【定番ツール】Backlogの使い方を解説。より便利に使う方法とは

Backlogは現在多くの企業に採用され、仕事の現場で使用されています。業務内容や規模を問わず、様々なシーンで目標を達成するために利用されているプロジェクト管理ツールです。Backlogの概要や使い方、便利な機能などを解説します。

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Backlogとは

Backlogの概要を大きく2つに分けて説明します。

プロジェクト管理ツール

Backlogはオンラインで利用できるオールインワンのプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールとは、進行している計画の各工程を効率よく管理するためのシステムです。進捗状況の把握や情報の共有などを図り、よりスムーズにゴールに向かうために役立てられます。

NTTドコモやKDDI、日本経済新聞社、サンスターといった業界大手を始め、業種を問わず多くの企業がBacklogを導入済みです。それぞれプロジェクト管理や、コミュニケーション促進などの用途に活用しています。

Backlogのアカウントを取得すれば、PCやモバイル問わずどのデバイスからでもアクセスできます。社内だけでなく外出先でも閲覧や編集ができて便利です。シンプルで見やすい画面構成で、情報量や機能は豊富ながら多くの操作を直感的に行えます。

出典:タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールBacklog

豊富なプランが選べる

Backlogの利用プランは、管理するプロジェクト数やユーザー数などによって5種類用意されています。他のプロジェクト管理サービスによく見られるユーザー数ごとの課金制ではなく、利用する機能やストレージ容量、おおまかな組織サイズによってプランを決められます。

全てのプランで30日間のお試し期間があるので、使い勝手や必要性などを確かめることが可能です。また5種類のプランはプロジェクトの数やサイズの変化に合わせていつでも変更できます。

1プロジェクト10ユーザーまでの管理であれば、Backlogを期間無制限で無料利用できます。少人数の組織で1つの目的を達成するために、お試し感覚で導入できるフリープランです。

Backlogの基本的な使い方

Backlogでは1つの契約アカウントごとに1つの『スペース』が与えられ、スペースの中にプロジェクトやユーザーが存在するという構成で管理・運営します。

権限は3つ

Backlogにはユーザー権限が3種類用意されており、それぞれスペースオーナー、管理者、一般ユーザと呼ばれています。

『スペースオーナー』は、契約者としてのアカウント所有者で、スペースに関する全ての操作を行える唯一のユーザーです。会社における『総責任者』のような立場となります。

『管理者』は複数人設定できる中間管理者のような立場となり、スペース内におけるプロジェクトやユーザーの追加・編集・削除などを行える存在です。

『一般ユーザ』はプロジェクト内の基本操作を全て行える存在で、スペースオーナーでも管理者でもない場合は一般ユーザとなります。いわゆる『一般社員』のような立場です。

課題の追加

Backlogでは、個別のタスクを『課題』と呼びます。『ToDo』や『イシュー』等といわれる、プロジェクトを構成する要素です。

課題はプロジェクト内に設定でき、追加や編集、削除が行えます。1つのプロジェクトに様々な課題を設け、個々の課題でゴールを目指しながらプロジェクトを進めていく流れです。

また課題は必要に応じ、ツリー形式で『親課題』『子課題』として追加できます。子課題それぞれに担当者の割り当てや目標を設定し、作業の分担や進捗状況を分かりやすく表示できる仕組みです。これらを利用することで、大きな課題を細かい課題に小さく分けて扱えます。

使いこなすためのコツ

Backlogには様々な機能が搭載されているため、上手く使い分けることでプロジェクトの進行をより円滑にできます。

Gitを使ってバージョン管理

チームで操作する管理ツールでは、複数のユーザーが同じファイルを編集できるため、更新の前後が分からなくなることがあります。このような問題を解決するために開発されたバージョン管理システムが『Git』です。

BacklogではGitにより、編集されたファイルを過去の状態へ戻したり、編集箇所のみを表示させたりすることが可能です。また過去にさかのぼらせたファイルの再編集に対し警告を出すこともできます。チームでプロジェクトを進めていく上で、無駄を省ける便利な機能です。

ガントチャートでスケジュール管理

ガントチャートとはプロジェクト内で進めるべき作業計画を横型の棒グラフで表した図です。個々の課題のスケジュール管理だけでなく課題同士の進捗状況が比較でき、プロジェクト内の『見える化』が実現します。

Backlogでは課題の開始日や期限日など、スケジュールに関する項目の日付を設定することで、有効なガントチャートを簡単に表示させられます。

コメント、wikiで情報共有

チームプレーで大切なコミュニケーションを円滑に行えるよう、Backlogにはいくつかの機能が用意されています。その中の1つが、プロジェクトや課題に対してメッセージを残せるコメント機能です。またBacklogを経由し、メールでもコメントを送信できます。

ミーティングの議事録や作業マニュアル、計画書などの文書を残すにはwikiが便利です。チームで共有したい文書を分かりやすい場所にまとめておくことで、最新情報をすぐに見つけることができ、引き継ぎ時にも困らなくなります。

他にも課題の作成や担当者の割り振りが行われたり、コメントの投稿やWikiの更新が発生したりなどの場合に、ユーザー間で円滑にコミュニケーションが図れるお知らせ機能も付いています。

マイルストーンで途中経過をチェック

マイルストーンとはプロジェクトの進み具合を管理するため途中に設定される区切りのことです。Backlogではマイルストーンで区切られたチェックポイントごとに課題を追加することで、前もってプロジェクトの計画が立てやすくなるメリットがあります。

先に説明したガントチャート上でもマイルストーンを表示させることができ、プロジェクトや課題の進み具合がひと目で分かるようになります。

Backlogをもっと便利に 拡張機能

有志のプログラマーにより、Backlogを便利に使える拡張機能がいくつか開発されています。その中でもユーザビリティに優れた、無料で導入できるものを2つ紹介します。

Backlog Autofilter

『Backlog Autofilter』は、Backlogの課題一覧をExcelやスプレッドシートのように扱えるChrome専用の拡張機能です。絞り込み・ソート・一括編集・wikiの拡張など、web上で直感的に操作できます。

入力する度に瞬時に候補を表示させるインクリメンタルサーチ機能、簡易レポートや集計グラフの表示機能など、あると便利な機能も無料で導入できます。

出典:Backlog Autofilter

slide method for Backlog

『slide method for Backlog』は、Backlogで作成したwikiをスライドショーで表示できるChrome専用の拡張機能です。スライドからPDFを作成する機能も付いています。

出典:slide method for Backlog

まとめ

Backlogは組織に属し仕事をする全ての人が便利に使えるツールです。開発などのエンジニア系だけでなく、営業や事務などのビジネスサイドでも広く利用されています。

チームで行うプロジェクトの課題・担当者・進捗状況・必要な情報などを可視化でき、組織内のコミュニケーションを重視しているのも特徴です。

使い勝手がよくカジュアルに管理ができ、状況に応じて機能を拡張できるBacklogを導入し、業務の円滑化をはかりましょう。

Offers」は、時代の変化や環境にあわせてスキルを磨きたい、そんな人にぴったりのサービスです。

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