Boxをデスクトップに
Boxは直感的な操作や安全性の高さなどが特徴です。まずは、ショートカットアイコンの作成方法について解説します。
ショートカットアイコン作成
Boxを素早く開きたいときは、ショートカットアイコンを作成しましょう。『Box Drive』をインストールすることでショートカットアイコンが作成できます。
まずはBoxのWEBページにアクセスし、使用環境に合わせてWindows用かMac用のいずれかを選択します。ファイルのダンロードが終了したら、ダブルクリックすることでインストールが進みます。
作業の途中でログインが必要となりますので、Boxで使用しているIDとパスワードを入力してください。画面の案内に従って進めることで、PCのデスクトップにショートカットアイコンが作成されます。
アイコン作成時の注意点
『Box Sync』というツールを使用することで、Boxに保存されているデータをローカル環境（PCのCドライブなど）で使用できますので、使っている人も多いでしょう。
注意点として、Box Syncをすでにインストールしていると、Box Driveのインストールはできません。つまり、両方を1台のPCで使うことができないため、どちらかを削除する必要があります。
ただし、Box DriveにはBox Syncのアンインストーラーが搭載されています。Box Driveを後からインストールする場合は、Box Syncを先にアンインストールする必要はありません。
もっと便利に使えるショートカットキー
ここからは、Boxをさらに便利に使うためのショートカットキーを紹介します。ショートカットキーを忘れてしまっても、『Shift + ？』でショートカットメニューがいつでも確認できます。
Box Drive内を検索
多くのデータを保存する場合、Box Drive内の検索は非常に便利です。Box Drive内を検索するショートカットキーはWindowsとMacで異なります。
Windowsでは『Ctrl + Alt + Shift + B』、Macの場合は『Ctrl + Option + Cmd + Space』となります。
ショートカットキーで検索フォームを表示させたら、ファイル名などで検索しましょう。該当するフォルダをダブルクリックすれば、ファイルが開きます。また、検索結果を右クリックすると詳細情報が表示されます。
新規フォルダの作成
新規フォルダを作成する場合は、WindowsもMacも同じショートカットキーです。『Shift + N』を押して新たなフォルダを作りましょう。
また、フォルダやファイルはステータス表示があります。雲マークは最新の状態で良好ですが、赤色のマークが出ているファイルには注意が必要です。
赤色のマークは、項目がロックされていたり、最新のデータに同期できていなかったりなどの問題が発生していることを意味します。ステータスの状態にも常に気を配りましょう。
すべての項目を選択
Box Drive内やフォルダ内のデータを全て選択するには『Ctrl + A』を入力します。一括選択して別のフォルダに移動、削除を行うときに便利です。
また『ESC』を押すと全ての選択項目を解除できます。必要に応じて使いわけましょう。
プレビューの拡大、縮小
プレビューの拡大縮小も、ショートカットキーを使用することで効率的に行えます。拡大は『Shift + +』、縮小は『Shift + -』で調整することが可能です。
選択した項目を『Enter』を押すことで開き、その後拡大縮小のショートカットキーでファイルを閲覧するなど、ショートカットキーを組み合わせることでより使いやすさが増すでしょう。
Box Syncを使う場合の注意点
ローカル環境で利用できるBox Syncは便利なツールですが、同期できないファイルもあるので注意が必要です。
同期できないファイルもある
Box Syncを使うときに同期できないファイルは11種類あります。拡張子が『pst』『qbw』『nd』『qbw.tlg』『des』『qba』『qba.tlg』『qbr』『qby』『qbi』『qdt』であるファイルは、自動的に同期が行われません。
また、一般的なドキュメントや音楽ファイルではありませんが、特殊な例として以下に該当するファイルも同期が行われないため、予め確認しておきましょう。
- 一時ファイルおよびフォルダ(拡張子が.tmpのファイルまたは「~」で始まるファイル/フォルダ)
- ファイルのバックアップコピー(.bak)
- システムファイルと隠しファイル(隠しフォルダは同期されますが、._dstore、desktop.ini、thumbs.dbなどの隠しファイルは同期されません)。
- ファイル名の先頭がドット(.)である場合、隠しファイルと見なされます。
- WindowsエクスプローラやFinderで作成したショートカット
- ハードリンク(複数のディレクトリエントリが関連付けられているファイルは同期されません)
- シンボリックリンク
- WindowsエクスプローラやFinderで作成したショートカット(.lnk)
- ちょうど8桁の大文字16進数(0、1、2、3、4、5、6、7、8、9、A、B、C、D、E、F)(拡張子なし)を含むファイル名 -- 例: 1234AD38、ABE32BD0
- 特殊文字を含むファイル名
- ウェブベース文書(.gdoc、.gsheet、bookmarksなど)はBox Syncフォルダと同期されません。ただし、Box NotesはBox Syncフォルダと同期され、ブラウザで開きます。
- .qbiファイル
出典：Box SyncとBox Driveで無視またはブロックされるファイルタイプ - Box
まとめ
Boxは世界の様々な企業が活用する、クラウドストレージサービスです。Box Driveをデスクトップに用意することで、フォルダ管理が効率的に行えます。
ただし、Box SyncとBox Driveは1台のPCで両方使えないことやBox Syncでは同期できないファイルがあります。注意点を把握してBoxのショートカット機能を使用することで、さらに作業の効率化が図れるでしょう。
ショートカットの操作になれることで、ほとんどマウスに触れることなく作業を進めることができるでしょう。ある程度業務に慣れてきたら、さらなる効率化のためショートカットを習得してみましょう。