Zapierとは
Zapier(ザピエル)とは、オフィス業務を自動化・効率化できるテクノロジーツールの一つです。
業務自動化に役立つツール
業務を進めるにあたって、さまざまなサービスやアプリを使用する機会も多いのではないでしょうか。
Zapierは、サービスやアプリをそれぞれ連携でき、業務を自動化・効率化することができます。Zapier以外にも自動化ツールはありますが、その他のツールと比べると以下の特徴があります。
- 連携できるアプリが多い
- カスタマイズ性に長けている
また、ツール導入はエンジニアの専門分野のように思われますが、ZapierはWeb上でアカウントを連携できるため、プログラマーでなくても比較的容易に扱えます。
Zapierの基本的な使い方
Zapierの基本的な使い方を紹介します。
Zap作成
『Zap』とは『異なるサービス同士を組み合わせて作成した一つのアプリ』を指します。
新しくZapを作成したい場合には、2種類の方法があります。
- Zapページ上部にある「MAKE A ZAP!」を押す
- Zap一覧にある「Make a New Zap」を押す
トリガー登録
『トリガー』とは『アクションの対象となるサービス』を指します。
例えば、Gmailに送られてきた内容をChatworkを通じて確認したい場合、トリガーに該当するサービスは「Gmail」です。
トリガーの登録方法は以下です。
- 「Choose a Trigger App」の検索窓から、トリガーとなるアプリを選択する
- 「New Labeled Email」→「Save + Continue」を押す
- トリガーとなるアプリのアカウント連携を行うため「Connect an Account」を押す
- Zapierと連携・アクセスするため「許可」を押す
アクション登録
『アクション』とは『アクションの内容を反映(通知)するサービス』を指します。
例えば、Gmailに送られてきた内容をChatworkを通じて確認したい場合、アクションに該当するサービスは「Chatwork」です。
アクションの登録方法は以下です。
- 「Choose an Action App」の検索窓から、アクションとなるアプリを選択する
- 「Create Shreadsheet Row」→「Save + Continue」を押す
- トリガーと同様に、アクションもアプリのアカウント連携を行うため「Connect an Account」を押す
- Zapierと連携・アクセスするため「許可」を押す
- 「Close and continue」を押す
便利な使い方例
Zapierはさまざまなサービスを連携できます。数ある組み合わせの中でも、特に便利な三つの事例を紹介します。
kintoneのWebhook機能でGmailと連携
トリガーを『Kintone Webhookでレコード追加』に設定し、アクションを『Gmailで通知する』に設定したZapです。
2017年にKintoneがWebhook機能に対応したことで、さまざまなステータスの更新を外部サービスから受け取ることができるようになりました。WebhookとGmailの組み合わせを作ることで、Kintone上のアプリのレコード追加、編集、ステータスの更新通知をGmailから受け取れます。
Kintone上のステータス変更であっても、Kintoneにログインすることなく確認を進めることができます。Gmail以外にも連携可能なため、よく使うサービスと紐付けてみましょう。
EvernoteでWordPressの記事を管理
トリガーを『Evernoteで新規ページ作成』に設定し、アクションを『WordPressで公開』に設定したZapです。
Evernoteはノートアプリの一つです。ブログなどの下書きにはノートアプリを使用する人も多いため、下書き記事を実際にアップしようと思うと、コピー作業が伴います。しかし、そういった手間もZapierでEvernoteとWord Pressを紐付けることで自動的に内容を反映することができます。
TrelloのタスクをGoogle Calendarへ反映
トリガーを『Trelloでスケジュール追加』に設定し、アクションを『Google Calendar』に設定したZapです。
Trelloは、タスク管理アプリです。Trelloはタスクで進捗具合をしっかりと追うことができる一方、進捗度合いをカレンダー上で管理することができません。そのため、Trelloで管理しているタスクをスケジュール化するためにGoogle Calendarを使用します。
TrelloとGoogle Calendarを連携することでタスクをカレンダー上で把握することができるため、日単位・週単位で抜け漏れなくタスクを管理できます。
まとめ
Zapierは、日々さまざまなサービスを使用するビジネスマンにおすすめのアプリです。Zapierを導入することで、ログインなどの手間を自動化することができます。また、連携はWeb上で行えるため、プログラミングの知識がなくとも簡単に操作できます。
よく使うサービスを紐付けて、業務の効率化を図りましょう。