履歴事項全部証明書の有効期限は?提出前に正しい知識を身につけよう

会社が融資や決算報告などを行う時に提出を求められる『履歴事項全部証明書』は、法務局で取得が可能です。まとめて取得しておきたいと思う担当者もいるでしょうが、有効期限がある点に注意しましょう。履歴事項全部証明書はオンライン請求や郵送してもらうことも可能です。

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履歴事項全部証明書とは?

会社で銀行口座の開設や社会保険手続きなどを行う時に『履歴事項全部証明書』の提出を求められることがあります。履歴事項全部証明書の内容と登記事項証明書について理解を深めましょう。

登記事項証明書の1つ

『履歴事項全部証明書』は『登記事項証明書』のひとつです。登記事項証明書は、会社情報が記載された登記簿の写しで以下の4つがあります。

  • 履歴事項証明書
  • 現在事項証明書
  • 閉鎖事項証明書
  • 代表者事項証明書

履歴事項証明書には、『現在事項証明書』と『代表者事項証明書』に記載される内容が含まれています。具体的には、現在の会社名・住所・会社の設立年月日・現在の代表取締役・役員およびその就任年月日に加え、3年前までの履歴(基準日以後に抹消された事項)などです。

現在・過去のあらゆる情報が記載されているため、さまざまな手続きで提出を求められます。

出典:登記事項証明書にはどのような種類がありますか?

登記事項証明書と登記簿謄本は同じもの

『登記簿謄本』とは、かつて登記簿が紙で保管されていた時代の登記簿のことです。登記簿謄本を取得する時は、法務局に行って登記簿謄本の転写(コピー)を交付してもらう必要がありました。

しかし、登記簿謄本の内容が電子データ化されたことにより、登記簿の内容は『登記記録』としてコンピューターで扱われるようになったのです。登記記録の電子データを印刷したものが『登記事項証明書』で、登記簿謄本と内容は同じです。

出典:登記簿謄本と登記事項証明書の違いは?

榎本希

履歴事項全部証明書とは登記事項証明書の1種です。

履歴事項全部事項証明書に記載されているのは「現在事項証明書」「代表事項証明書」に記載されている内容になりますが、3年前までの履歴がすべて記載されているのが特徴です。

履歴事項全部証明書の有効期限

「今後の手続きのために、履歴事項全部証明書を数枚まとめて取得しておきたい」と考えている人もいるでしょう。しかし、履歴事項全部証明書には有効期限がある点に注意しなければなりません。

有効期限は提出先によって異なる

履歴事項全部証明書が必要になるのは、会社が各種行政手続きや金融手続き、新規の取引先との契約時などです。このとき、相手に「発行から〇カ月以内の履歴事項全部証明書を添付してください」「〇カ月以内のものに限る」と指定されることがあります。

そのため、何カ月も前に取りだめしておいた証明書は使用ができないケースもあるので、履歴事項全部証明書をまとめて取得しておいたとしても、新たに取得しなければならなくなるケースがあるので注意が必要です。

3カ月以内のものを求められることが多い

有効期限は、履歴事項全部証明書を受け取る相手が決定します。各機関・取引先によって異なりますが、発行から3カ月以内のものを求められることが多く注意が必要です。

法務局に出向いたついでにまとめて取得しておこうとすると、すぐに有効期限切れになってしまうので、必要に応じて取得することをおすすめします。

出典:登記簿謄本に有効期限がある? ○か×か!? | だいふく法務事務所

榎本希

履歴事項全部証明書の提出を求められた際に、「3ヶ月以内に取得したもの」など提出先によって指定があるかと思います。

この提出先の指定期間が有効期限になります。

多くの場合は「3ヶ月以内」とされています。

履歴事項全部証明書の請求方法

履歴事項全部証明書を請求する方法は、『法務局の窓口』『郵送』『オンライン』の3つで、手数料や取得にかかる日数に若干の違いがあります。

法務局の窓口で請求

法務局の本局・支局・出張所に直接出向いて取得する方法は、当日に履歴事項全部証明書を取得したいときにおすすめです。

まず、『登記事項証明書交付申請書』を法務局のHPダウンロードし、必要事項を記入後します。手数料分(600円)の『収入印紙』を購入し、交付申請書に貼り付けましょう。収入印紙は、法務局や郵便局、コンビニなどで購入できます。

『法人印鑑カード』を持っている場合は、申請がよりスムーズに進みます。『証明書発行請求機』にカードを通し、画面上で『履歴事項全部証明書』を選択、窓口で請求手続きを済ませます。手数料分の収入印紙をあらかじめ購入しておきましょう。

郵送で請求

法務局に行く時間がない場合は、郵送での請求も可能です。

法務局のHPで『登記事項証明書交付申請書』をダウンロード・印刷し、必要事項を記入後、手数料の収入印紙を貼り付けます。手数料は1通500円ですが、50枚を超える場合は、50枚ごとに100円が加算されるので注意しましょう。

切手を貼った『返送用封筒(氏名・住所記載)』と交付申請書を封筒に入れ、法務局に郵送すればOKです。封筒には『履歴事項全部証明書交付申請書在中』と朱書きしておきましょう。

オンラインで請求

『オンライン請求』とは、インターネットで事前に申請し、法務局窓口に自分で取りにいく、あるいは郵送してもらうかを選択する方法です。

『登記・供託オンライン申請システム』に登録し、メニューから『登記事項証明書の交付請求』をクリックします。必要事項を記入後、郵送か窓口かの受け取り方法を選択しましょう。

法務局で申請する際、手数料分の収入印紙を購入して貼り付けますが、オンライン請求の場合は、『インターネットバンキング』やATM(Pay-easy)』で支払いを行います。手数料は郵便受け取りが1通500円、窓口が480円です。

出典:登記事項証明書等の請求にはオンラインでの手続が便利です :法務局

榎本希

履歴事項全部証明書の取得方法には法務局の窓口で請求する方法、郵送で請求する方法、オンラインで請求する方法があります。

法務局に出向く時間がない場合などはオンライン請求がオススメです。

オンラインで法務局の「登記・供託オンライン申請システム」にログインし、請求をした上で郵便での受け取りを選択することで法務局に出向かなくても取得することができます。

まとめ

会社として何か手続きを行う際に、履歴事項全部証明書の提出を求められるケースは少なくありません。だからといって法務局に行ったついでにまとめて取得しておいたとしても、履歴事項全部証明書には有効期限があるため、実際に使おうと思った時に利用できなくなることがあります。そのため、必要に応じて度請求するのがよいでしょう。オンライン請求や郵送での請求を選択すれば、わざわざ法務局まで足を運ぶ必要もありません。

榎本希 [監修]

医療機関・医大の研究室にて長年勤務をした後、行政書士試験を受験。医療系許認可をメインに扱う行政書士として、行政書士のぞみ事務所を開業。再生医療関係の許認可・診療所開設・医療広告ガイドラインに基づく医療広告のチェック等の他、任意後見・契約書作成・起業支援を扱う。

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