【2024年11月】人事ソフトの選び方と基本機能は？中小企業向けの特徴を解説

こんにちは。エンジニア、PM、デザイナーの副業・転職採用サービス「Offers（オファーズ）」のOffers Magazine編集部です。近年、リモートワークが一般化する中で、中小企業においても人事管理システムの導入が急務となっています。特に、人事業務を効率化し、リモート環境でもスムーズに運営できるシステムの選定が重要です。

本記事では、中小企業向けの人事管理システムの基本機能や導入のポイント、おすすめのソフトウェアについて詳しく解説します。これを機に、効果的な人事管理の実現に向けて一歩踏み出しましょう。

人事管理システムの基本機能と選び方

中小企業が人事管理システムを導入する際には、基本機能を理解することが大切です。このセクションでは、重要な機能と選定時に考慮すべきポイントを詳しく見ていきます。

人事管理システムの主要な機能

人事管理システムは、主に以下のような機能を持っています。これらの機能は、業務の効率化や労務管理の強化に役立ちます。

1. 人事データ管理

従業員の基本情報、職務経歴、給与情報などを一元管理する機能です。これにより、必要な情報に迅速にアクセスでき、業務のスピードが向上します。

2. 勤怠管理

出勤・退勤時間の記録や残業時間の集計を行う機能です。リモートワークの環境でも、従業員の勤怠を正確に把握することができます。

3. 給与計算

給与明細の作成や各種手当の計算を自動化する機能です。これにより、計算ミスや手間を省くことができ、正確な給与支払いが実現します。

4. 評価・育成管理

従業員の評価や育成プランの策定を支援する機能です。パフォーマンスの可視化ができるため、より適切な人材育成が行えます。

選定時に考慮すべきポイント

人事管理システムを選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。

1. コストパフォーマンス

導入コストや運用コストを考慮し、予算内で最適なシステムを選ぶことが重要です。特に、中小企業ではコストが大きな要因となるため、機能と価格のバランスを見極めることが求められます。

2. ユーザビリティ

システムの使いやすさも重要です。直感的に操作できるインターフェースを持つシステムは、従業員の負担を軽減し、導入後の定着率を高めます。

3. サポート体制

トラブルが発生した際のサポートが充実しているかも確認しましょう。特に中小企業では、IT専門の人材が少ないことが多く、サポートの質が業務運営に大きく影響します。

中小企業向け人事管理システムのおすすめ

中小企業に最適な人事管理システムには、いくつかの特徴があります。このセクションでは、特におすすめのシステムとそのメリットをご紹介します。

中小企業に適した機能の特徴

中小企業向けの人事管理システムは、スケーラブルでカスタマイズ性が高いことが特徴です。さらに、以下の機能が求められます。

1. クラウドベースのシステム クラウド型の人事管理システムは、インターネットさえあればどこでもアクセス可能です。リモートワーク環境での利用にも適しており、データのセキュリティも向上します。

2. 自動化機能

人事業務の効率化には、自動化機能が欠かせません。例えば、勤怠管理や給与計算を自動化することで、手動での作業負担が大幅に軽減されます。

3. 分析機能

従業員データをもとにした分析機能があれば、パフォーマンスの改善点を見つける手助けになります。これにより、業務改善や人材育成に役立ちます。

導入のメリットと注意点

人事管理システムを導入することで、さまざまなメリットがありますが、注意すべき点もいくつかあります。

1. 業務効率化

人事業務を自動化し、業務の効率化が進むことで、従業員は本来の業務に集中できるようになります。また、データの一元管理により、迅速な意思決定が可能になります。

2. コスト削減

長期的には、業務効率化により人件費や時間を削減できるため、コストパフォーマンスが向上します。ただし、導入時の初期投資は考慮する必要があります。

3. システムの適応性

導入したシステムが自社の業務に合わない場合、逆に業務が非効率になることもあります。導入前に十分なテストを行い、必要に応じてカスタマイズすることが重要です。

リモートワークに適した人事ソフトの特徴

リモートワークが普及する中で、人事ソフトの選定基準も変わってきています。このセクションでは、リモートワークに適した人事ソフトの特徴について詳しく解説します。

リモートワーク対応の必須機能

リモートワーク環境では、以下のような機能が特に重要です。

1. リアルタイム勤怠管理

従業員がどこからでも勤怠を記録できる機能が求められます。これにより、リアルタイムでの勤怠状況の把握が可能になります。

2. コミュニケーションツールの統合

人事管理システムにチャットやビデオ会議機能が統合されていると、チーム間のコミュニケーションがスムーズになります。リモートワークでは、対面でのやり取りが難しくなるため、こうした機能は必須です。

3. モバイル対応

スマートフォンやタブレットからでもアクセスできることが、リモートワーク環境では重要です。これにより、従業員は場所を選ばずに業務が行えます。

オンライン労務管理のメリット

オンラインでの労務管理には、いくつかのメリットがあります。

1. 効率的なデータ管理

オンラインでデータを管理することで、必要な情報に素早くアクセスでき、業務がスムーズに進行します。特に、複数のロケーションで働く従業員がいる場合、情報の共有が簡単になります。

