスを問わず作成したファイルを常に最新の状態に保てます。
アップルがデザインした表現力豊かなテーマが用意され、プリセットの図形も種類豊富です。これらを使用すると、まるでプロが演出を手がけたようなプレゼン資料を手際よく作成できます。
また、KeynoteデータはPowerPointファイルとしての書き出しが可能です。仕事上PowerPointで資料を仕上げる必要がある場合でも、Keynoteで作成したスライドを反映できます。
- アプリ名：Keynote
- 価格：無料
- App Store：ダウンロードページ
AndroidならDocs To Go
老舗のオフィス文書編集ツール『Docs To Go』は、国内で既に5000万ダウンロードを突破しているAndroid専用アプリです。MS Officeファイルの編集や保存ができ、旧バージョンにも対応しています。PDFファイルも閲覧可能です。
基本機能は無料で利用できますが、課金によりデスクトップファイルの同期やパスワード保護ファイルの編集が可能になります。
- アプリ名：Docs To Go
- 価格：無料（広告を含む、アプリ内購入あり）
- Google Play：ダウンロードページ
まとめ
今や仕事はPCだけでなくスマホでもできる時代です。特に外出する機会が多い人にとって、デスクワーク時以外にも資料の作成や編集ができることは、仕事を効率化する上で大きなメリットといえます。
ビジネス環境に合わせた自分なりのワークスタイルを確立できるよう、資料作成アプリを上手に活用しましょう。