資料作成ソフトを活用しよう
資料作成に携わる人たちの現場での悩みや、資料作成ソフトを利用するメリットなどを紹介します。
資料作成業務は負担が大きい？
会議やプレゼンを円滑に進める上で資料の存在は欠かせません。しかし、資料は参加者全員に見せるものであり、資料の出来具合いが会議の内容を左右する場合もあるため、資料作成に時間がかかることも多いでしょう。
あるアンケートによると、ひとつのプロジェクトに費やす時間の約1/3が『会議や資料作成』に割かれているというデータが出ています。そして会議や資料作成が非効率なことこそが、業務全体を無駄に肥大化させ残業を増やす大きな原因だと考えている人も多いです。
資料作成に費やす時間を減らすことが業務時間の削減になり、質の良い資料を作ることで会議の時間も削減できます。つまり、ハイレベルな資料をスピーディーに作成することで、業務全体の効率化が図れるといえるでしょう。
フォーマットやソフトで作成を支援
質の高い資料をできるだけ早く作成するために、フォーマットを常備しておくと便利です。会議やプレゼンで一度使用し、議論が円滑に進んだり参加者の評価が高かったりした資料は、構成やレイアウトをフォーマットとして保存し、使い回せるような形にしておきましょう。
多くのプレゼンや会議は参加者の顔ぶれが重なります。毎回同じフォーマットで作成した資料を使えば、参加者も資料の構成やレイアウトに慣れてくるので、回を追うごとに議論がスムーズに進むようになります。資料は発表者の補助的な存在でもあるので、内容とあわせて直感的な見た目も大事です。
資料作成の際には専用ソフトを積極的に活用しましょう。資料作成ソフトにはテンプレート・写真・イラストなど視覚に訴える素材や、簡単に表やグラフなどを作れる機能が豊富に用意されています。見栄えが良い資料を早く作る上で大いに役立つでしょう。
資料作成ソフトの選び方
会議やプレゼンの内容によって、資料の種類も大きく異なります。スライドを使いたい場合や表やグラフを多めに見せたい場合など、資料ごとに内容をしっかりとイメージしてソフトを選ぶことが大事です。
特徴や機能で選ぶ
資料作成ソフトとしてシェアが高いOffice製品を例にとって解説します。
| Word（ワード） | 文書作成に適したソフトです。文字や段落の書式設定機能が揃っています。
社内・社外向けの文書作成などに活用できます。 |
| Excel（エクセル） | 表計算の作成に適したソフトです。計算や表・グラフの作成機能が豊富です。
見積書や請求書、シフト表などの作成に活用できます。 |
| PowerPoint（パワーポイント） | スライド作成に適したソフトです。
プレゼン用の資料やマニュアルなどの作成に活用できます。 |
MacなどOSの種類で選ぶ
同じような特徴や機能を持っていても、利用できる環境に制限されるソフトがあります。人気のプレゼンソフト『Keynote』と『PowerPoint』の比較を以下に示します。
| Keynote | Apple社製でMacのみ利用できます。操作性が良く、アニメーションを多用した美しいスライドが作れるメリットがあります。価格がPowerPointの1/10程度で済みます。一方、印刷に不向きで、PowerPointに備わっているようなクリップアート機能がありません。 |
| PowerPoint | WindowsとMacの両方で利用できます。Keynoteに比べ機能が豊富で、ユーザーが多いため共同作業やファイル交換がしやすいメリットがあります。 |
利用可能なOSだけでなく、特徴や機能も考慮した上で比較することが重要です。
おすすめの資料作成ソフト
利用シーンに合わせて選べるおすすめの資料作成ソフトを三つ紹介します。
パソコンソフトの定番Microsoft PowerPoint
プレゼンといえばPowerPointといわれるほど、長い間ビジネスシーンでの資料作成ツールとして定着しているソフトです。
写真やイラストなどを簡単に組み込めるので、視覚的に優れた資料を作成できます。また、表やグラフなどを使った数値データの作成も直感的にできるメリットがあります。
多くの現場で利用されているのでデータの受け渡しやチーム作業も苦になりません。Office系ツールを主に利用している環境なら、最優先で導入を検討すべきソフトといえます。
Microsoft PowerPoint 2016 - プレゼンテーション ソフトウェア
プレゼン向けならPrezi
魅力的なプレゼン資料を目指すなら『Prezi』がおすすめです。あらかじめ用意されたデザイン性の高いテンプレートを使って、単なるスライドショーではなく映像作品を見ているかのような、インパクトのあるプレゼン資料を作成できます。
MacやWindowsのPCだけでなくタブレットやスマホでも利用可能で、ネット環境下ではクラウドでの編集やリモートプレゼンができます。華やかでダイナミックなプレゼンを演出したい場合に試す価値のあるソフトです。
プレゼンソフト | オンラインプレゼンツール | Prezi
クラウド型で便利なZoho One
場所を問わず手軽に資料を作りたい人におすすめのサービスが『Zoho One』です。資料作成ソフトだけでなく数多くのビジネスツールが用意され、それぞれを目的に合わせて自由に選択しクラウド上で作業できます。
Googleアカウントがあれば誰でも利用できる上に、複数の人が同時にアクセスして編集可能なので、グループでのプレゼン資料作成に向いています。
Zoho One - 40のWebアプリで、あらゆるビジネスニーズに対応
まとめ
良質な資料を速く作るには、構成やレイアウトを定めたフォーマットの利用が効率的です。資料作成ソフトを使うことで、さらに作業を簡略化でき速く仕上げられます。
資料を使う会議やプレゼンの目的をしっかりと理解し、資料作成に利用するソフトの機能を上手に使いこなすことで、理想の資料を作れるようになるでしょう。