Zapierでタスクを自動化しよう。専門知識なしで生産効率アップ

インターネットが私たちにとって身近なものになるにつれ、ビジネスにおける業務内容も少しずつ変わってきました。そんな中、近年注目されているのがZapierです。Zapierを使った業務内容や、その詳細について紹介していきます。

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Zapierとは

日々の業務の中で単純作業の繰り返しは案外多く、時間を取られてしまうことも多々あるのではないでしょうか?仕事相手からのメールを転送したり、メールに添付されているデータを保存したりなど、その作業内容もさまざまです。

そんな単純作業の時間を短縮したいときに活躍してくれるのが『Zapier』です。Zapierとは、どのような機能を備えているツールなのでしょうか?基本知識について見ていきましょう。

知識なしでできるタスク自動化ツール

Zapierは、現在多くのビジネスシーンで活用されている『タスク自動化ツール』です。2012年にアメリカで誕生したこのツールは、当初、対応サービスが25種類でした。しかし、現在はそのサービスの数も増加し、多くのユーザーから支持を得ています。

以前までは、エンジニアしかできなかったようなタスクの自動化設定ですが、誰でも簡単に作れるのがZapierです。

Google AppsやTwitter、Facebookなどのメジャーなアプリとも連動できるため、日々の単純作業を効率的にこなす手助けをしてくれるでしょう。

1000以上のアプリと連携可能

Zapierの特徴の一つに『1000以上のアプリと連携できる』という点が挙げられます。対応しているアプリが多いからこそ、幅広い業務内容に対応できるのがZapierのメリットです。

先ほど簡単に触れたメジャーなアプリに加え、WordPressやSpotifyといったCMS環境にも対応しています。

幅広いジャンルのツールをニーズによってつなげ合わせ、自動実行型のワークフローを作成すれば、多くの作業時間を短縮することができます。

Zapierを使う上で覚えておきたい用語

Zapierを利用する際に知っておきたい基本的な用語があります。これらは、Zapier内でよく登場するワードなので、使用する上では欠かせない用語といえるでしょう。

Zapierの特徴の一つに、日本語のメニューがないという点が挙げられます。基本用語を理解していないとうまく活用できない可能性もあるので、しっかり理解してスムーズに扱えるようにしましょう。

起点となるTrigger

Zapierを使う上で知っておきたい用語の一つ目が『Trigger』です。Triggerとは、作成した自動ワークフローを実行させるWebアプリの『条件(起点)』を指します。

特定の差出人からのメールを受信したとき、それをグループ間で共有するというフローを作成した場合、『特定の差出人からメールを受信したとき』という前半部分の条件がTriggerにあたります。

ワークフローにおける出発点となる部分なので、どんなフローを作成する際にも必須の要素です。

行動を指すAction

『Action』は、『Triggerを受けた上で実行したいWebアプリの行動』を指しています。

先ほど紹介した例で示すと『グループ間で共有する』という部分がActionにあたります。Triggerがフローにおける処理の開始地点であるのに対し、Actionは、処理の最終地点と認識しておくとよいでしょう。

ワークフロー単位Zap

TriggerとActionで構成されているフローの単位をZapierでは『Zap』と表します。

Zapierにログインしたあと、ホーム画面上にあるZapsというボタンをクリックすると、自分が今まで作成してきたワークフローの一覧を確認できます。

実行されるTask

作ったフローが実行されると『Task』として履歴が残ります。ログイン後の画面で『Task History』というメニューを選択すれば、時系列ごとにフローの実行履歴が確認可能です。

のちで触れますが、Zapierには無料会員と有料会員があります。フローの実行回数が上限に達するとZapは動作しなくなります。

Zapierの料金形態と登録方法

Zapierは、会員登録型のフロー作成ツールです。実際に利用するためには登録の必要があるのですが、その方法と料金形態はどのようになっているのでしょうか?

料金プランにより、Zapierで利用できる機能にも差があります。それぞれのプランの特徴や違いについてまとめていくので参考にしていきましょう。

料金プラン

Zapierの料金プランは大きく二つに分けられます。一つは『個人および専門家』に向けたプランで、もう一つは『チームと企業』に向けたものです。さらに、個人や専門家に向けたプランには四つの料金プランが用意されているので、それぞれの価格帯についてまとめていきます。

まず、個人や専門家に向けたプランは『無料プラン』『スターター(20ドル)』『プロフェッショナル(50ドル)』『プロフェッショナルプラス(125ドル)』に分類されます。それぞれ月額支払いで機能が異なります。

