Zapierの効果的な使い方はたくさん。基本操作や活用例を紹介

Zapierは、業務自動化ツールの一つです。使用頻度の高いサービス同士を連携させることで手間を省くことができます。連携・設定はWeb上で行えるため、プログラミングの知識がなくても操作可能です。基本的な使用方法と、便利な使用例を紹介します。

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Zapierとは

Zapier(ザピエル)とは、オフィス業務を自動化・効率化できるテクノロジーツールの一つです。

業務自動化に役立つツール

業務を進めるにあたって、さまざまなサービスやアプリを使用する機会も多いのではないでしょうか。

Zapierは、サービスやアプリをそれぞれ連携でき、業務を自動化・効率化することができます。Zapier以外にも自動化ツールはありますが、その他のツールと比べると以下の特徴があります。

  • 連携できるアプリが多い
  • カスタマイズ性に長けている

また、ツール導入はエンジニアの専門分野のように思われますが、ZapierはWeb上でアカウントを連携できるため、プログラマーでなくても比較的容易に扱えます。

Zapierの基本的な使い方

Zapierの基本的な使い方を紹介します。

Zap作成

『Zap』とは『異なるサービス同士を組み合わせて作成した一つのアプリ』を指します。

新しくZapを作成したい場合には、2種類の方法があります。

  • Zapページ上部にある「MAKE A ZAP!」を押す
  • Zap一覧にある「Make a New Zap」を押す

トリガー登録

『トリガー』とは『アクションの対象となるサービス』を指します。

例えば、Gmailに送られてきた内容をChatworkを通じて確認したい場合、トリガーに該当するサービスは「Gmail」です。

トリガーの登録方法は以下です。

  • 「Choose a Trigger App」の検索窓から、トリガーとなるアプリを選択する
  • 「New Labeled Email」→「Save + Continue」を押す
  • トリガーとなるアプリのアカウント連携を行うため「Connect an Account」を押す
  • Zapierと連携・アクセスするため「許可」を押す

アクション登録

『アクション』とは『アクションの内容を反映(通知)するサービス』を指します。

例えば、Gmailに送られてきた内容をChatworkを通じて確認したい場合、アクションに該当するサービスは「Chatwork」です。

アクションの登録方法は以下です。

  • 「Choose an Action App」の検索窓から、アクションとなるアプリを選択する
  • 「Create Shreadsheet Row」→「Save + Continue」を押す
  • トリガーと同様に、アクションもアプリのアカウント連携を行うため「Connect an Account」を押す
  • Zapierと連携・アクセスするため「許可」を押す
  • 「Close and continue」を押す

便利な使い方例

Zapierはさまざまなサービスを連携できます。数ある組み合わせの中でも、特に便利な三つの事例を紹介します。

kintoneのWebhook機能でGmailと連携

トリガーを『Kintone Webhookでレコード追加』に設定し、アクションを『Gmailで通知する』に設定したZapです。

2017年にKintoneがWebhook機能に対応したことで、さまざまなステータスの更新を外部サービスから受け取ることができるようになりました。WebhookとGmailの組み合わせを作ることで、Kintone上のアプリのレコード追加、編集、ステータスの更新通知をGmailから受け取れます。

Kintone上のステータス変更であっても、Kintoneにログインすることなく確認を進めることができます。Gmail以外にも連携可能なため、よく使うサービスと紐付けてみましょう。

EvernoteでWordPressの記事を管理

トリガーを『Evernoteで新規ページ作成』に設定し、アクションを『WordPressで公開』に設定したZapです。

Evernoteはノートアプリの一つです。ブログなどの下書きにはノートアプリを使用する人も多いため、下書き記事を実際にアップしようと思うと、コピー作業が伴います。しかし、そういった手間もZapierでEvernoteとWord Pressを紐付けることで自動的に内容を反映することができます。

TrelloのタスクをGoogle Calendarへ反映

トリガーを『Trelloでスケジュール追加』に設定し、アクションを『Google Calendar』に設定したZapです。

Trelloは、タスク管理アプリです。Trelloはタスクで進捗具合をしっかりと追うことができる一方、進捗度合いをカレンダー上で管理することができません。そのため、Trelloで管理しているタスクをスケジュール化するためにGoogle Calendarを使用します。

TrelloとGoogle Calendarを連携することでタスクをカレンダー上で把握することができるため、日単位・週単位で抜け漏れなくタスクを管理できます。

まとめ

Zapierは、日々さまざまなサービスを使用するビジネスマンにおすすめのアプリです。Zapierを導入することで、ログインなどの手間を自動化することができます。また、連携はWeb上で行えるため、プログラミングの知識がなくとも簡単に操作できます。

よく使うサービスを紐付けて、業務の効率化を図りましょう。

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