バーチャルオフィスを活用してみよう。注意点や選び方を紹介

フリーランスのなかには、バーチャルオフィスを利用している人々が多くいます。副業中であったり、独立しようとしている人で興味のある方も多いでしょう。バーチャルオフィスを利用する際の注意点・選び方やおすすめのオフィスを紹介します。

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バーチャルオフィスとはどんなもの?

近年、さまざまな新しい働き方が生まれ、必ずしも実務スペースとしてのオフィスが必要なくなってきている場合があります。

バーチャルオフィスとは、『仮想のオフィス』という意味で、オフィスに入居せずとも、ビジネスに必要な機能をレンタルできるサービスです。具体的に、どのようなものかを紹介していきます。

住所をレンタルできる

バーチャルオフィスの一番の基本サービスは、『住所』をレンタルできることです。都会の一等地などで、住所の印象がいいと顧客や取引先からのイメージがアップするのは想像できるでしょう。

また、女性一人で事業を立上げる場合に、自宅の住所を公開せずに済んだり、マンション住まいの場合、マンション規定で法人登記が禁止されている場合もあります。そういった場合に、起業を便利にするのが、バーチャルオフィスの存在です。

レンタルした住所を使うと、郵便物は指定場所へ転送してもらえる仕組みになっています。

様々なサービスが受けられる

サービスを利用する人は、『固定電話の番号』を一緒に借りることもあります。受信した電話を携帯電話などに転送してもらえたり、発信する時も固定電話の番号を使えます。

関東地方ならば、東京のエリアコード03を持つと都内で仕事をしているように思われ、また、固定電話使用は、ある程度の規模で事業をしている印象も与えます。

そのほかには、電話代行・FAX転送・書類保管・来客対応なども提供しているバーチャルオフィスもあります。必要に応じてオフィスや会議室のレンタル制度や、融資や助成金サポート制度が付随していることもあり、必要ある人にはとても有意義です。

都心一等地の住所を利用できる

副業での活動や事業を立ち上げたばかりですと、都心の一等地にオフィスを構えるのは、簡単なことではありません。

バーチャルオフィスを利用すると、良い立地の住所をホームページや名刺に使うことができ、顧客や取引先などから『信頼される』要素の1つになり得ます。

自宅の住所を使うこともできますが、様々な理由で避ける人が多いのが実情です。個人情報が漏えいするリスクや家族に知られたくない、顧客や取引先にグーグル・アースなどのアプリケーションで自宅を検索されてしまうなどの可能性もありません。

レンタルオフィスとの違い

バーチャルオフィスとレンタルオフィスでは、どんな違いがあるのでしょうか?

実際の業務スペースの有無

決定的な違いは、『実務スペース(デスク)』を賃貸するか、しないかです。レンタルオフィスは、大小はあってもスペースを貸すことがメインのサービスです。

レンタルオフィスのなかには、デスク間に仕切りがあるだけの狭いブースもありますが、場所を借りれば、その住所を事業所として利用できます。バーチャルオフィスは、住所をメインで借りることで契約が成立し、実務スペースなしか、オプション扱いです。

家賃と人件費の節約が可能

バーチャルオフィスを借りる大きなメリットの1つが、家賃や人件費の『節約』が可能なことです。オフィス賃貸をするには、保証金や礼金、前家賃が必要になります。また、仕事用の電話やOA機器、オフィス什器や家具などの費用を考え合わせると多大な費用が必要です。

ある程度の広さがあれば、受付や留守番、清掃などの人件費も生じる事になります。そういった費用をかけずに、一等地の住所を使えるのがバーチャルオフィスのメリットです。

スペースが利益を生むわけではない

自宅やクライアント先、コワーキングスペースその他で主な仕事ができる場合は、固定スペースは必要ありません。必須でない場合、実務スペースを賃貸していても、経費の無駄になってしまいます。

実務スペースを持っているからといって、そのスペースが事業の利益を生むわけではありません。実務スペースが必要ない場合、バーチャルオフィスの利用は『賢い方法』と言えます。

起業にあたっての疑問点

バーチャルオフィスを使って起業する場合の、よくある疑問点とその答えをお知らせします。事業形態などにより、変わることもありますので、注意してくださいね。

法人登記は違法?

