デスクトップにショートカットを作成する
普段パソコンを使って仕事をする人にとって、膨大なファイルの中から目的のものを探す時間はできるだけ短縮したいものです。デスクトップにショートカットを作成すれば、いちいちファイルを探す手間が省け、作業スピードが向上します。
Google Driveには、簡単にショートカットをデスクトップに作成する方法があります。ぜひ実践して作業効率アップにつなげましょう。
Google Driveへのショートカット
Google Driveへのショートカットを作成するためには、パソコン上のフォルダをGoogle Driveと同期する必要があります。そのためにはまず、『バックアップと同期』のダウンロードが必要です。
ダウンロードが完了したらファイルを開きましょう。Google IDでログインし、ファイル共有の手続きを終えると同期フォルダが作成されます。
フォルダの場所は詳細設定から変更ができます。指定場所へ変更したら同期を開始してください。同期完了後にデスクトップ上にGoogle Driveへのショートカットが作成されます。
ファイルのショートカット
Googleドキュメントやスプレッドシートなど、頻繁に利用するファイルをデスクトップから即座にアクセスできるショートカットを作成することができます。
- Google Driveにアクセスしてマイドライブを開く
- マイドライブの中にあるファイルの中からショートカットを作成したいファイルを選択する
- ツールバーのアドレスをそのままデスクトップにドラッグ&ドロップする
これでデスクトップに指定ファイルのショートカットが作成されます。ショートカットアイコンをクリックすると即座にファイルにアクセスできるようになるので、作業効率が格段にアップするでしょう。
簡単に使えるショートカットキー
Google Driveには、複数のキーボードショートカットキーが設定されています。ショートカットキーを使いこなすことができれば、作業を省略できるのです。
ここでは簡単に使えるショートカットキーをいくつか紹介します。
nで名前を変更
Google Driveのマイドライブ上にあるファイルやフォルダを設定して、『n』を入力しましょう。すると名前を変更するフォームが画面上に出てくるので、簡単にフォルダ名を変えることができます。
.で共有設定
ファイルやフォルダを設定した状態で、キーボードの『.』（ピリオド）を入力することで共有設定が可能です。他のユーザーとファイル共有できるフォームが立ち上がりますので、名前やメールアドレスを記入すれば、簡単にファイル共有が完了します。
/で検索
マイドライブの中から指定のファイルを検索する場合、『/』（スラッシュ）を入力すれば、即座にカーソルが検索窓に移動して検索できるようになります。
このショートカットを使いこなせば、検索にかかる時間を短縮することが可能です。ほんの数秒ほどの時間の短縮ですが、その積み重ねが大きな効率化につながるのです。
cで新規ファイル作成
マイドライブの内で『c』を入力するだけで、作成メニューが開きます。ドキュメントやスプレッドシート、スライドなどのファイルの種類を選択し、新規ファイルを作成することが可能です。
shiftと＃で削除
マイドライブの中に削除したいファイルがあれば、そのファイルを選択して『shift ＋ #』ボタンを押すことで簡単にファイルを削除することができます。
スマホでのショートカット作成方法
Google DriveのAndroidアプリでは、ファイルやフォルダのショートカットをスマホのホーム画面上に作成できる機能があります。
ファイルのショートカット
アプリのショートカットだけでなく、個々のファイルへのショートカットを作成することで、ピンポイントでファイルにアクセスできるようになる非常に便利な機能です。
- ホーム画面の空いているスペースを長押し
- 設定メニューからショートカットを選択し、ドライブのショートカットを長押ししてホーム画面へ移動
- 表示させたいファイルを選択してショートカットを作成
以上の手順でファイルのショートカットが簡単に作成できます。
まとめ
Google Driveを活用すれば、ドキュメントやスプレッドシートで作成した資料に簡単にアクセスできるようになります。情報を即座に共有することができ、業務のスピードを大幅に改善することができるのです。
さらにショートカットを活用することで、業務の効率化を図ることが可能になります。今回紹介した方法を実践して、面倒な作業を短縮しましょう。