報告書の役割と目的
報告書をきちんと書くためにも、まずは報告書を何のために作成するのか、役割と目的を把握しましょう。
報告書の役割
報告書の役割は、情報伝達、そして記録です。業務委託であれば、発注先の担当者や管理責任者に対し、正しい情報を伝えるために作成されます。
口頭で伝える場合もありますが、言い間違いや聞き間違い、記憶違いといったトラブルが発生する可能性があるため、記録として残す必要があるような重要案件については、報告書を作成しましょう。
委任契約については、委任者は業務の中途において受任者が善管注意義務による事務処理が行われているかどうか等を知ることにより、事務処理の現状を知り、将来のために必要なら処置を取る必要があります。
そのため、報告書は受任者にこのまま事務処理を継続してもらうか、契約解除をするかの判断資料にもなります。
報告書によって書く目的は異なる
報告書によって書く目的は異なります。
目標に対する進捗や現在の状況の報告、問題提起、取引先からの連絡などさまざまです。また、内部スタッフに向けたものなのか、顧客に向けたものなのかでも書き方は変わるでしょう。
目的に適した書き方や必要事項の記入を心がける必要があります。
業務委託時の報告書の書き方
それでは、業務委託作業をする場合の報告書の書き方を見ていきましょう。事実を羅列するだけではなく、書き方や手順にも工夫をこらすことが大切です。またフォーマットを活用することのメリットについても解説します。
報告書の目的を明確にする
まずは、報告書を作成する目的を明確にしましょう。定期報告もあれば、読んだ人間の行動を促すことが目的の報告書もあります。
現場責任者・他スタッフ・委託先などの送り先を明確にし、報告書を読む人間がどのような情報を欲しがっているのかを考えます。相手にあわせて内容を変えることも必要です。
委託先から指定があった場合には指定の様式に沿って書くようにしましょう。
内容は具体的かつ簡潔に記載
内容を書くときのポイントは、具体的に、かつ簡潔にすることです。
6W2H（いつ・どこで・だれが・だれに・なにを・なんのために・どのように・いくらで）を入れることで内容が具体化します。自身の感想や思想は交えずに、事実のみを記載することを心がけましょう。
資料やグラフなどを添付することで、分かりやすくする工夫も重要です。
フォーマットを作成しておくと便利
報告書用のフォーマットを作成しておきましょう。特に、業務内容を定期報告するような場合は、同一のフォーマットを使ことで作成時間を短縮できます。
報告書を作成する上で、1回1回フォーマットから作成するのは手間と時間がかかるでしょう。フォーマットがあることで大幅な時間短縮につながりますし、書くことも明確になります。
読む側にとっても、毎回同じ書式で書いてあった方が読み方がわかって便利です。
報告書のフォーマットは自分で作ってもよいのですが、インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートがいくつもありますので、その中で使いやすいものを選ぶという方法もあります。
委託先によってはあらかじめ報告書用の書式を用意している場合もあるので、その場合には委託先が用意した報告書を使用しましょう。
委託先が用意した報告書を使用する場合、書き方について少しでも分からない部分がある場合には必ず担当者に聞くようにして、記載内容の認識のズレが生じないようにしましょう。
榎本希
作成する報告書の目的にもよりますが「いつ」「どこで」「誰が」「何を」
「何のために」「どのように」「いくらで」がわかるように記載します。
だらだらと文章を書くのではなく要点・事実を明確にして簡潔に記載するようにします。
指定の書式がある場合にはその書式に合わせて記載をするようにしましょう。
例えば業務完了報告書であれば
①作成年月日
②業務名
③契約年月日
④開始年月日
⑤完了年月日
⑥作業場所
⑦作業内容
⑧氏名
などを記載します。
作業途中に報告書を提出する義務はある？
業務委託で作業をする場合、作業終了時だけではなく、作業途中で報告義務はあるのでしょうか。あるとしたら、どのようなケースで発生するのでしょうか。
委任契約では報告義務がある
業務委託には『委任契約』（準委任契約）と『請負契約』という二つの契約方式があります。
『請負契約』は成果物を作成して納品することで報酬を得るという契約ですが、『委任契約』は成果物ではなく、業務を行うことそのものに対する報酬を得るという契約形態です。
『請負契約』の場合、作業手順や方法についてはすべて作業者側が決める権利があります。期限までに成果物がきちんと納品されればよいので、報告の義務は負いません。
とはいえ、複数の成果物を納品するような場合等には、進捗状況を依頼者に報告する事で、お互いに現状が把握出来ます。
また、請負契約の場合には依頼者から途中解除をされる事もないとは限りません。
このような場合に2020年4月1日からは注文者が受けた利益の割合に応じて報酬を請求する事が出来ます。
報告を行なっておくことにより、万が一途中で契約解除になった場合、どこまで仕事が終わっているのかが明確になります。
一方の『委任契約』の場合は、業務に従事することそのものが契約となるため、きちんと業務をしているかどうかが重要になります。そのため、契約期間の途中でも、定期的な報告書の提出が求められるのです。
準委任契約の場合は「受任者は委任者の請求があるときは、いつでも委任事務の処理の状況を報告し、委任が終了した後は、遅滞なくその経過及び結果を報告しなければならない(民法645条)」という民法の条文を準用しますので、委任契約同様に報告の必要があります。
出典：委任契約と請負契約の具体的な違い | コラム・レポート | 社会保険労務士法人アイプラス
報告頻度や内容は契約書に基づいて決定
それでは実際にどの程度の頻度で報告すればよいのか、またどのような内容を記載すればよいのかというと、これは業務開始前に締結した契約書に準拠することになります。
そのためにも契約書を確認しましょう。また、契約書に書かれていない場合は、クライアントに確認し、報告頻度について明確にしておくことで、後々のトラブルを回避できます。その際、決められた報告書の書式があるかどうかも確認しておきましょう。
クライアントによっては報告書の提出を特に定めていない場合もあり、契約書にも記載がない場合もあります。
しかし、このような場合であっても、こまめに進捗を報告するなど情報共有をするようにする事で、後々のトラブルを回避し、クライアントに不安を与えないようにしましょう。依頼する側と受任する側がお互いに安心して仕事を出来るように配慮する事も、業務委託では大切です。
榎本希
業務委託契約の中で委任契約(準委任契約)にあたる契約の場合には、委任者の請求があるときはいつでも委任事務の処理状況を報告しなければなりません。
また、契約書によって報告のタイミングや時期などが決まっているような場合には契約書に沿って報告書を提出する必要があります。
また、何かトラブル等が起こった際には都度トラブルの状況について相手が把握できるように報告書を作成して情報を共有するようにしましょう。
まとめ
業務委託の『委任契約』においては、定期的に報告書を提出する必要があります。
報告書に記載する内容は、目的や提出先によって異なる場合が多く、適切な内容になるように検証してから記載・提出を行いましょう。
また報告書を提出する頻度や内容について、あらかじめ協議して契約書に盛り込んでおくことも重要です。重要なことを口頭で報告するだけでは、言った言わないのトラブルになる可能性がありますので、しっかり報告書を作成して記録する必要があります。