2. コスト削減

紙の資料を減らすことで、印刷費や保管スペースのコストを削減できます。また、オンラインでの管理により、従業員が業務にかかる時間を短縮できます。

3. セキュリティの向上

オンラインシステムは、データのバックアップやセキュリティ対策が施されているため、情報漏洩のリスクを減らすことができます。特に、リモートワークでは情報セキュリティが重要です。

人事管理システムの導入事例と効果

人事管理システムを導入することで、実際にどのような効果が得られるのかを見ていきましょう。このセクションでは、成功事例を交えながら解説します。

成功事例に学ぶ導入効果

ある中小企業が人事管理システムを導入した事例を考えてみましょう。この企業は、従業員数が50名を超え、業務が煩雑になっていました。

導入後、従業員の勤怠データや給与情報が一元管理されるようになり、業務の効率化が図られました。

1. 業務負担の軽減

以前は手動で行っていた勤怠管理や給与計算が自動化されたことで、管理者の業務負担が軽減され、他の重要な業務に集中できるようになりました。

2. 情報共有の迅速化

システムを通じてリアルタイムで情報が共有されるため、従業員同士のコミュニケーションも円滑になり、業務のスピードが向上しました。

3. データの可視化

人事データが可視化されることで、経営陣は従業員のパフォーマンスを把握しやすくなり、適切な人材育成や配置が行えるようになりました。

具体的な業務改善の例

導入したシステムによって、具体的にどのような業務改善が見られたのかを見ていきます。

1. 効率的な勤怠管理

シフト管理や有給休暇の取得状況がリアルタイムで確認できるようになり、従業員のワークライフバランスが改善されました。

2. タレントマネジメントの強化

従業員のスキルやキャリアパスがシステムで可視化され、適材適所の人材配置が実現しました。これにより、従業員のモチベーションも向上しました。

3. 法令遵守の徹底

労働基準法などの法令に基づく管理が容易になり、コンプライアンスの強化が図られました。これにより、企業としての信頼性が向上したといえます。

人事管理ソフトの料金体系とコスト比較

人事管理ソフトを選ぶ際には、料金体系をしっかりと理解する必要があります。このセクションでは、さまざまな料金体系とコスト比較の方法について解説します。

料金体系の種類と特徴

人事管理ソフトの料金体系には、主に以下のような種類があります。

1. 定額制

月額または年額で定額料金を支払うタイプです。予算管理がしやすいメリットがありますが、利用人数や機能に応じて料金が変動する場合もあります。

2. 従量課金制

利用した分だけ料金が発生するタイプで、特にスモールビジネスに適しています。ただし、利用量が増えるとコストが膨らむ可能性があります。

3. 初期費用＋月額料金

初期導入時に一時的な費用が発生し、その後は月額料金がかかるタイプです。導入時のサポートや研修が含まれている場合もあるため、導入後の利用しやすさが期待できます。

コストパフォーマンスの比較方法

コストパフォーマンスを比較する際には、以下のポイントに注目しましょう。

1. 機能と料金のバランス

提供される機能が自社のニーズに合致しているかを確認し、その機能が料金に見合っているかを評価します。

2. 追加費用の確認

導入時や利用時に発生する追加費用（サポート費用やカスタマイズ費用など）を把握しておくことが重要です。

3. ROI（投資対効果）の計算

導入による業務効率化やコスト削減がどの程度実現できるかを予測し、その結果を元にROIを計算することで、導入の妥当性を確認できます。

人事管理システムのメリットとデメリット

人事管理システムを導入することには、多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。このセクションでは、両面を詳しく見ていきます。

導入による業務効率化のメリット

人事管理システムを導入することで得られる主なメリットは以下の通りです。

1. 業務の自動化 手動で行っていた業務が自動化されることで、従業員の負担が軽減され、業務のスピードが向上します。これにより、時間を有効に使うことができます。

2. データの可視化

人事データが一元管理されることで、リアルタイムでの情報把握が可能になります。これにより、経営判断に必要な情報を迅速に取得できます。

3. 法令遵守の強化

労務管理を適切に行うことで、法令遵守が徹底され、企業としての信頼性が向上します。これにより、リスク管理が強化されます。

考慮すべきデメリットと対策

一方で、デメリットも把握しておくことが重要です。

1. 初期投資が必要

システム導入には初期投資がかかります。導入する際には、総コストを見積もり、予算内で計画を立てることが求められます。

2. システムへの依存

人事業務がシステムに依存することで、システム障害が発生した際に業務が滞る可能性があります。そのため、バックアップ体制を整えることが重要です。

3. 従業員の習熟度

新しいシステムを導入すると、従業員が使いこなすまでに時間がかかる場合があります。これに対策として、十分なトレーニングを行うことが重要です。

人事管理システムの比較表で見る選択ポイント

さまざまな人事管理システムが存在する中で、比較することは非常に重要です。このセクションでは、比較表を用いて選択ポイントを整理します。

システム名	主な機能	料金体系	サポート体制
システムA	勤怠管理、給与計算	定額制	電話・メールサポート
システムB	人事データ管理、評価管理	従量課金制	オンラインチャットサポート
システムC	モバイル対応、分析機能	初期費用＋月額料金	24時間サポート

