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副業の経費は領収書の取得が必要。紛失した場合の対処法も紹介

副業のためにPCなどの機器や、新しいツールを購入することもあるでしょう。そうした費用を経費で落とすには領収書の取得が必要です。その理由はなぜでしょうか?領収書の取得が必要な理由と、万が一領収書を紛失した場合の対処法について解説します。

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領収書の役割

会社やアルバイトで使う品物を購入した際などに、レシートではなく領収書を発行してもらうように教わった人も多いでしょう。なぜ領収書である必要があるのかをご存じでしょうか?

その理由を知るためにも、まずは領収書の持つ役割について解説します。

支払いの証明となる書類

領収書は、購入した商品などに対し、お金を支払ったことを証明するための書類です。支払った代金の再請求などのトラブルを防ぐ役割も担っています。経費として申告する場合にも領収書は必要です。

そのためにも、領収書には正しい情報が記載されていなければなりません。

また金銭の支払いと同時に領収書を発行することが通例となっていて、料金を受け取った側が領収書を発行しない場合、代金の支払いを拒否することも可能です。

領収書の発行は義務

民法第486条には『弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる』と定められています。

この『弁済』とは代金を支払うことであり、『受取証書』は領収書やレシートのことです。料金を支払った側が、領収書の発行を求めた場合、受取人は必ず領収書を発行しなければなりません。

領収書として認められる条件

どんなものでも領収書と認められるわけではありません。

後々になって領収書と認められず、経費にできなくなるといったことがないように、領収書として認められる条件について把握しておきましょう。

宛名、発行者など必要事項の記載

領収書として認められるためには、以下の必要事項について記載されていなければなりません。

  • 発行年月日
  • 領収金額
  • 宛名
  • 取引内容(但し書き)
  • 発行者の氏名・名称

これらの情報について記載されていれば、紙のサイズや素材、書き方などは問われません。

レシートで代用

上記の情報について記載されているのであれば、レシートであっても領収書として認められます。

むしろ、宛名が「上様」や取引内容が「お品代」などと記載されている曖昧な領収書よりも、レシートの方が証書としての信用性が高いケースもあるのです。簡単に内容の変更ができないという確実性もあります。レシートを証書として使うことに問題はありません。

領収書が出ない、紛失した場合の対応法

代金を支払った時に、領収書がもらえないケースもあります。例えば電車やバスの運賃、自動販売機での購入や割り勘で払うことになった飲食費などです。

また領収書を間違って紛失してしまうケースもあるでしょう。そういった場合は、どのようにすればよいのでしょうか。

出金伝票で代用

領収書が手元にない場合は『出金伝票』を作成することで代用可能です。出金伝票の用紙は、雑貨店や100円ショップなどで購入できます。

出金伝票には取引の日付・金額・取引相手・取引内容の四つの項目の記載が必要です。ただし、あくまで自己申告になってしまうため、税務署が重点的にチェックする書類となります。出金伝票の多用はおすすめしません。

ネット通販の明細やメールを印刷する

インターネットを利用して買い物をした場合も、領収書が発行されないこともあるでしょう。そういった場合は、明細やメールの内容を印刷したものでも、取引について必要な項目が記載されていれば、領収書の代用として認められます。

ただし、納品書や出荷伝票については、代金の支払を証明するものではないため、領収書としての役割を果たすことはできません。

領収書の扱い方・保存方法

最後に領収書の扱いや、保存方法について解説します。どのような方法で保管しておくのが適切なのでしょうか。

確定申告で提出するわけではない

「領収書は確定申告に必要」という話はよく聞きますが、実は確定申告の際に提出するわけではありません。

ただし、確定申告を行った場合に経費として記載したものについて、領収書の保管義務が生じます。白色申告で5年、青色申告で7年の保管義務があるため、確定申告が終わった後にも保管しておきましょう。

まとめ方に規定はない

領収書の保管方法については特に規定はありません。封筒に入れておいてもいいですし、まとめてファイリングしておいても大丈夫です。

ただし、数年間保管しておくことを考えるのであれば、日付や取引先など、ある程度整理しておいた方がよいでしょう。実際に税務署のチェックが入った場合にも、整頓してあった方が喜ばれますし、領収書を処分する際にも整理してあった方が便利です。

まとめ

領収書の発行は、金銭を支払った人間が求めれば、受取人は必ず応じなければなりません。書式やサイズに規定はありませんが、宛名や取引内容などの必要事項が記入してあることが条件のため、領収書の受取時にチェックしましょう。

確定申告では領収書を提出する必要はありませんが、保管義務があります。保管方法にも決まりはありませんが、整理しておくと何かと便利です。

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