フリーで働くならバックオフィスを整えよう
バックオフィスはフリーランスで働く人の強い味方です。一体、どのような役割を持っているのでしょうか。バックオフィスでやってもらえることや、サービスを利用するメリットをご紹介します。
バックオフィスとは何か？
バックオフィスという言葉に聞きなじみがない人は多いかもしれません。バックオフィスはメインとなる業務のサポートを行う部門のことを指します。たとえば、営業事務や内勤のような仕事を思い浮かべるといいでしょう。
バックオフィスが行う業務は、システム管理・経理・人事など、メインの業務に直接関係する内容ではありません。しかし業務をスムーズにこなすために重要な役割を持っています。
バックオフィスサービス利用で本業に注力
大きな会社であればメインの業務をスムーズに行うために、経理課や庶務課を設けて従業員を配置していることでしょう。しかし、フリーランスで仕事を始めたばかりの人は、軌道に乗るまで従業員を雇うことが難しいケースがほとんどです。
バックオフィスサービスを利用すると、書類作成や経費の計算といった事務を手助けしてもらうことができます。
サービスの種類はひとつではありません。業務の管理やメール対応などを手助けしてもらうことも可能です。適切なサポートを受ければ、メインの仕事に集中できるでしょう。
フリーランスがサービスを利用するメリット
フリーランスがバックオフィスサービスを利用するメリットは、仕事の効率化を図ることができる点です。時間がかかる作業のサポートを受けることができれば、たとえ1人でもスムーズにメインの業務を行うことができるでしょう。
メインの仕事に集中したい人にとって大きなメリットがあります。空いた時間は仕事だけでなく、スキルアップのための時間にあてることも可能です。
フリーランス向けバックオフィスサービス
フリーランスの場合、本業以外にやらなければいけない事務作業が山積みになってしまう場合もあることでしょう。
具体的にどのような作業をサポートしてもらうことができるのでしょうか。フリーランスの人向けのバックオフィスサービスの種類をいくつかチェックしましょう。
面倒な書類作成作業が簡単にできる
フリーランスになると、これまでは社内で分担してくれていた書類作成を自分で行わなければならなくなります。見積書・発注書・請求書・領収書などの作成作業を、手間に感じる人は多いのではないでしょうか。
仕事を請け負う度にエクセルを使って書類を作ることが面倒な人は、書類を自動生成してくれるサービスが便利です。また、書類作成だけでなく請求の漏れを防ぎ、案件単位で損益を管理する仕組みを提供しているバックオフィスサービスもあります。
クレジットカード決済導入で利便性向上
フリーランスのコンサルを始めようとしている人は、会費や相談料などを受け取る場面を思い浮かべてみましょう。現金振込だけでなくクレジットカードでの支払いが可能になると、支払いをする側は便利です。
ネットショップやカフェなどを経営している場合、お客さん側の利便性をアップすれば集客につながるでしょう。クレジット決済を可能にしてくれる個人向けのサービスには『Paypal』や『Square』などがあります。
紙の書類や写真を簡単にデジタル化
仕事中にとったメモや経費に計上したいレシートを、デジタル化して管理する際に便利なサービスもあります。
紙で保管するとなくしてしまったり保管場所に困ったりすることがありますが、デジタル化すればかさばることがなく一箇所で効率よく管理することが可能になるでしょう。
スマホのカメラ機能でデータ化するよりも、専門のアプリを利用した方が精度は高まります。撮影した画像を自動で補正したり、メモアプリやファイル共有ソフトと連携できるアプリもあります。
フリーランスに適した名刺管理サービス
名刺交換をするチャンスが来たら、ただ交換するだけではなくもらった名刺を整理して人脈作りに役立てましょう。
せっかく名刺交換をしても、宝の持ち腐れでは意味がありません。名刺管理をつい怠ってしまう人におすすめな、名刺管理サービスをご紹介します。
名刺管理の必要性
フリーランスで安定して仕事をこなしていくには、営業努力が大切です。名刺管理をしっかりと行うと、これまで気付かなかった点に気付くことがあります。
名刺には連絡先だけが記載されているわけではありません。サービス内容や特技など、相手と共有したい情報が記載されていることが多いのです。
名刺をよく観察することで、相手とのコミュニケーションが図りやすくなります。
名刺を効率よく管理できるサービス
名刺を管理するソフトにはさまざまな種類があります。主な機能は名刺のスキャン機能・スキャンした画像のデータ化・他ソフトとの連携機能などです。
名刺の量が多い人は一度に複数の名刺を撮影できる機能や、連続撮影機能があるソフトを選ぶといいでしょう。ただし、精度が低いソフトを使用すると間違いを修正する作業が発生するため意味がありません。
使い勝手がよくデータ化の精度が高いソフトには『すごい名刺管理』や『eight』などがあります。それぞれ無料版が用意されているため、試してみてはいかがでしょうか。
面倒な事務作業を軽減するサービス
仕事に集中するには面倒なバックオフィス業務をいかに効率よくこなすかが重要です。経理や請求書作成などは自分が直接作業を行わなくても、仕事を回していくことができます。メインの仕事に集中するために使える、事務作業を軽減してくれるサービスをご紹介します。
会計業務や確定申告書作成サービス
会計業務や確定申告書を作る際に便利なソフトはたくさんあります。たとえば『freee』や『やよいの青色申告オンライン』などを利用すると、確定申告書の作成がスムーズです。
そのほか、領収書の記帳作業を代行してくれる『merrybiz』を利用すれば、会計業務が忙しくなる確定申告の時期に便利です。領収書の仕分けから会計ソフトへの入力までが可能で、面倒な作業を大幅に軽減できます。
面倒な請求書作成を簡素化するサービス
事務作業が多い人は単に請求書を発行するだけでなく、切手を貼り投函する送付作業までを完全自動化している『MakeLeaps』を利用すると時間を節約できます。
請求書の作成から送付までを一度に終えることができれば、仕事が楽になるのではないでしょうか。郵送に必要な切手や封筒などを準備しておく手間も削減することもできるため、備品を管理する手間も省くことができます。
必要なデータを入力した後は、ワンクリックで郵送作業を完了することが可能な仕組みとなっており、事務作業の手間を簡素化することが可能です。
まとめ
フリーランスの人が効率よく手間を省くには、まずは何に一番手を煩わされているかを正しく把握することです。どれかひとつの業務だけでもバックオフィスサービスを利用すれば、メインの業務に時間を使えるようになるのではないでしょうか。
無償で利用できるサービスもありますが、コストがかかるものもあります。自分に必要なサポートを見極めて、効果的にバックオフィスサービスを利用しましょう。