この比較表を参考に、自社のニーズに最も合ったシステムを選ぶ際のポイントを整理しましょう。

比較表の見方と活用法

比較表は、各システムの特徴を簡潔に把握するための有効なツールです。見方としては、以下のポイントに注意しましょう。

1. 機能の優先順位

自社が特に必要とする機能を考慮し、その機能が充実しているシステムを優先的に検討します。

2. 料金の見積もり

各システムの料金体系を把握し、自社の予算内で運用可能か確認します。また、導入費用やランニングコストも考慮に入れましょう。

3. サポート体制の確認

導入後のサポート体制が充実しているかどうかも重要です。システムに不安がある場合、迅速にサポートが受けられる体制が整っていることを確認しましょう。

自社に合ったシステムの選び方

自社に合った人事管理システムを選ぶためには、以下のステップが有効です。

1. 目的の明確化

まずは、システムを導入する目的を明確にしましょう。業務効率化、コスト削減、法令遵守など、自社のニーズに合ったシステムを選ぶための基準となります。

2. 体験版の利用

多くのシステムには体験版が用意されています。実際に使ってみることで、機能の使い勝手や自社のニーズに合致しているか確認することができます。

3. 関係者の意見を集める

導入にあたっては、関係者の意見を反映することが重要です。特に、実際にシステムを使う従業員の意見を聞くことで、導入後の定着率が向上します。

人事管理ソフトのトライアル版活用法

トライアル版を活用することで、自社に最適な人事管理ソフトを見つける手助けができます。このセクションでは、トライアル版の利用手順と注意点について解説します。

トライアル版の利用手順と注意点

トライアル版を利用する際の手順は以下の通りです。

1. トライアル版の申し込み

ウェブサイトからトライアル版の申し込みを行います。必要情報を入力し、申し込み完了後にメールで案内が届きます。

2. システムのセットアップ

案内に従い、システムをセットアップします。初期設定やユーザー登録を行い、実際に操作できる環境を整えます。

3. 操作の確認

システムを実際に操作し、機能の使い勝手を確認します。特に、自社の業務フローに合った使い方ができるかどうかを重点的にチェックしましょう。

4. フィードバックの収集

実際に使用した従業員からフィードバックを収集し、システムの評価を行います。評価をもとに、導入の可否を判断します。

実際の業務での試用方法

トライアル版を活用する際には、以下のポイントに留意しましょう。

1. 実際の業務に近い環境で試用する

業務に近いシナリオを設定し、実際の業務フローに沿った形で試用することが重要です。これにより、システムの適合性をより正確に評価できます。

2. 複数の機能を試す

一つの機能だけでなく、複数の機能を試すことで、システム全体の使い勝手を把握します。特に、業務に必要な機能を重点的に評価しましょう。

3. トライアル期間を最大限活用する

トライアル期間が限られている場合が多いため、その期間を最大限に活用することが求められます。計画的に試用し、必要な情報を収集しましょう。

問い合わせ先とサポート体制の確認方法

人事管理システムを選ぶ際には、問い合わせ先やサポート体制についても確認しておく必要があります。このセクションでは、確認方法について解説します。

問い合わせ先の見つけ方

システムの問い合わせ先を見つける際には、以下の方法を利用します。

1. 公式ウェブサイトを確認する

多くのシステムは公式ウェブサイトに問い合わせ先を掲載しています。メールアドレスや電話番号を確認し、直接問い合わせを行うことができます。

2. カスタマーサポートの利用

多くのサービスではカスタマーサポートが用意されています。FAQやチャットサポートを利用することで、疑問点を解消することが可能です。

3. ユーザーフォーラムの活用

ユーザーフォーラムに参加することで、他のユーザーの意見や体験を参考にできます。これにより、実際の利用状況を把握しやすくなります。

サポート体制の重要性と確認ポイント

サポート体制は、システム選びにおいて非常に重要な要素です。以下のポイントを確認することが求められます。

1. サポートの種類

電話、メール、オンラインチャットなど、どのようなサポートが提供されているかを確認します。多様なサポートがあれば、問題解決のスピードが向上します。

2. サポートの対応時間

サポートが提供される時間帯を確認しましょう。特に、リモートワークでは時間帯に柔軟に対応できるサポートが求められます。

3. サポートの質

過去の利用者のレビューや評価を参考に、サポートの質を把握します。サポートチームの対応が迅速で信頼できるかどうかを確認することが重要です。

まとめ

中小企業にとって、人事管理システムの導入は業務効率化に大きく寄与します。特に、リモートワークの普及を受けて、柔軟に対応できるシステムが求められています。

本記事では、システムの基本機能や選び方、おすすめの製品、導入のメリットとデメリット、そしてトライアル版の活用方法について詳しく解説しました。最適な人事管理システムを選ぶことで、業務の効率化と人材育成の強化が実現できるでしょう。ぜひ、自社に合ったシステム選びを進めてみてください。

Offers Magazine Offers Magazine