リモートワークの注意点
リモートワークの注意点をしっかり押さえておかなければ、導入を機に企業のシステムが崩れてしまう恐れがあります。そのため、一つ一つ丁寧に確認しましょう。
長時間労働をさせない
リクルートワークスの調査でリモートワークしている人の17.3％が週55時間以上もの長時間働いているという結果が出ています。移動がなく快適な環境で働けるため効率が上がるという考えとは反対の実態となっているのです。原因として以下のようなものが考えられます。
- プライベートとの切り替えが難しい
- さぼっていると思われないように成果を焦ってしまう
- コミュニケーションがスムーズにいかず無駄な時間を作ってしまう
自宅という誘惑が多い場所では集中力を保てない人もいます。また、働く姿を見せれず成果でしか判断されなくなれば、プレッシャーを感じることもあるでしょう。会社内でのやり取りを円滑に進められる環境づくりが欠かせません。
出典：全国就業実態パネル調査｜基幹調査｜リクルートワークス研究所
情報格差を生まない
社員の間で情報格差があると、ことあるごとに説明が必要となり仕事の効率は極端に低下します。特に、在宅ワーカーとオフィスワーカーが混在している場合、オフィスにいなければ分からないことが出来てしまい情報格差が生まれるリスクが高いです。
対策として、会議の議事録や財務状況をだれでも見られるようにしておくことがあげられます。また、メモの感覚で適宜情報をnotionといったツールにまとめておくと良いでしょう。
- ツール名：notion
- インストールページ： Google Play のアプリ
社内のオンラインコミュニケーションサービスでの会話のルールを作る
リモートワークでは、必然的にメンバー同士の会話は減ってしまいます。しかし、交流関係を深めることはリモートワークであっても重要であるため、積極的なオンラインでのコミュニケーションが求められます。自然で円滑なやり取りをするためにチャットを用いるのがいいでしょう。
とはいえ、チャットでのやり取りに慣れておらず、失礼になっていないか、本来の意図と違うように受け取られていないかと不安を感じる方もいます。抵抗を持ったままでは、コミュニケーションがうまく取れないので、社内の共通のルールや文化を決めておく必要があります。
社内のオンラインコミュニケーションサービスでの会話のルールの具体例
チャットやビデオ通話といったオンラインのコミュニケーシにはどのようなルールを設ければいいのかご紹介します。
チャットでのルール
チャットで会社の人間やビジネスパートナーとやり取りすることに慣れていない方は、様々なことに不安や戸惑いを感じると思います。そのようなコミュニケーションの障害を取り除き、コミュニケーションを円滑にするルールとして以下のようなものが挙げられます。
- 社内に限り、絵文字やスタンプでの反応を認める
- 勤務時間はチャットは起動したままにする
チャットでは絵文字やスタンプが使えますが、失礼になってしまうのではないかと思い使えず、簡単な反応をしたい際に困ることがありえます。そこで、絵文字やスタンプでの反応を当たり前にすることでスムーズなやり取りができるようになります。
また、勤務時間にオンラインにしておくことを義務化することで、誰が今働いているのかが確認できるうえに、連絡に対して即座に反応できるので、効率的にやり取りを行うことができます。
ビデオ通話でのルール
リモートワークでの会議ではビデオ通話が用いられることがほとんどです。ビデオ通話でのふるまいや常識に共通認識がないために円滑に会議が進まないということもあるでしょう。そこで、押さえておきたい基本ルールを紹介します。
- 有線のイヤホンマイクで参加する
- しばらく話さないときや雑音があるときはミュートにする
- コミュニケーションの際の相槌は大きめにする
ビデオ通話では、パソコンのスピーカーでは聞こえにくいことがあるのでイヤホンを使いましょう。また、接続が悪くなることもあるので有線のものがおすすめです。また、話し手が話しやすいように雑音が入らないようミュート機能を使いましょう。
ビデオ通話では、相手に表情やリアクションが伝わりにくいので、相槌をオーバーにして聞こえていることを随時伝えるようにする必要があります。
リモートワークのセキュリティ対策
リモートワークの導入にあたって欠かせないのがセキュリティ対策です。内部ネットワークだけでなくインターネットを用いた通信となるため、根本的にセキュリティ環境を見直す必要があります。
セキュリティポリシー・ルールの徹底
まずは、セキュリティーポリシーと言われる企業や組織におけるコンピューターのセキュリティーに関する方針や行動指針の見直しが必要です。組織のセキュリティーレベルが統合されるだけでなく、社員一人一人の意識を高めることが出来ます。
また、端末やアカウントの管理、データの持ち出しなどに関するルールを就業規則に盛り込みましょう。ルールを破った場合には罰則を設けるなどして規則を徹底させましょう。
パスワード管理と多要素認証の導入
リモートワークでは、外部から社内ネットワークにアクセスするための環境を作ることになります。その際、ユーザー認証で用いるパスワードの管理を徹底しましょう。安全度の高いパスワードを設定することは当たり前ですが、定期的にパスワードを変更することも重要です。
そして、パスワード認証では限界の場合、認証の3要素である「知識情報」「生体情報」「所持情報」のうち2つ以上を用いた多要素認証を導入しましょう。知識情報を2回問う二段階認証ではなく二種類使うように注意が必要です。
セキュリティ問題発生時のマニュアル作成
どんなにセキュリティー対策をしても万が一ということがあり得ます。問題が発生したときに備えて、対処マニュアルを準備しましょう。また、社員一人一人が問題に対応できるように教育体制を整えることが必要です。迅速な対応を取ることで被害を最小限に抑えることができるので、誰でも解決できる状態を作ることが重要です。
まとめ
今回は、リモートワークの注意点をセキュリティー対策も含めてご紹介しました。
コロナウイルスを機に働き方は大きく変わろうとしています。企業の体制を大幅に変えることになりますが、最初のルール作りが最も大切となります。リモートワーク導入の注意点をしっかり押さえ、正しく施策することでうまく時代の流れに乗ることが重要です。