Gmailを仕事用に。便利な使い方
Googleが提供するフリーメールサービス『Gmail』は、オンライン状態であれば世界中どこにいても利用できることから、幅広いユーザーに活用されています。
スマートフォンからパソコンまで全てのデバイスで利用できるGmailを、仕事で便利に使う方法について解説します。
マルチアカウントで別々に管理
メールサービスは様々な目的で利用されています。友人間の私的なやり取りに利用する人もいれば、ネットショップからのお知らせを受け取る手段として利用する人もいます。中には一つのメールアカウントで複数の使い分けをしている人もいます。
しかし、Gmailを仕事で使うのであれば、この使い方はおすすめできません。メールの管理に手間がかかり、仕事のやりとりに支障が生じるからです。
仕事用のメールアカウントは別に取得し、ほかのメールと分けて管理しましょう。Gmailは、複数のアカウントを取得して一つの端末で同時にログインできるマルチアカウントに対応しているのです。
マルチアカウントの使い方
マルチアカウント機能を活用すれば、私的なメールと仕事用のメールをアカウント別に分けることが可能になります。把握しきれない膨大な量のメールを、すっきりと一元管理することができるのです。
タスクごとにアカウントを開設して複数管理することも可能です。マルチアカウントを上手に活用すれば、いくつもの案件を同時に管理できるようになり、効率的に仕事を進めることができるようになります。
出典：複数のアカウントに同時にログインする - パソコン - Google アカウント ヘルプ
仕事用アドレスの名前の決め方とは
仕事用のメールアドレスの名前を安易に決めることはおすすめしません。メールの受信者側からすれば、誰からのメールなのか想像つかないアドレスは信用できないため、その名前によっては相手の信頼を失うケースもあるのです。
仕事用アドレスの名前はビジネスにとって重要です。ここでは、送り手にも受け取り手にも配慮した仕事用アドレスの名前の決め方について解説します。
個人アドレスとの違い
個人事業主やフリーランスの中には、個人のアドレスをそのまま仕事に使い回している人がいます。しかし仕事用アドレスは、仕事を受注する際や、相手とその後のやり取りする際の重要な『窓口』になるものです。
企業によっては、個人アドレスであることを理由に取引しないと判断するところもあります。
対外的な信用を獲得するためにも、個人用アドレスと仕事用アドレスは分けて使うことをおすすめします。
おすすめの決め方
仕事用のアドレスであることが相手にとって分かりやすいほうが、より仕事が進めやすくなります。おすすめはアドレスの中に『屋号』や『名前』を含める作り方です。
また、多くの人は普段から多くのメールを管理しています。互いのやりとりに支障をきたすことなく、メッセージを円滑に伝えるためにも、シンプルなアドレスにすることを意識しましょう。
Gmailを仕事で使う際の注意点
便利な機能を兼ね備えているGmailですが、仕事で使う際は注意すべき点がいくつかあります。便利なツールも、きちんと使いこなすことができなければ逆に不便になるので注意しましょう。
仕事でGmailを使うのであれば、そのメリットとデメリットを認識した上で安全に利用することが求められるのです。
Gmailアドレスを敬遠するクライアントも
Gmailは、Googleのアカウントさえ取得すれば誰でも簡単に開設できます。その使いやすさからGmailを利用するユーザーは非常に多いのですが、その一方でGmailは、迷惑メールやスパムメールの対象となりやすい弱点を持っています。
セキュリティ上の理由から、Gmailを敬遠する企業もあります。機密情報を取り扱う企業は特にセキュリティ意識が高いので、やりとりの際はGmailの利用は控えたほうがよいこともあるでしょう。
秘匿性が非常に高い業務では控えておく
仕事において、何より重要なのが安全性です。特にインターネット上には様々なウイルスやハッキングが横行し、メールアドレスもそれらの攻撃対象になっています。
情報は安全性が担保されることでその価値が保たれます。特に秘匿性の高い仕事のやりとりには、Gmailの使用は控えた方が賢明でしょう。
仕事用アカウントをプライベートで使わない
Gmailはグーグルのアカウントの数だけ所有することが可能です。多くの人が複数のGmailアドレスを利用していますが、上手に管理できずメールとアカウントの紐付けができなくなるケースが見受けられます。
大切な仕事のメールを見失わないためにも、仕事用のアカウントはプライベートでは使わないようにしましょう。
しっかりとアカウントを分けて使用していれば、プライベートなメールを仕事先に誤配信することもありません。危機管理意識を高めることで、相手も安心して仕事を進めることができるのです。
まとめ
Gmailは簡単でとても使いやすことから、プライベートでも仕事でも幅広いユーザーに活用されています。Gmailを仕事に使う際には、個人用のアドレスと別々に管理し、安全に利用できるように心掛けましょう。