そもそもバックオフィスって何？
経理、会計、総務、庶務など、セールスや顧客対応を主とする営業部門やマーケティング部門などを後方から支援する部署や業務のことを総じてバックオフィスと呼びます。
近年では人員削減などによって1人1人の業務が多忙になり、また業務範囲は広範囲にわたっているため、その穴を埋めるためのバックオフィス部門が注目されています。
バックオフィスは縁の下の力持ち
バックオフィスの業務は非常に多岐にわたっており、本来の業務である社内教育や労務管理、採用活動に加え、電話受付や来訪者の対応まであり、会社の業務をスムーズに運営するためには欠かせない存在です。
ただ、細かい作業が多いため、最前線である営業部門やマーケティング部門とのバランスが悪いと業務過多におちいり、上手く機能しなくなる恐れがあります。
あまり目立たない部署ではありますが、会社にとっては縁の下の力持ちといえる存在で、バックオフィスがきちんと機能していないと会社全体が機能しないという事態に発展する恐れがあります。
昨今はクラウドサービスを活用する事も多い
近年バックオフィスの重要性が見直されるとともに、その多忙性が問題視されるなかクラウドサービスの活用が注目を浴びています。クラウドソーシングを利用することでコストを抑え、最適なスキルを持った人材を起用することが可能になりました。
バックオフィス業務は、アウトソーシングが成功しやすいジャンルの仕事といわれています。バックオフィス業務は定型化が容易で、マニュアルを作成しやすく、仕事内容を伝えやすいことが多いからです。
マニュアル化によって、インターネットを使って外部の会社に依頼することも、副業として在宅ワーカーに発注することも可能となります。
職種はどんなものがあるの？
クラウドソーシングが可能なバックオフィスの職種としては、お客様と直接会う機会の少ない職務になりますので、具体的には経理、人事、法務、財務、総務、事務処理、管理業務などの部署が該当します。
決算、データ入力などの事務アシスタント
企業にとって決算は大事な業務ですが、決算を目前に途方にくれている会社が少なくないのも事実です。そのような事態を回避するために、日々の帳簿処理や売上データの入力などは重要な作業になります。
日々の帳簿処理や売り上げデーターといった煩雑な業務を代行してくれるのも、アウトソーシングの業務の1つです。アウトソーシング会社の中には決算の駆け込み処理に対応してくれる会社もあります。
求人手配、セッティングなどの人事代行
社員採用やアルバイト採用など必要な業務を代行してくれるアウトソーシングサービスです。求人応募の掲載から受付、応募者への回答から面接のセッティングまで幅広く人事の業務を代行します。
サービスの中には応募書類のチェックや採用後のフォロー、入社手続きまで行うケースも存在します。
コールセンターなどの電話対応代行
電話対応、メール対応、Web対応といった、お客様への対応を請け負うアウトソーシングサービスです。電話受付、受注センター、サービス窓口、通販受注センター、事務処理センターなど多種多彩な窓口業務を代行します。
コールセンターでは、受信業務のみならず資料発送から、申込書・契約書受領、データ入力・管理等、さまざまなバックオフィス業務が同時に発生します。
それらのニーズに応えるため、コールセンターの中には『各種データ入力』、『新規・既存会員管理』、『商品・資料発送手配・返品』、『キャンペーン事務局』などのバックオフィス業務をワンストップで請け負う会社も登場しています。
バックオフィスはどんな人が向いてるの？
バックオフィスといっても内容は多岐にわたり様々な業務があるので、バックオフィス業務全般に向いている人は少ないと思われます。
それでは、実際にバックオフィスの仕事にはどんな人が向いているのでしょうか。それぞれの業務別に細かく考えてみます。
事務アシスタントが向いてる人は
まず1番に上げられる特性は『小さいことでもコツコツできる人』です。
事務職はパソコン等を使って、データ入力、書類作成、財務などの情報を細かく打ち込んでいく作業になります。そこで要求されるのは、小さなミスでも見落とさずにコツコツと細かい作業を正確に継続できる能力が必要です。
他にも『人をサポートすることが好きな人』、『機転がきく人』などの要素が挙げられます。もちろんパソコンスキルがあり、タッチタイピングができるのも大きなポイントになります。
人事代行に向いている人は
人事職の仕事としては、採用業務、社員教育、勤怠管理、社員評価、人員配置・人事企画、労務や社会保険などの各種手続き、入退職者の手続きやフォローに加え、近年では社員のメンタルヘルス対策などの業務も人事職になります。
これらの業務に向いている人の特性としては、、『理論的に考えられる人』、『協調性のある人』などが挙げられます。
電話対応代行に向いている人は
コールセンターの仕事で最も重要なのは、コミュニケーション能力です。中でもお客様に喜ばれる電話対応ができるかどうかが大きなポイントになってきます。
コールセンターの仕事に向いている特性としては、『素直な人』、『相手目線で考えられる人』などが挙げられます。
バックオフィスで有利な資格は？
それでは、バックオフィスで働くための資格はあるのでしょうか。ここでは取っておけばバックオフィスで働くのに有利な資格について調べてみます。
MOSや日商PCなどのパソコン系
ビジネスの多くの業務がパソコンで行われる今日において、パソコンに関する知識やスキルは必要不可欠のものとなっています。
その中でも実践的かつ有名な資格がMOS(マクロソフト・オフィス・スペシャル)です。MOSを取得すると、目に見えないパソコンスキルを客観的に証明できる、職場でパソコンを使った業務や作業の効率化が図れるなどのメリットがあります。
次に挙げられるのが企業や公的機関から高い評価と信頼を得ている日商PC検定です。これは商工会議所が実施する日本で唯一の公的資格です。
公的資格ゆえの信頼性と実績、就職率のアップ、実務能力が客観的に証明されることに加え、ジョブカードへの記載ができます。
日商簿記、秘書検定などの事務系
事務職の中でも汎用性が高いのが日商簿記です。会社の資本や負債等の記載方法に関する資格ですが、一般事務でも役に立つケースが多いので、バックオフィスの仕事に就く際にはぜひ取得したい資格です。
日商簿記検定は商工会議所が実施する検定で、難易度によって1級から3級に分かれていて、簿記初級、原価計算初級などもあります。
次に挙げられるのが、秘書検定です。秘書検定は秘書になるための検定ではなく、どのようにすれば相手に良い印象が与えられるかなどの表現方法について学べます。秘書検定はビジネスマナーなどの検定ともいえるでしょう。
そのほか、近年注目される資格に文書情報管理士があります。2001年から日本文書マネジメント協会（JIIMA）が実施している認定試験です。電子ビジネスの時代において、企業や個人の情報を安全に保管するために必要となる資格です。
まとめ
バックオフィスの仕事内容や向いている人、バックオフィスのために必要な資格について調べて来ました。
これからはバックオフィスの外注化がますます加速してきます。内容もますます細分化され、副業としてその業務を請け負う人も増えてくるでしょう。
バックオフィスを副業として行なおうと考えている人は、この記事を読んで自分の適性や取得するべき資格について学んでください。