便利な勤怠管理システムをお得に活用
いつでもどこでも簡単に打刻ができる『勤怠管理システム』を導入する企業が増えています。従来の打刻方法との違いや、システムを使うメリット・デメリットについて考えてみましょう。
エクセル勤怠管理はもう限界？
勤怠管理の方法は企業によってさまざまです。各社員が毎日タイムカードを打刻し、担当者が月末にエクセルに入力するという方法をとる企業も少なくありません。
勤怠データは給与計算にそのまま反映されるため、入力時の人為的なミスはなんとしても防ぐ必要があります。
小規模な職場なら間違いにも気付きやすいですが、人数が多くなると『間違いに気付きにくい』『修正が難しい』『給与計算をするまでの工程が多い』という問題に直面するでしょう。『エクセルでの勤怠管理』には限界があるのです。
『働き方改革』が打ち出されて以来、企業には従業員の勤務状況をより厳格に把握することが求められています。長時間労働の抑制や仕事の効率化を目指し、土台である『勤務管理方法』を見直してみましょう。
勤怠管理システムの有料版と無料版の違い
『勤怠管理システム』とは、出退勤の時間を管理するシステムで、『一目で社員の勤務状況が分かる』『給与計算などの業務の効率化ができる』などのメリットがあります。
従来のエクセル計算と違い、報告内容が個人に委ねられることはありません。
勤怠管理システムは『無料版』と『有料版』があります。『無料版』はコストがかからないのがメリットですが、以下のようなデメリットもあります。
- 使用できる機能が限定的
- アップデートができない
- 突然サービスが終了する可能性がある
- システムに対するサポートがない
『有料版』の場合、機能は多様化する雇用形態や就業形態に対応しており、時代の変化に合わせたアップデートも可能です。サポート体制が手厚いのもポイントでしょう。
スマレジ・タイムカード
『スマレジ・タイムカード』はアルバイトのシフト管理から従業員の給料計算まで幅広く対応した勤怠管理システムで、利用登録数は5万店舗を超えています。
シンプルなタイムカードは無料なので、有料版前のトライアルとして試してみるのもよいでしょう。
Webブラウザやアプリでクラウド勤怠管理
勤怠管理は、職場に来てからタイムレコーダーで打刻をするのが一般的ですが、スマレジ・タイムカードはiPhone・iPad・各種PCに対応しており、『画面タッチ』『写真撮影』『笑顔認証』で出勤記録ができる優れものです。
出張や直行、直帰などの場合は、位置情報（GPS）を活用するので、従業員がどこで何をしているのかがしっかりと把握できるでしょう。
また、『労務アラート機能』が従業員の勤務を自動監視し、違反があれば警告が送信されます。
日報・プロジェクト・マイナンバーなどの管理も全てクラウド上で行えるので、いつもの業務がぐっと楽になるでしょう。なお、『スタンダードプラン』は勤怠管理機能のみ従業員30名まで無料で利用ができます。
メールでのサポートが受けられる
スマレジ・タイムカードではメールでのお客様サポート（無料）を行っています。原則、平日の18時までの問い合わせには当日中に返信があります。
プレミアムサービス以上を申し込んだ場合は、電話での定期的な無料相談が可能なので、導入はじめの不安も解消されるでしょう。
スマレジ・タイムカード - 複雑な給与計算、休暇管理、シフト管理
KOKODAS
エクセルで打刻データを集計して給与計算する企業におすすめなのが『KOKODAS』です。5名までの勤怠管理であれば月々の利用料は永久に無料です。
ICカードを使った勤怠管理
『KOKOSAS』はSuica（スイカ）・Pasmo（パスモ）などのICカードやおサイフケータイを使って打刻ができる仕組みで、新たなICカードの作成も、タイムカードの購入も必要ありません。
使用する『USBタイムレコーダー』はIDを高速で読み取り、あっという間に時間を記録します。インターネットから時刻を取得する『時刻補正機能』を搭載しているのもポイントです。
