Boxの使い方について。Boxの特徴と基本から便利機能まで紹介

Boxは、高性能なクラウドストレージサービスとして、世界中でシェアを拡大しています。多くの企業が導入するBoxにはどんな機能があるのでしょうか?ここではBoxの特徴や、さまざまな機能を詳しく紹介していきます。

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Boxとは

Boxを導入している企業は会社内で積極的に活用して、業務の効率化に役立てています。Boxはクラウドストレージサービスの役割に加えてさまざまな機能を有しているので、多くの企業から信頼されているのです。

ここでは、クラウドストレージサービスの内容やBoxの特徴について解説します。

クラウドストレージサービス

クラウドストレージサービスとは、ある特定のサーバースペースにファイルをアップロードすることで、インターネット上にファイルを保存・共有できるサービスです。

別名オンラインストレージサービスとも呼ばれており、BoxやDropBox、Google Driveなどさまざまなオンラインストレージサービスが提供され、多くの人々が活用しています。

Boxの特徴

いくつかのクラウドストレージサービスがある中で、Boxが採用されるのはどのような理由があるのでしょうか。その理由はBoxの持つ特徴にあります。

Boxはセキュリティ機能に力を入れており、フォルダごとにアクセスできる権限を細かく設定できます。多くの従業員を有し、高度な機密情報を取り扱う大企業では、何より情報の『安全性』を最優先に捉えているのです。

Boxを使い始める手順

セキュリティ機能が高く評価され、今や世界中の企業が導入しているBoxですが、どのようなステップを踏んで使い始めるのでしょうか。

ここではBoxの登録方法や搭載している機能について、具体的に解説していきます。

登録方法

Boxの登録方法の手順をステップごとに紹介します。

  1. 最初にBoxのウェブサイトにアクセスして必要事項を入力
  2. 登録したメールアドレス宛に返信メールが届くので、メール確認ボタンを押して認証
  3. 必要事項を入力してサインイン

以上の手順を完了し、画面の案内に従ってプライベートか仕事用かを選択することでBoxを使う準備が完了します。

招待機能を使う

Boxの登録の手続きの際、チームとして共同作業する場合のチームメンバーをBoxに招待する機能が用意されています。

Boxは企業で活用されることが多いため、複数のチームメンバーが同じプロジェクトを共有できるように共有機能が用意されているのです。

招待する際は、招待相手のメールアドレスを指定場所に入力して送信します。招待された側はBoxからメールが届くので、手順に従って登録作業を進めましょう。

Boxの機能と使い方

Boxは人気の高いオンラインストレージサービスとして、多彩な機能を有しています。有料のサービスプランも用意されており、用途に応じて選択できるようになっています。

ここではBoxの持ついくつかの機能やその使い方について、解説していきます。

ストレージは10GBから

Boxのサービスのうち個人ユーザー向けのプランを選択すると、無料で利用することができます。ストレージの容量は10GBなので、日頃から頻繁にパソコンを使う人には物足りないと感じるかもしれません。

有料の個人プランとしては、月額1200円で100GBのストレージ容量のあるサービスを利用することができます。さらに法人向けのビジネスプランは4つのプランに分かれており、ストレージ100GBから無制限の容量まで用意されています。

予算や必要な容量に応じたプランを用意することにより、企業のさまざまなニーズに対応できる体制が整っているのです。

Boxにアップロード

Boxでは、ファイルやフォルダを簡単にアップロードできる機能を搭載しています。画面右上にあるアップロードボタンを押すとファイルやフォルダを選択できるようになるので、任意のものを選択し、『開く』または『アップロード』ボタンを押せばアップロードが完了します。

ファイルは複数選択することも可能です。コントロールキーを押しながらファイルを選択すれば、同時に複数のファイルをアップロードできます。

Boxからダウンロード

Box内にあるさまざまなファイルをダウンロードする機能も搭載されています。ファイル名の横をクリックしてファイルを選択すると操作選択バーが表示されるので、ダウンロードの項目を選択してクリックするとダウンロードが開始します。

こちらも複数のファイルを同時にダウンロードすることが可能です。Shiftキーを押しながら複数のファイルを選択し、ダウンロードをクリックすると、選択したファイルが1つのzipとして一括ダウンロードされます。

ファイルの共有

ファイルを共有する方法として、Boxには2つの方法が用意されています。1つはユーザーを招待して共有する方法、もう1つは共有リンクを作成してファイルを共有する方法です。

リンクを共有する場合は、共有したいファイルにカーソルを合わせて共有ウインドを開きます。共有リンクが設定されますので、共有ウインドでURLをコピーするか、そのまま共有ウインド内で相手先のメールアドレスを入力して送信できるようになっています。

共有リンク作成のにあたっても、パスワードの設定や有効期限の設定、ダウンロードの制限など、Boxならではの安全面に配慮した機能が活用できます。これらの機能を上手に使いこなせば、安心してBoxを活用できるでしょう。

Boxの便利機能

Boxには、面倒な業務を効率化して作業をスピーディーにする便利な機能がいくつもあります。Boxはビジネス向けに開発されたツールなので、ビジネスの現場で役立つ機能が数多く搭載されているのです。

その機能のいくつかをピックアップして紹介します。

アップロードを自動に

Boxの利用をより高速にするアプリケーションとして、『BoxDrive』というツールがあります。インターネットに接続すればブラウザを経由せずにBox内の自分のファイルにアクセスできます。

同期しているファイルを更新するだけで自動的にアップロードすることができるので、作業効率を大幅に改善することができる便利なツールです。

出典:Box Drive

Slackとの連携

タスク管理ツールおよにチャットツールであるSlackは、『Box Sync』というアプリを入れることでBoxとの連携ができるように設計されています。

導入することでSlackにファイルを貼り付ける際にBoxを選択できるようになり、さらにSlack内でBoxのファイルを閲覧することもできます。

SlackとBoxをスムーズに連動して利用できるので、ストレスなく作業することができるのです。

出典:Box Sync

アクセス権限の設定

Boxには7種類のアクセス権限が用意されています。アップロードやダウンロード、編集や削除などの権限を、ユーザーごとに区別して割り振ることできるのです。

権限のないフォルダは画面上に表示されることがありません。フォルダの権限を制限することで、権限を持つ人が素早くフォルダにアクセスできるようになるので、結果として組織全体の作業速度が向上するのです。

まとめ

Boxには、セキュリティ機能や権限付与機能、さらには検索機能や管理機能など、豊富な機能が搭載されており、その安全性が多くの企業に評価されています。

容量やセキュリティなど、ビジネスモデルに合わせたプランを用意することで、より広い業界で導入されているのです。個人・ビジネスを問わず、作業効率化に役立つツールであるBoxを、あなたも導入してみてはいかがでしょうか。

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