ステップ1：【ハード面】環境・設備・リーガル
リモートワーク導入のステップ1は、環境、設備、リーガルといったハード面の整理です。ここでは、その中でも特にリスクの高いセキュリティ問題と、その対策について解説していきます。
情報漏洩の可能性も
リモートワークは、自宅やカフェといったセキュリティ対策が適切に施されていない場所で働くことになるため、情報漏洩の可能性が高まります。
オフィス内のパソコンは、社内ネットワークに接続され、またインターネットとの出入り口はファイアーウィールや不正侵入防止システムで保護されています。しかし、オフィス以外の場所で作業をする場合は、直接インターネットに接続することが多いため、逆にインターネット側から端末へ不正侵入されるというリスクが生じます。
暗号化がされていない公共の無線LANは、無線通信の盗聴が容易なため、端末上の様々な情報が筒抜けになる可能性があります。また、パソコンやタブレットといった端末には、紛失や盗難による情報漏洩のリスクも考えられるでしょう。
総合的なセキュリティ強化をしよう
情報漏洩を防ぐためには、適切なセキュリティ対策が必要になります。
端末やクラウドウェアなどのログインには、可能な限り多要素認証を導入しましょう。IDやパスワードの組み合わせに加えて、指紋などの生体認証やワンタイムパスワードなどの複数の認証を組み合わせることで、セキュリティを強化することができます。
また、端末のデータを暗号化する、もしくは仮想デスクトップ化することで、端末上にデータを保存しないという手法もセキュリティ対策の一環になります。万が一紛失や盗難にあっても、情報を盗まれるリスクを低減することができるでしょう。
ステップ2：【ソフト面】コミュニケーション
リモートワーク導入のステップ2は、ソフト面の整理です。コミュニケーションにおけるリスクを把握し、チームワークを向上させる仕組みを定着させましょう。
チームの一体感が損なわれる可能性も
リモートワークでは、直接のコミュニケーションが制限されるため、チームワークを損な可能性があります。
特に複数メンバーによるコラボレーションや、チームワークの育成に関しては難易度が上がるでしょう。会社として、従業員同士の繋がりをどのようにして構築していくのか、独自の施策を持って対応しましょう。
コミュニケーションルールを定めよう
リモートワークには、リモートに適したコミュニケーションのルールが必要です。
オフラインでは同じ場所にいたことによって偶発的に引き起こされていたコミュニケーションでも、リモート環境になればある程度意図的に引き起こす場を設定する必要があります。例えば、チャットツールや会議システムでは、仕事のやり取りがメインですが、雑談をはさむことでチーム力を向上させることができます。
ビッグデータの研究者である日立製作所の矢野和男さんのレポートによると、『コールセンターの休憩時間中にパート社員の雑談が弾んだ場合、センター全体の幸福度が上昇し、受注率が30%以上向上した』そうです。
リモートワークでの雑談は仕事の息抜きになりますし、チーム内での連帯意識を向上させ、生産性をアップさせることにも繋がるでしょう。
出典：日立評論2015年6・7月合併号：ウエアラブル技術による幸福感の計測
『Slack』で雑談チャンネルを作るのがオススメ
Slackは、ビジネス向けのチャットコミュニケーションのプラットフォームです。Slackにはチャットや通話機能だけでなく、コミュニケーションを活発化させ、業務を効率化させる機能が多く搭載されています。
例えば、チャットツールで雑談専用のチャンネルを作り、経営者やマネージャーが積極的に近況や趣味の共有を行うことが重要です。
overflowでは、Slackで下記のような仕組みを取り入れています。
- 〇〇_times：チャットツールで個人が何でも投稿できるチャンネル
- なんでも質問部屋：ジャンルフリーで何でも質問できるチャンネル
- 趣味チャンネル：おすすめの本やゲームなど、興味分野に応じて投稿できるチャンネル
ステップ3：事業成長・カルチャー
リモートワーク導入のステップ3は、オフライン以上の事業成長とカルチャーの設定です。ここでは、従業員の不満が生じる人事評価の問題点と、その対策について解説していきます。
出社前提のプロセス評価は対応不可
リモートワークの問題として、人事評価が難しいという点が挙げられます。オフィスであれば、従業員の様子を随時チェックし、仕事への取り組み方やモチベーションなど勤務態度全般を評価することが可能です。
しかしリモートワークでは、従業員の状況や態度を直接観察することができません。また、勤務時間や職務プロセスを通して評価を行なっている会社も多くあり、直接対面してコミュニケーションをとることができないテレワークでは、社員の評価が難しいと言えます。
成果とプロセスを基にバランス良く評価しよう
リモートワークでは、従業員は上司や同僚の目の届かない場所で働くため、プロセスと成果のバランスを配慮した人事評価システムが必要です。
そこで、それぞれの従業員に合わせた成果や目標を定め、『目標に対しての達成度』と『取り組み方』という二軸から評価することをオススメします。これによって従業員はモチベーションを保ちつつ、安心して作業に取り組むことが可能です。
まとめ
今回は、リモートワークのリスクを導入プロセスに沿って紹介していきました。リモートワークは特徴を把握し、適切な仕組みを再構築することが必要です。みなさんもこれを機に、リモートワークを導入してみてはいかがでしょうか。