打刻名称（組織情報）は2～6個まで登録が可能で、組織やグループが複数ある場合でもしっかりと管理ができるでしょう。打刻忘れや二重打刻を防ぐ『誤記録防止機能』も搭載しています。
エクセルに自動集計
全従業員別の打刻データは『エクセル形式』でそのまま取り出すことができます。データをいちいち入力する手間が省け、毎月の給与計算にかかる時間が大幅に削減されます。
また、日次・週次・月次など、任意のタイミングで自動的に打刻データをメール送信できる点も見逃せません。スマホがあればいつでもどこでも打刻情報がチェックできます。
USBタイムレコーダー- 無料で勤怠管理ができる!! - ココダス株式会社
MosP勤怠管理
一般的な勤怠管理ツールは提供会社のシステムをそのまま利用する形ですが、『MosP勤怠管理』はソースや設計書開発ツールなどをパッケージ化した新しいタイプ（オープンソース）です。
そのため、自社に合った勤怠管理システムが作れるのが特徴です。
カスタマイズ可能、内部管理で安心
『MosP勤怠管理』の魅力はそれぞれの営業形態に合わせてカスタマイズでき、かつ自分達で全てが管理できる点です。
外部委託に対し「突然運営しなくなるかもしれない」と不安を持つ人は少なくありません。会社規模が大きくなればなるほど、勤務管理の内製化が必要になってくるでしょう。
OSS版（オープンソース）のダウンロードは無料で、サポートなしでカスタマイズ＆管理をすれば、料金は一切かかりません。有料でシステムの各種のカスタマイズサービスなどが追加できます。
履歴がチェックできるなど幅広い機能
勤務入力・承認・月次集計・データ出力など幅広い標準機能を備えているのが特徴です。また、勤怠管理の表示および操作の権限を社員ごとに設定したり、データ改ざんを防ぐために修正履歴を保存したりする機能もあります。
日々たくさんの人が使用するシステムだからこそ、管理の安全性はしっかりとチェックしたいものです。
勤怠管理をオープンソースで！人気の勤怠管理システムならMosP
IEYASU
『IEYASU』は人事実務の専門家集団のサポートの下で作られたベンチャー企業向けのクラウド勤怠管理システムです。社労士法人が監修しているので、無料でも安心して活用できるでしょう。
無料アプリによりスマホで打刻できる
『IEYASU』のシステムは、『勤怠管理』『給与明細』『日報管理』『契約・請求管理』の4機能を備えています。
『勤怠管理』は、Suicaなどの交通系ICカードをICカードリーダーまたはNFC対応端末にかざすだけでスムーズに本人認証が完了します。
ICカードリーダーはGoogle playでスマホ内にダウンロードが可能なので、わざわざ購入する必要はありません。
完全無料の『フリープラン』は、広告表示ありでデータが1年間のみ保存されます。有料プランになると、使える機能が増えると同時に、保存期間が無制限になります。
日報機能で管理が楽々
仕事の効率化に向けて積極的に活用したいのが新機能の『日報管理』です。
プロジェクトや業務内容、取引先などに分けて分類・登録ができ、取引情報や進捗状況が一目で分かるようになるのが特徴です。情報は社内で共有できるので、日々の業務がよりスムーズになるでしょう。
特に、外回りや外出が多い企業では、情報の共有が重要な役目を果たします。実績や日報だけでなく『予定』も投稿できるので、メンバーの動きが把握しやすいでしょう。
IEYASU | ベンチャー企業のための無料のクラウド勤怠管理システム
まとめ
今後は勤務形態の多様化が進むと同時に、企業にはより厳格な勤怠管理が求められるようになります。
従来の勤怠管理では手間がかかりすぎてしまうケースがあるため、クラウドで簡単に管理できる勤怠管理システムの出番が多くなるでしょう。
無料で使えるプランはコスト削減につながりますが、サポートが少ない・機能が少ない・データ保存期間が短いなどのデメリットがあります。
まずはトライアルで機能を試したのち、有料プランに移行するのがよいでしょう。