法務局に登録する『法人登記』は、バーチャルオフィスの住所を利用しても、違法ではありません。法人登記が出来るという理由で使っている人も多く存在します。

ただし、注意点が2つあります。1つ目は、『事業の種類』により、法人登記が違法になる場合もあるからです。

たとえば、実態のある事業所が必要な、人材派遣業や士業、不動産業、古物商など、行政庁への届け出が必要な業種の場合、法人登記はできません。業種によっては、自宅住所を法人登記し、ビジネス展開場所としてバーチャルオフィスの住所を名刺などに使うことも可能です。まずは、所轄官庁の窓口に相談してみましょう。

また、バーチャルオフィスは急激に増加しており、なかには、『法人登記ができない』バーチャルオフィス運営会社もあるので、申込み前に必ず、確認してください。

銀行口座の審査は通るの?

バーチャルオフィスの住所を法人登記している場合、銀行口座の審査が通るかどうかは、判断が難しいものがあります。判断するのは『銀行側』であり、判断理由は先方しか知り得ません。

審査をより通過しやすくするために、申請準備は念入りにすることも重要です。事業計画書や事業パンフレット、ホームページ、犯罪収益移転防止法のもとに定められた本人確認資料なども有効です。

また、銀行にもメガバンク、地方銀行、信用金庫、ネット銀行があり、銀行自体の性格によっても可否が変わることもあります。

ただし、過去にバーチャルオフィスの住所を使った犯罪などがあった場合は、銀行側の『記録』に残っているため、OKとならないでしょう。借りる前にしっかりと調べる必要があります。

税務署や社会保険庁での手続きは?

厚生労働省では社会保険への加入を積極的に呼びかけ義務付けているので、登録場所がバーチャルオフィスだからと言って、加入できないことはありません。ただし、労災保険や雇用保険などはそこで働いている『実態がない』と判断されることもあります。

対策としてバーチャルオフィス住所のほかに、実際の事業住所も知らせておくといいでしょう。こうしておくと、公的機関から届く重要書類などは、実際の事業所に届けてもらえるので、タイムラグも少なくなります。

法人として納税する場合、国税のほかに『地方税(法人地方税)』を納めなくてはなりません。バーチャルオフィスでの納税地か、自宅に属する納税地にするかの選択にも、注意が必要です。

出店の申請は大丈夫?

ネットショップなどに出店する場合は、契約する企業やショッピングモールの規約を確認しましょう。法人なのか個人事業主なのかによって違ったり、規約の解釈方法によっても判断が難しい時もあります。

不安な場合は、バーチャルオフィスを借りる前に、規約で判断するのではなく、直接確認してみましょう。

バーチャルオフィスのトラブルは?

バーチャルオフィスを借りる際に、起こりうるトラブル例を紹介します。

顧客や取引先の訪問があるかも

顧客や取引先の人が、事前連絡なしに訪問する可能性は否めません。取引先などは、偶然近くに来たからと訪問することもあり得ます。顧客については、場所をチェックしに来たり、何かのついでに立ち寄ることもあるでしょう。

取引先や関係者については、事業登録住所がバーチャルオフィスであることを明かしておいた方が、多くの面でトラブルが少なくなるという見解があります。

顧客訪問の場合、常識的に考えたらアポイントを取って訪問するのが普通です。アポイントなしの訪問は、避けることができませんので仕方ありません。また、多くあるものではないと考えていいでしょう。

郵便物のタイムラグ

バーチャルオフィスに送られて来た会員宛ての郵便物は、指定した住所に転送されるサービスになっています。多くのバーチャルオフィスでは、『数日から1週間』ほどのタイムラグが発生することが多いです。オフィスによっては、それ以上の時間がかかることもあるので、契約前に事前確認をしておきましょう。

郵便関連事項は、バーチャルオフィスのメインサービスになっていることも多く、それぞれで異なります。たとえば、郵便到着を知らせるサービスや、その後の処理を選べるなど(即日配送・保管・破棄など)もあります。

検索での住所の重複

バーチャルオフィスは、多くの会員が同一の住所を利用していることから、検索エンジンなどでチェックすると、『重複』していくつもの企業で表示されることがあります。取引先や関係者から不信感を持たれる可能性もあることを、心に留めておきましょう。