チームと企業に向けたプランは一つで、月額『250ドル』のプランです。まだ公開されていませんが、チームと企業に向けた新プラン『カンパニープラス』というものも実装予定なので、さらに作業内容の幅は広がっていくといえるでしょう。

プランによる性能の違い

それぞれのプランごとに料金を見てきましたが、プランによって異なる性能の違いについて具体的に見ていきましょう。大きく異なる点は『設定できるワークフローの数(Zap)』と『月間で実行できるワークフローの処理数(Task)』です。

無料プランで作成できるZapの数は『5個』、スターターは『20個』、プロフェッショナルは『50個』、プロフェッショナルプラスは『125個』、チームは『無制限』となっています。

フローの実行数(Task)は、無料が『100回』、スターターが『1000回』、プロフェッショナルが『3000回』、プロフェッショナルプラスが『1万回』、チームが『5万回』です。

ほかにもワークフローの実行インターバルにも違いがあり、無料とスターターは『15分ごと』に実行されるのに対し、それ以外のプランだと『5分ごと』にフローが実行されます。

これらの違いを考慮した上で、自分のワークスタイルに適したプランを選びましょう。

登録方法

Zapierの登録方法は簡単で、必要なのはメールアドレスのみです。トップページにアクセスすると、右側に登録するための情報入力項目が表れます。そこに、メールアドレスと名前、パスワードを入力すれば登録が完了します。

Zapierの使い方

Zapierに関する基本情報が分かったところで、実際にワークフローを作成する方法について紹介していきます。

Zapierでは、専門的なプログラミング技術などが必要ありません。基本用語と流れだけ覚えてしまえば、誰でも簡単にワークフローを作れます。

ワークフロー作成の流れをおさえ、実際に簡単なものから作ってみましょう。

Make a ZapでZapを作る

まずは、ログイン後の画面から、新規のZapを作成するために『Zaps』をクリックします。ページ上部にある『MAKE A ZAP!』ボタン、あるいは、Zap一覧の中にある『Make A New Zap』ボタンをクリックしましょう。

Triggerを登録する

『MAKE A ZAP!』ボタン、あるいは、Zap一覧の中にある『Make A New Zap』ボタンをクリックしたあとに行うのが『Triggerの登録』です。

紹介してきたように、ZapはTriggerとActionによって構成されるため、まずはTriggerから決めていきます。

たとえば、Gmailを使ったワークフローを作成したい場合、この段階で選ぶAppsにGmailを設定します。すると、Triggerにしたい内容の一覧が表示されるため、その中から自分の求めているものを選択し『Save+Continue』ボタンをクリックします。

Actionを登録する

登録したいアプリケーションの設定が完了したら、次に登録するのが『Action』です。Actionで選択するアプリケーションは、自分の求めているワークフローの機能によってさまざまです。

Actionの設定が完了した段階で、TriggerとActionによるフローのテスト内容が表示されます。テスト内容が表示された段階で、右下にある『Create&Continue』ボタンをクリックし、『Test Successful!』というメッセージが表示されればワークフローの完成です。

Zapを作成する際に便利な機能

ZapierでZapを作成するときには、使えると便利な機能があります。それぞれの機能をうまく使いこなすことで、Zapの作成も捗りますし、便利な機能を付け加えることもできます。それぞれの機能の特徴や使い方についてチェックしていきましょう。

条件が付けられるFilter

Zapでは、TriggerとActionの間に『Filter』という機能を挟み込むことができます。この機能は、特定の条件のみでワークフローを実行させたいときに便利です。

たとえば、『メールを受信したとき、添付されているデータを自動で保存する』というZapを作るとします。このZapでFilterを活用すると、特定の差出人のメールに添付されているもののみを保存するという条件を加えることもできます。

イメージとしては、Zapが自動化する範囲をさらに細かくするのがFilterの役割だと考えておくとわかりやすいでしょう。

時間指定が可能なSchedule by Zapier

Zapの実行時間を指定できる機能が『Schedule by Zapier』です。Zapによっては、毎日実行してほしいものもあれば、特定の曜日や時間だけ稼働してくれれば問題ないというものもあるでしょう。

Schedule by Zapierを使えば、日にち・時間・実行ペースを設定できます。ただし、料金プランにより実行回数やインターバルに限度がある場合は、希望通りに作動しなくなる可能性もあるため、自分のプランに合わせて活用するとよいでしょう。

作業効率を上げるZapierの使用例

作業効率を上げられるツールとして、さまざまなシーンで活躍しているZapierですが、実際に活用されているのはどのような場面なのでしょうか?

