ビジネスメール返信の基本とは
ビジネスでやり取りするメールには、社会人として一定のマナーがあります。ビジネスメール返信の基本マナーを学びましょう。
もらったら返信するのがマナー
ビジネスメールは、もらったら基本的に返信するのがマナーです。特に返信が必要と思われないような内容であっても、『拝見しました』『確認いたしました』といった、伝達が完了した旨のメールを返信しましょう。お礼の一言を添えるとさらに印象が良くなります。
『返信不要』となっているメールには返信しなくてもマナー違反とはなりませんが、内容によって必要だと判断した場合は返信してもよいでしょう。
自分のメールは自分で終わるのが基本
ビジネスメールはどこで終わらせたらよいのか迷うことがあります。そこで、基本ルールとして『自分が送ったメールは自分で終わる』ことを覚えておきましょう。
例えば、自分から用件を送信し、相手から返信があったら、それに対してお礼の返信をして終わるといった形です。ただし、必要以上にやり取りが続くのはビジネスメールにおいてあまり好ましくありません。内容は簡潔に、少ない回数でやり取りが終了するように心がけましょう。
メール返信のビジネスマナー
それでは、もう少し具体的なビジネスメールの返信について紹介していきます。具体的に返信する際の参考にしてください。
件名のRe:はどうする？
メールの相手が取引先だった場合、メール返信の件名に『Re:』を付けたままにするのがいいのか悩んだことがありませんか？ビジネスメールの場合、履歴を管理するために件名は変えずに返信するのが正解です。
やり取りが長くなって『Re:』が長く続いたら、『Re:』を一つにしたり、『Re（5）:』としたりなど、件名で何回目のやり取りなのか分かるようにすると分かりやすくて親切です。
また、件名に相手の名前が入っている場合でも、返信時に敬称を付けなくても失礼には当たらないというのがマナーとなっています。
引用の使い方
メールソフトでは返信ボタンから入力画面に進むと、相手の文章に『>』がついて表示されます。これは引用したという表記であり、相手の質問などに答える際などに使うと、どの質問に対する答えなのかが分かりやすくなります。
例えば以下のようにすることで、相手がメールを読む際にわざわざ自分が送ったメールを読み直さなくてもすみ、時間短縮が図れます。
>次回のMTGは○月○日○時からとなっております。承知いたしました。
ただし、『>』（引用マーク）がないと分かりにくくなるため、付けるのを忘れないようにしましょう。
返信しないのはどんなケースか
メールの宛先には『TO』『BCC』『CC』がありますが、『TO』以外の場合は返信義務はありません。TOが宛先であり、CCはコピーを送っておきたい場合、BCCはコピーを送るが、他の受信者のメールアドレスが分からないようにする場合という違いがあります。
よって、宛先であるTO以外の人は基本的に返信をしなくてもマナー違反にはならないのです。
また『返信不要』のメールにも返信しなくてよいのですが、CCや返信不要となっている場合でも、返信をした方がよいケースもあります。内容ごとに、返信が必要かどうか判断しましょう。
メール返信と時間について
メールを受信してから返信するまでに、どのくらいの時間が最適なのでしょうか？また、時間がかかってしまう場合はどのようにするのがよいのでしょう？基本的なマナーを紹介します。
返信までの時間
ビジネスメールの返信は、受信してから24時間以内にするのがマナーです。相手は返信を求めていることがほとんどで、しかもビジネスにおける返信ですから、速やかに行うに越したことはありません。
理想はメールを読んだすぐその場で返信するのがよいでしょう。メールの返信のタイムラグは、相手を待たせていることと同じです。できるだけ早く返信することで、相手が受ける印象が違います。いつも返信が遅いと、ルーズな人だ、仕事が遅いというイメージを持たれ、信頼関係を悪くすることにもなりかねません。
明確に回答できない場合は期限を示す
上記のように、ビジネスメールはすぐに返信するのがマナーですが、中には今すぐには答えられない内容の時もあります。そんな時は、どうしたらいいのでしょう。
ここでもやはり、できるだけ早く返信し、回答までに時間がかかることを知らせましょう。そして、可能ならばいつまでに回答できる、または○月○日に回答するなど、期限を明確にしましょう。
そうすることで、相手を待たせる場合でも、相手にストレスを与えずに待ってもらうことができます。
まとめ
ビジネスメールは、すぐに返信するのが基本的なマナーです。読んだらその場で返信することを習慣にしましょう。
返信をする際は、言葉遣いはもちろん、書き方のルールやマナーを守り、相手が読みやすく、もらって嬉しいと思えるような内容のメールにできるとイメージアップにつながります。
ビジネスメールのマナーを守り、スムーズで気持ちのいいやり取りを心がけましょう。