バーチャルオフィスを選ぶポイント

ここからは、バーチャルオフィスを選ぶための、チェック事項などを紹介します。

料金は必ずチェック

バーチャルオフィスを借りる場合は、サービス内容と料金の『釣り合い』が取れているか、必要なサービスが揃ってるかを前提にチェックしましょう。

料金が安価だったので、契約したら必要なサービスがなくオプションで付けると、ほかより費用が高くなることもよくあります。不要なサービスがセットされて割高になっていないかなどにも注意が必要です。

バーチャルオフィスの賃料は、初期費用と月額基本料をベースに探すことが多いでしょう。見落としてしまうことが多いのが、保証金・更新料・保険・解約料などです。それらの有無、内容、金額も総合的に見て判断しましょう。

実質無料は要注意

住所だけが必要な場合、特に月額利用料金にとらわれることが多いです。なかには、月額利用料は0円と謳うバーチャルオフィスもあります。

しかし、月額のランニングコストを無料と見せ、更新料や解約金などに利益を上乗せされたり、保証金から郵便転送料金が差し引かれることもあります。特に月額料金が実質『無料』の場合には、注意しましょう。

業務の内容と乖離しすぎない様にする

バーチャルオフィスには、さまざまな建物や部屋のランクが存在します。古くて手狭なものから、好立地の高層ビルの一室などです。

バーチャルオフィスを必要とする人は、法人登記目的がメインなので見た目は関係ないと考える人も多くいます。けれども、アポイントなしでの訪問客があったり、打ち合わせなどのスペースが必要で関係者が来訪する可能性があります。

関係者が訪問した場合、その場所がご自身のビジネスのレベルと不釣り合いだと、とても違和感を覚えることでしょう。売上もそこそこありそうなのに暗く清潔感に欠ける、逆に売上が少なそうなのに必要以上に立派な場所を使っているなどです。

借りる前に建物や部屋などをしっかりと見極めて、ご自身の業務とかけ離れすぎないように心がけましょう。

運営会社も忘れず確認しよう

昨今はバーチャルオフィス業が飛躍的に増加しております。需要があるのでノウハウのない運営会社も安易に参入している模様で、突然、閉鎖されたりする事例もかなりあります。

そうなると、法人登記変更をはじめ、住所や電話番号が入った制作物を作り直したりと、多大な費用が発生します。そのようなことのないように『運営会社』をしっかりとチェックしましょう。

まずは、ホームページがきちんと更新・メンテナンスされているか、会社業績や資本金チェックなどは最低限することをおすすめします。また、内覧してスペースを見極めるほかに、接客する人々の態度や印象も運営会社のカラーが反映しますので、チェックしましょう。

東京のおすすめバーチャルオフィス

ここからは、東京都内にある評判の良いおすすめバーチャルオフィスを数軒紹介します。最低利用が月ごと、半年間や1年などと決められていますので、ご自身の事業によって、どのくらいの期間が必要かなどもチェック項目になります。

格安で人気のオフィス

東京都内にあって格安のバーチャルオフィスを2件紹介いたします。以下は格安のプラン紹介ですが、ほかにもさまざまなサービスがありますので、併せてチェックしてみてください。

『バーチャルオフィスJP』は、品川区と墨田区に拠点があります。目玉は、1年契約割引きで登記OKの住所と郵便物転送サービスで月額480円、電話プランをつけて月額980円です。郵便物転送や電話転送料金は、別途で従量制です。初期費用や保証金などが発生します。

  • 名称:バーチャルオフィスJP
  • 住所:東京都墨田区東向島6-45-8
  • 電話番号:03-6868-6728
  • 営業時間:10:00~17:00
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

『RESONANCE(レゾナンス)』は、港区のJR浜松町駅から至近距離という好立地が魅力です。現在キャンペーン中で、1年契約割引きで、登記と住所利用、郵便転送で月額1500円(通常2000円)相当になります。入会金は5000円で、郵便転送費用は別途です。

  • 名称:RESONANCE
  • 住所:東京都港区浜松町2-2-15
  • 電話番号:03-5776-4477
  • 営業時間:9:00~18:00
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

渋谷にある便利なオフィス

渋谷はファッションをはじめ、大手IT会社の拠点にもなっています。エネルギーあふれる街でバーチャルオフィスを構えませんか?