Zapierの使用例は無数に挙げられますが、中でも特に多くの人が活用しているフローを紹介していきます。使用例を参考にして、自分のワークスタイルに適したフローを作成しましょう。

Dropboxのファイル通知をSlackで受け取る

Dropboxとは、さまざまなデータを保存・共有するときに便利なツールですが、Slackとはどのようなツールなのでしょうか?

Slackとは、チャットワークなどと同じような『コミュニティツール』です。使用感は、全世界で多くの人から使われているLINEと似ています。

DropboxとSlackによってフローを作成することにより、私たちは、Dropboxに新しいデータが保存された通知をslackで受け取れるようになります。

これにより、データ共有の見落としやわざわざDropbox内を確認する必要がなくなるので、多くのビジネスシーンでこのフローは活躍しています。

データをスプレットシートに書き出す

データ管理は大切な仕事ですが、時間がかかる単純作業だとも捉えられます。すでに算出されているデータを別のツールに打ち込んでいくだけの作業は、特に短縮したい業務内容でしょう。

ZapierでGoogleスプレッドシートを使ったフローを作れば、豊富なデータを自動でスプレッドシートにまとめられます。

近年話題になっているPayPalとスプレッドシートを使ったZapを作れば、PayPalでの決算処理や取引履歴をスプレッドシートに自動でまとめられます。数値入力などは、人の手で行うと時間のかかる作業です。Zapierを活用して仕事を効率化させましょう。

Slackの発言をLINEに転送する

先ほど簡単に紹介したSlackですが、ここでの発言を似たようなコミュニケーションツールであるLINEに転送するよう自動化設定することもできます。

たとえば、Slackで特定の内容に関するやりとりを行っている企業において、訳があってSlackが開けない人がいたとします。

Slack内のやりとりを利用できない人に伝えるためには、別の媒体で転送する必要がありますが、その別媒体がLINEだった場合に、やりとりを自動で転送できるように設定できます。

つまり、わざわざLINEを開いて文章を打ち直す必要はなく、Zapierによって自動で転送できるということです。

その他のサービスとの比較

Zapierのようなタスク自動化ツールは、現在多くの場面で活用されています。それを受け、Zapier以外にも似たようなサービスが誕生しているのですが、ほかのサービスの実態はどのようなものなのでしょうか?

世界中で利用されているサービスや、誕生してからあまり時間の経っていないサービスなど、それぞれに特徴があります。機能やメリットを比較した上で、Zapierのよさやほかのサービスの可能性について検討していきましょう。

定番のIFTTT

ウェブ連携ツールの定番とされているのが『IFTTT』です。このサービスの特徴はレシピ(アプリの組み合わせ例)の多さで、ワークフローの作り方に関する解説も、ほかのサービスに比べかなり豊富に用意されています。

操作が簡単なのも魅力の一つで、『if this then that(もし〜したら〜する)』という文章にアプリケーションを当てはめていくだけでフローが作れます。

IFTTTには、パソコンで利用できるブラウザ版とスマートフォンで利用できるアプリ版がありますが、アプリ版だと、写真フォルダやカレンダーなど、スマートフォン独自の機能を利用できます。

Microsoft Flow

2016年4月にプレビュー版が公開されたばかりの比較的新しいサービスとされているのが、Microsoftが提供している『Microsoft Flow』です。

対応しているアプリの数は、ほかのサービスに比べると少ないですが、Office365などの同社製アプリとの連携力が強いため、Microsoft関係のアプリを頻繁に使う人には最適なサービスと言えます。

初めから多数のテンプレート(IFTTTで言うところのレシピ)が用意されているのもポイントで、使い方がわからなくてもある程度のフローを作成できます。まだ新しいサービスなので、これからの成長が楽しみなツールです。

Zapierは連携サービスが豊富

Zapier以外の二つのサービスに関して紹介しましたが、中でもZapierは、IFTTTのライバルとして海外では認知されています。

Zapierの最大の魅力は、豊富な連携サービスにあります。IFTTTやMicrosoft Flowよりも連携できるアプリが多く、ほかのサービスではできない細かい連携設定が可能な点もうれしいポイントです。

ただし、Zapierにもテンプレートはあるのですが、無料で使えるのは五つまでという決まりがあります。ほかのサービスよりも性能の高いワークフローを作成できますが、本格的な使用を考えるとお金がかかるというのも特徴の一つでしょう。

まとめ

情報化社会と呼ばれる現代において、私たちの周りにはさまざまなデータや情報があふれています。ビジネスにおいて、それらをまとめたり処理したりする作業は必須の業務となってきました。

Zapierを使えば、人の手では時間がかかる作業を自動でこなすことができます。よりクリエイティブな作業に時間を費やせるよう、Zapierを有効活用しましょう。

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