フリーランスが知っておきたい書類の基礎知識。契約書や請求書の書き方

フリーランスの仕事において、契約内容の不備によるトラブルはできるだけ避けたいものです。とはいえ、契約書などの書類も自分で作る必要があり、やはり不安が残ります。そこで今回は、仕事で使うことの多い書類の書き方をご紹介します。

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フリーランスの契約手続きの流れと注意点

フリーランスがクライアントと契約をするときには、業務委託契約を交わすケースがほとんどです。業務委託契約はフリーランスが企業などから業務を請け負い、成果を納品することで報酬を受け取る契約で、請負契約や委任契約、準委任契約などと法的根拠が同じです。

なお、請負契約は完成を約束して成果物を納めることで報酬を受け取り、委任契約や準委任契約は業務の遂行を目指す内容となっています。法的根拠は同じであるものの、業務委託契約という契約は法律上定められた契約類型ではないため、細かい点まで自由に調整ができるというメリットと契約内容によってはトラブルに発展しかねないというデメリットがあります。以下に業務委託契約の流れや注意点を見ていきます。

契約の流れ

業務委託契約の場合、契約の流れは大体共通しています。まず、クライアントから仕事の依頼を受けたら契約内容の取り決めや業務についての話し合いをします。この時に具体的な納期の締め切りや報酬額、業務の内容などの細かい内容を決めておいて、その内容に基づいた契約書を作成するという流れです。

契約書はクライアントが作成する場合もあればフリーランスが作成することもあります。いずれの場合でも、契約書が完成したら双方が内容を確認して、必要に応じて修正を加えます。お互いに納得できる内容の契約書ができたら、正式な業務委託契約書の製本を2通作成してフリーランスとクライアントの双方が保有して契約完了です。

普段から外注が多い企業の場合、同じ内容の業務委託をすることも珍しくないため、既に契約書が完成しています。その場合には、契約内容を確認して納得できた場合に受託するという流れになります。

契約書には細かく目を通そう。あいまいな契約でトラブルが多発

契約を交わすときには、先方に遠慮してあまり契約内容を確認せずに受任することがあります。しかし、契約するときにはクライアントが求める条件とフリーランスが希望する条件は真っ向から対立することが多いため、気になる点や改善を希望する点はしっかりと話し合った方がよいでしょう。なあなあで契約をしたばかりにトラブルが多発しているという現状もあります。

フリーランスにとっては、仕事をくれるクライアントというのは立場が上のように感じられますが、業務委託契約は報酬と技術を互いに提供し合う対等の関係です。業務内容や報酬、業務期間などの基本事項は明確にして、進捗報告や情報管理などの細かい部分についても話し合いや文書化を求めましょう。

フリーランスの契約書で気を付けたいポイント

フリーランスの契約書は、外注が多い企業ならば雛形を使って作成することもあります。しかし、個人や中小企業からの委託の場合には、契約書も自身で作成しなければなりません。また、先方が契約書を作成してきた場合でも、トラブルを未然に防いだりこちらに不利な契約を回避したりするために、必ず内容をチェックしましょう。以下に注意すべきポイントを挙げていきます。

料金(価格や着手金、キャンセル料)

フリーランスの報酬は、様々な支払い方法があります。トータルの額面はもちろんですが、材料の仕入れなど作業に取り掛かる際に費用が発生するときには、着手金という形で一部前払いで受け取ることも可能です。また、作業が大詰めになったところでキャンセルされてしまうと、費用や時間、手間を負担しても全く利益にはなりません。

そのため、作業の進捗状況や期日などでキャンセル料を設定しておくのも良いでしょう。そして、最終的な報酬の支払日も決めておく必要があります。金額が確定していても、支払期日を決めていなければいつ払われるかわからず、業務に支障をきたす恐れも考えられるためです。

万一の時の対応(瑕疵担保責任、仕様の変更など)

業務内容についてもお互いの取り決めが必要です。例えば、納品した後で何らかのトラブルが見つかった場合、何も補償がなければクライアントも納得できません。そのため、成果物に問題が生じた時には直ちに交換や返金などを行うといった瑕疵担保責任をつけることを希望されることが多いです。

2020年4月より改正民法が施行され、瑕疵担保責任は契約不適合責任に変わりました。

また、作業に取り掛かってから仕様の変更などを依頼された場合、本来の見積もりよりもコストがかかることも考えられます。そのため、フリーランスの側からすれば仕様の変更で追加請求や期日の延長などを求めるのも良いでしょう。

業務範囲や納品などのやり取り

業務委託契約の場合、完成品ではなく部分的な成果物を納品することがあります。請負契約の場合には完成品の納品が求められますが、業務委託契約では誠実に業務を履行するという内容に限られていますので、請け負う業務範囲について契約書に記しておくと良いでしょう。また、納品をどのようにするのかなどのやり取りについても事前に決めておくと作業がスムーズです。

