バーチャルオフィス利用のメリットは？
『仮想のオフィス』という意味を持つバーチャルオフィスは、固定された作業場を持たない個人事業主やフリーランスが利用する傾向が多いです。
『バーチャルオフィス=住所を借りる』というイメージがありますが、具体的にはどんなメリットがあるのでしょうか？
バーチャルオフィスでできること
バーチャルオフィスは単なる住所貸しサービスとは違い、ビジネスに必要なさまざまな機能を備えています。
- 郵便物の受け取りと転送
- 電話番号・FAX番号の使用
- ミーティングスペースの確保
- 法人登記の代行
固定されたオフィスを持たない場合、郵便物の受取先や会議場所に困る人は少なくありません。
バーチャルオフィスは基本的にデスクスペースは設けていませんが、住所に届いた郵便物や電話を転送するサービスや会議スペースを提供しています。
また、ビジネスサポートに重点を置いたバーチャルオフィスでは、会計や融資・補助金・助成金のサポートも行っています。
経費節約になる
バーチャルオフィスに似た形態に『レンタルオフィス』があります。レンタルオフィスとの違いは、物理的な作業スペースを持つか否かの違いです。
バーチャルオフィスでは、事業を始める際に必要な住所・電話番号などを提供しています。必要に応じ、会議室や設備のレンタルも行っていますが、毎月の賃料や内装費は発生しません。
これは大幅な初期費用の低減や毎月の経費節約につながります。
起業コストが下がれば、シニア・女性・学生など、より多くの人が起業しやすくなるでしょう。また、多くの資金を事業や営業活動に回せるようになります。
都心一等地の住所を利用できる
バーチャルオフィスの大きなメリットの1つに、都心一等地の住所が利用できることが挙げられます。都心の中心部であればあるほど、ビジネス的に優勢で、事業が発展しやすい傾向があるのです。
資金がそれほど多くない小さな会社でも、ネームバリューのある東京やその近郊にバーチャルオフィスを借りることで信用されやすくなります。
バーチャルオフィスの違法性は？
バーチャルオフィスは、実態がないがゆえに「悪徳業者の温床になるのでは？」「会社登記するのは違法では？」といった疑問も出てくるでしょう。
登記は可能、違法ではない
『法人登記』は、会社の取引に必要な情報を法務局に登録し、一般開示できるようにすることです。登記する場所は、実態がある場所でなくても違法にはなりません。
のちほど詳しく紹介しますが、許認可や登録の住所にバーチャルオフィスが使用できない業種もあります。
販売の特定商取引法上の表示では
たとえば、ネット販売を行う場合、自社のHPには『特定商取引法』に基づいた情報を表示する必要があります。
消費者が連絡できるような所在地の住所・電話番号・メールアドレス・責任者の名前などを掲載する、または要望があった際に開示することが義務づけられているのです。
所在地の住所は、バーチャルオフィスであっても違法ではありませんが、全く開示する姿勢がないのはNGです。
常に情報を表示しておきたくないという場合は、『記載の販売者個人情報は弊店契約店舗のものです。請求があれば、こちらの連絡先にご連絡ください』と但し書きをし、別の連絡先を載せておく必要があります。
適さない業種もある
法人登記にバーチャルオフィスが使うと違法になる業種もあります。特に、行政機関の許認可や届出が必要な業種が対象です。
- 職業安定所・人材派遣会社
- 税理士・司法書士・弁護士
- 建設業
- 廃棄物処理業
- 不動産業
- 古物商
- 探偵業
住所貸しの注意点
プライバシーの問題から、起業時に自宅の住所を登記しない個人事業主は大勢います。この場合、バーチャルオフィスで法人登記するのが一般的ですが、中には、知人から住所を借りるという人もいます。
無許可の『住所貸し』には、リスクがあることを覚えておきましょう。
安易な住所貸しはトラブルの元
大家さんに内緒で住所貸しをしている業者を利用する、または知人の賃貸物件を登記に使うことは、リスクが高いと言わざるを得ません。
一般的な賃貸契約物件を第三者に無断で貸すことは『無断転貸借（また貸し）』という禁止行為に当たります。
今後のビジネスの発展を考えれば、住所貸しサービスの許可を正式に取得しているバーチャルオフィスを利用するのが安全でしょう。
私書箱とバーチャルオフィスの違い
『私書箱』は、郵便局内に設置された個人専用のポストのことで、郵便の代理受け取りをしてくれます。バーチャルオフィスのように住所を借りられるわけではなく、当然、法人口座の開設も不可です。
場合によっては、住所表記に『〇〇私書箱』と表記しなければならず、ビジネスシーンにはあまり相応しくないでしょう。
バーチャルオフィスの場合、ポストに入らない書留・小包・宅配便の受け取りが可能な上、書面からは、実店舗かバーチャルかの見分けがつきません。
まとめ
ノマドワーカーやフリーランスの個人事業主など、オフィスを持たない働き方が増えるにつれ、バーチャルオフィスの需要はますます高まっています。
きちんと許可を受けた業者であれば、実態を伴わないオフィスの住所だからといって違法にはなりません。逆に、安易に知人の住所などを借りる方がリスクがあるといえるでしょう。
オフィスを持たなくていい分、多くの費用が事業に回せるので、若手企業家にとってはメリットが大きいです。