おすすめは、渋谷駅南口から徒歩5分の好立地『ワンストップビジネスセンター渋谷』です。一番人気は、『ビジネスプラン』で初期費用9800円・月額8900円で登記を含む住所利用・郵便転送・電話&FAX転送が含まれます。レンタル会議室も明るく評判がいいです。

  • 名称:ワンストップビジネスセンター渋谷
  • 住所:東京都港区南青山2丁目2番15号
  • 電話番号:03-4530-0370
  • 営業時間:10:00~17:30
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

もう1つのおすすめは『渋谷プラス』で、登記OKの住所や郵便転送、会議室を1時間1000円で利用できるサービスが基本メニューです。

料金体系はシンプルで、初期費用のほか、4743円からの月額料金だけになります。渋谷プラスは、渋谷駅から徒歩6分、会議室は16名収容可能です。ほかには、都内12拠点の会議室を利用できる特典もあります。

  • 名称:渋谷プラス(カスタマープラス)
  • 住所:東京都中央区東日本橋2丁目28番4号 日本橋CETビル
  • 電話番号:03-6271-0403
  • 営業時間:9:00~18:00
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

他にもあるおすすめバーチャルオフィス

大阪と名古屋の住所が使えるおすすめのオフィスを2件ずつ紹介します。

大阪のアドレスのオフィス

次は大阪でのおすすめオフィスです。『Joe’s Business Center Busico.(ビジコ)』は、大阪駅から徒歩1分、地下道直結で行ける立地で、シェアオフィス併設なので広々として清潔感あふれる空間になっています。

登記利用OKの住所と郵便物保管のみですが、1日1,000円でシェアオフィスも利用可能です。月額5000円のほか、初期費用5000円がかかります。

  • 名称:Joe’s Business Center Busico.
  • 住所:大阪府大阪市北区梅田1丁目11番4-923号 大阪駅前第4ビル9階
  • 電話番号:06-6345-7930
  • 営業時間:10:00 - 17:30
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

『THE CODE 大阪本町』では、月額6,000円で法人登記OKの住所利用が可能です。レンタルオフィス業がメインで、洗練されてた雰囲気が漂います。

会議などで関係者が訪問する場合、好印象になるでしょう。立地は、大阪主要3路線利用できる『本町』から徒歩4分に位置しています。郵便転送や会議室・デスクブースは有料です。

  • 名称:THE CODE 大阪本町
  • 住所:大阪府大阪市中央区南本町2丁目3番12号 EDGE本町3F
  • 電話番号:03-5213-0477
  • 営業時間:10:00〜18:00
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

名古屋のアドレスのオフィス

名古屋アドレスが使用できるおすすめオフィスです。1つは名古屋駅からすぐの『桜通ユニモール』そばに位置するのが『SOHOプラザ』です。

最安プランは、登記OKの住所、受付来客対応、郵便物処理は臨機応変に対応してくれるプランで月額8000円となります。このほかには電話転送・代行サービスもあり、会議室やワークデスクも有料で借りられます。

  • 名称:レンタルオフィスSOHOプラザ
  • 住所:愛知県名古屋市中村区名駅3-24-8 三立ビル3F
  • 電話番号:052-589-6390
  • 営業時間:9:00~18:00
  • 定休日:土日祝日
  • 公式HP

もう一軒は『バーチャルオフィス名古屋ソリューション』は、名古屋市内に8カ所あり、どこも利便性が良く、すべてレンタルオフィス施設共用です。

最安プランは、年割適用で2533円です。登記OKの住所・郵便物転送が使え、会議室や共有作業スペースは有料で使用できます。名古屋で最安値を謳う会社であり、起業スタートアップを応援する姿勢が好印象です。

  • 名称:バーチャルオフィス名古屋ソリューション
  • 住所:愛知県名古屋市東区泉3-17-10 泉ビル3F
  • 電話番号:0120-944-841/052-737-2181
  • 公式HP

まとめ

バーチャルオフィスは実態がないオフィスアドレスですが、違法ではありません。メリットとデメリットを見較べ、自分の事業に合っているかなども考えあわせて利用しましょう。

また利用する場合は、可能であれば、バーチャルオフィスを使用していることを隠さずにいたほうが何かと安心できる材料になりそうです。

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