榎本希

フリーランスが契約を行う際には主に請負契約か準委任契約となる場合です。

契約書を作成する際に特にトラブルになりやすいのが請負契約の場合に納品した物がクライエントの要望した物と違うため修正を求められる場合があげられます。

請負契約では契約内容に不適合があった場合にはクライエントは補修請求・代金減額請求を行う事ができます。

このようなトラブルを回避するために、契約の段階でしっかりクライエントの求める品質や状態など成果物の内容についてお互いの認識の違いがないように確認を行い、契約書にも詳細に記載をしておきましょう。

また、こちらは請負契約・準委任契約ともに多いトラブルですが、報酬面でのトラブルがあげられます。

報酬の金額とその業務にかかる労力などを加味した上で納得できる金額で交渉を行うようにしましょう。

そのためにも一般的な相場など予め自分自身でも調べておくなどすると良いでしょう。

報酬の発生タイミングや支払日や支払方法についてもしっかり確認をし、契約書に記載するようにしましょう。

フリーランスが請求書で気を付けたいポイント

フリーランスは仕事の内容によって請求額も異なってくるため、その都度請求書を自分で作成しなければなりません。その際、必要な内容が盛り込まれていないものを作成すると、クライアント側も経理の処理に困りますし、自分でもどのような内容の請求だったのかがわかりにくくなります。以下に請求書の作成で気を付けたいポイントやテンプレートなどをご紹介します。

請求書に載せるべき項目

請求書には、最低限書類作成者の氏名又は名称と取引年月日、取引の内容、取引金額(税込み)、書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称を記入しなければならないと決められています。このほかにも、必要に応じて成果物の数量や単価、内訳、振込先、支払期日などを記載しましょう。

請求書のテンプレート

請求書のテンプレートは業務内容などによって様々ですが、大体以下のようになっています。

まず、「請求書」と記載して、左側にクライアントの名称や氏名、右側に作成者の氏名や取引年月日などを書きます。そして取引内容や取引金額の内訳を表などでわかりやすく記し、最後に合計額を書いておきます。これはあくまで一例であり、業務やデザインに応じてレイアウトや記載内容は適宜変えていきましょう。

榎本希

請求書を作成する際には、個人事業主であれば屋号と氏名を記載するようにしましょう。

また、請求書の内容についても何に対していくらで、いつの請求なのかを明記するようにします。

例えばライターなどの場合で10記事分の請求書を作成する場合には単価と数量と合計金額を記載することで、単価いくらの物を何個分請求したのかがお互いに明確になります。

自分の経理だけでなくクライエントの経理の事も踏まえてお互いが後々になっても内容が分かる請求書を作成することが大切です。

請求書関連の手間を省くなら

請求書関連の手間を省きたいときは、初心者でも簡単に請求書を作成したり、内容を管理したりできるツールを利用するのも良いでしょう。一部のものは無料で使うことができますし、書類整理の作業時間が減る分、本来の業務を集中してこなせるようになります。以下に請求書関連の手間を省く方法を見ていきます。

請求書作成ツールを使って簡単請求書作成

請求書作成ツールは、必要事項を入力するだけであらかじめ用意してあるテンプレートに内容を追加して、請求書を印刷できるものです。一般的に使われるような請求書を利用するときは、簡単な手間で要件を満たしたものができるので便利です。

無料で使えるテンプレートや請求書作成ツールも数多くあり、複数の書式から選べますので、自分の仕事で使えそうなものがないか探してみるとよいでしょう。特殊な業務の場合でも、有料のツールならばレイアウトや記載内容をカスタマイズできます。

請求書を管理するなら

請求書の管理は、請求書作成ツールの機能として盛り込まれていることも多いです。また、手書きの請求書の場合でも、エクセルや専用のツールを使って内容を管理しておくといざというときに便利です。請求書の管理を手作業で行うときには、請求書に個別の番号を振っておくと管理しやすくなるでしょう。クライアントの氏名や連絡先、取引日、請求金額、支払日などを記録しておくと、問い合わせがあったときや支払期日の管理が楽になります。

榎本希

普段の経理で会計ソフトを使用している場合には、会計ソフトで請求書を作成することができるものもありますので、これらを活用することで作成の手間を省く事ができます。

また、自分で請求書を作成するような場合にも予め雛形となる請求書をWordやExcelなどで作成しておくと手間が省けます。

なお、請求書の管理については請求書毎に番号を記入し、Excelなどで管理しておくと、後々自分でもどの請求書をいつ誰宛に作成したのかが分かりやすくなるため、照会などがあった場合にもスムーズに対応することができます。

まとめ

契約書や費用の請求は、フリーランスにとって大きな悩みの種の1つでしょう。税金から案件の獲得まで自分でやらなければならないことの多いフリーランスにとっては大問題です。最近では便利なツールも出ています。上手くツールを使うことで極力効率化して対処できるといいですね。

榎本希 [監修]

医療機関・医大の研究室にて長年勤務をした後、行政書士試験を受験。医療系許認可をメインに扱う行政書士として、行政書士のぞみ事務所を開業。再生医療関係の許認可・診療所開設・医療広告ガイドラインに基づく医療広告のチェック等の他、任意後見・契約書作成・起業支援を扱う。

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