複数案件を効率的に回すためのタイムマネージメント

はじめまして。Web関連のお仕事をしております、河野です。普段は、デザインやライティングからECサイト運営まで、Webマーケティングに関わる色々なお仕事をさせていただいています。

私は、複数の案件を同時に回すことが多いので、本記事では、どうやってタイムマネージメントを行っているのか、皆さんにご紹介していきたいと思います。

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1. 余裕のあるスケジュールを提示する

クライアントから、お仕事の依頼をいただいたときに、まずしなければないのが、納期と費用の提示です。

いただいた作業ボリュームに目を通し、自分なら何時間くらいかかるのか、また作業時間と時間単価をかけた場合、どのくらいの費用感になるのか、ざっと計算します。

万が一、他の仕事とバッティングしたり、不慮の事態が発生したりすることも考慮して、バッファをプラス1週間くらい取ってクライアントに提示します。

こうすることにより、納品の遅れを防ぎ、クライアントの信頼を獲得することができます。

また、作業を開始して、実際のスケジュールより、予想以上に時間がかかりそうなときは、早い段階でクライアントに相談して、納期を延ばしてもらうようにしましょう。

2. 作業時間を計る

時給制の仕事以外に、業務請負の仕事もしていますが、そのときも必ず時間を計るようにしています。

無料で使えるタイマーアプリがありますので、好きなものを使っていただいて構いません。私は、Toggl Trackというアプリを使っています。

時間を計ることによって、自分の生産性が可視化できるし、次回以降の仕事に対して、適切な時給が提示できるようになります。

3. 異なる分野の仕事を組み合わせて気分転換を図る

私は、同時期に進行する案件としては、なるべく異なるジャンルの仕事を選ぶようにしています。

なぜなら、その方が気分転換になるし、頭の中がクリアになるからです。

たとえば、似たような案件ばかり同時に担当していると、AとBの案件のルールがごちゃごちゃになってしまい、AのルールをBに適用したり、BのルールをAに適用したりということになりかねません。

異なるジャンルの仕事を組み合わせたほうが、ミスが少なく、仕上がりも良いものになると考えています。

2時間仕事をして、30分休憩する場合にも、30分の休憩時間に、別の仕事を眺めているだけで、より良いアイディアが浮かんでくることがあります。

4. 朝の時間帯を活用する

私は、朝のほうが頭がクリアで、良いアイディアが浮かぶことが多いので、朝の時間帯を活用しています。

たとえば、午前9時からAという仕事が入っている場合、午前7時からBという仕事をするようにしています。

前述したとおり、異なるジャンルの仕事を組み合わせることにより、より良いアイディアが浮かんでくることがあります。

朝の時間帯を活用することにより、本業にも良い影響を与えることがあります。

一方、夜はあまり夜更かししないようにしています。早起きするほうが効率が良いので、夜12:00までには就寝するようにしています。

5. 請求書はツールで自動化する

請求書は、ツール使って自動化しています。自動化により、時短はもちろん、請求漏れやヒューマンエラーを防ぐことができます。

私は、クラウド請求管理サービス「INVOY」を利用しています。INVOYには、毎月自動で請求書を作る機能があるので、同じクライアントの請求であれば、ほぼ工数不要で作成することができます。

メールを入力すれば、ワンボタンで、クライアントに請求を送ることができます。

また請求書以外にも、業務委託契約書も、ツールを使って自動化しています。

6. クライアントとの相性を評価する

最後に、仕事が終わって、報酬の振り込みが済んだあとに、クライアントとの相性の評価をするようにしています。

具体的には、次の項目を5点満点で採点しています。

  1. 仕事のしやすさ
  2. 指示の的確さ
  3. かかった時間に対する収入
  4. 修正回数
  5. 契約書や支払いなどの手続きのスピーディーさ

4点以上は、次回以降もリピートの可能性がありますが、4点未満はリピートしないようにしています。

効率的に複数の仕事を回していくためには、クライアントも取捨選択することが重要です。

赤字案件でも、仕事がないよりマシという人もいるかもしれませんが、トータルで赤字単価になるものは、お断りするようにしています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。複数の案件を効率的に回すためには、タイムマネージメントが重要です。1日は、皆に平等に24時間しかないのですから、できるだけたくさんの仕事を、短時間でこなさなければなりません。

ツールで代用できる業務はどんどん自動化して、本業に集中できる環境を作りましょう。

また、自分の生産性を上げることも重要ですが、クライアントの精査も同じくらい大切です。タイムマネージメントは、クライアントとの相性によるところが大きいからです。

上記の点に注意すれば、複数の案件を回しやすくなると思います。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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