フリーで効率よく働くには仕組み化が重要
仕事を仕組み化できれば、それに越したことはないけど、そもそもどうやって仕事を仕組み化すればいいのかわからない、という方のためにまずは仕事を仕組み化するうえで必要な基本的な事をお話しします。
そもそも仕組み化とは
仕事を仕組み化するというと聞こえは良いですが、仕組み化とは一体何を指すのでしょうか？仕組みをどのように定義するのかは、様々な意見があります。まずは『仕組み』の意味を辞書で調べると『物事の組み立て、構造、機構』または『物事を上手く運ぶための計画』と記されています。
仕組みの意味は解りましたが、仕組み化というと、またニュアンスが違っているように思えます。『仕組み仕事術』の著者である泉正人さんは仕組み化のことを『誰がいつ、何度やっても、同じ結果が出せる状態』を指していると言います。
作業の無駄をなくし、誰もが同じ結果を出せるようにすることが、仕組み化の基本と言えそうです。
フリーランスにおける仕組み化
基本的に、仕事を仕組み化するというのは、組織化した集団が仕事をするときに必要な作業のように思えます。ですので個人で仕事をしているフリーランスには、一見効果が無いように見えますが、実はフリーランスにも、大きなメリットがあります。
フリーランスの場合は、仕組み化で必要な条件である『誰がやっても出来る』という部分はあまり気にすることはありません。フリーランスの人が自分の仕事を仕組み化する場合は、『いつ、どこで仕事をしても、高い成果を出せる状態』にすることを目標に仕組みを考えると良いでしょう。
そのためにはまず目標を明確にし、仕事の優先順位や時間の使い方を徹底してくことが重要です。
仕組み化することのメリット
仕組み化について基本がわかったところで、次は仕組み化することによって生まれるメリットを解説します。
時間に余裕が生まれる
仕事を仕組み化することによって、時間をきちんと管理できるようになるため、時間の無駄がなくなり、効率的に仕事を進めることが出来るようになります。そうすることによって時間に余裕が生まれ、本当に必要な事や、やりたことに時間を割くことも出来るようになります。
フリーランスというと『自由』というイメージがありますが、時間が自由であるが故に、かえって無限に仕事をやり続けてしまう、というスパイラルに陥ってしまうこともあるのですが、これも仕組み化によって防げます。
本業に集中できるので生産性が上がる
仕組み化を行うことで、自分が本来すべきことは何か、ということが明確になるため、集中力が上がり、生産性が上がります。フリーランスの場合には、自分のことはすべて自分でやる必要があるので、本業をやる時間と本業以外の時間をきちんと区切ることは大切です。
気持ちにもゆとりが生まれる
仕組み化することによって、いつ何をするかが明確になるため、混乱が少なくなります。そうなることによって、気持ちにも余裕が生まれ、ストレスも減っていきます。
仕事にはある程度緊張感も必要ですが、それが過剰になると、仕事の効率も下がって今います。仕事を仕組み化することによって、自分の仕事だけではなく、心の中も整理出来るのです。
フリーランスの場合、職場も時間も明確に決まっていないため、プライベートとの区別がつきにくくなったりして、メリハリのない生活を送りがちになってしまいます。それを防ぐためにも、仕事の仕組み化はやって損はない施策と言えるでしょう。
仕組み化の手順
仕組み化について、だいたいのことは理解していただけたでしょうか？ここからはいよいよ具体的に仕組み化の方法を見ていきます。
業務を考える仕事と単純作業に分ける
仕組み化をすることは大切なことですが、仕組み化はあくまでも手段であって、目的ではありませんから、仕組み化を考えることに時間を割くのは無駄に時間を消費するだけです。
まずは、『どの仕事を仕組み化するのか』を考えましょう。仕組み化したほうがいい業務はやはり、特に考えずに行う単純作業です。単純作業とは、打ち込みや書類の整理など、やる時間を固定できそうな仕事のことです。
流れ作業のように仕事をするものだけを仕組み化することによって、仕組み化そのものに時間を消費することなく、本当に考えるべきことにだけ時間を使えるようになります。
単純作業にあてる時間帯を決める
単純作業をリストアップしたら、この作業をどの時間帯に、どのぐらいの時間で行うのかを、はっきりさせます。こうすることによって、無駄な時間が少なくなるので、本来の仕事に集中できるようになってきます。
このようにきちんと決めていても、『不測の事態』というものが起こる可能性はゼロではありません。そんな時のためにも、あらかじめ緊急事態に対応する時間、というのも確保しておくと、スケジュールが狂っても混乱しません。
外部サービスやアプリを使って作業を自動化
フリーランスの業務は幅広く、本業以外のこともすべて自分で行う必要があります。ですが最近は、本業以外に時間を割きたくない人の為に、いろいろなサービスがあります。
フリーランスの人が最も嫌がる仕事に経理や税務処理などの業務がありますが、この業務を一手に引き受けてくれるサービスがあります。最も有名なものですと『freee』や『MFクラウド』などがあり、たくさんのフリーランスの人が利用していることで有名です。
また営業が苦手な人はマッチングアプリを利用するのも手です。ビジネスマッチングアプリ『yenta』を利用すると、自分の仕事に合った人を紹介してくれるのです。人との繋がりが重要なフリーランスにとって、出会いを提供してくれる場は貴重です。
例えばこんな業務を見直してみよう
無駄を省き、仕組み化を図ることによって、業務を改善し、効率よく仕事を進めることができるでしょう。ここからは、仕組み化するうえで特に見直すべき業務について解説します。
確定申告など経理業務
フリーランスの、本業以外で時間を割かれるのが最も辛い作業ともいえる経理業務は、さきほど紹介した外部サービスなどを積極的に活用し、本業に時間を使えるように工夫しましょう。
フリーランスだからと言ってなんでも自分でやろうとせず、任せられるサービスがあるなら、遠慮なく任せましょう。
自己PRなど営業活動
今のフリーランスは昔のフリーランスのように、自分で足を運んで営業しなくても、仕事を探すことが可能です。
エージェントサイトやクラウドソーシング、またビジネスマッチングサイトなどを活用することによって、営業の負担を減らし、効率よく仕事を見つけることが出来ます。
ファイル管理などデータの整理
仕事が増えてくると、その分データも増えてきます。これらのデータをパソコンで分類もせずそのまま入れていると、どこに何があるのか、わからなくなり、探すのにも時間がかかってきます。
データを探す時間というのは、日ごろからパソコンを整理しておけば、限りなくゼロに近づけるのです。
パソコンを整理する時は、必ず仕事専用のフォルダを作り、さらに取引先別にフォルダを作って分類しておきましょう。ファイルには必ずその日の日付を付け、検索しやすいような名前を付けて保存します。
また最近は、ファイル名一括変換ソフトもあるので、大量のデータを一括管理する時には、ぜひ利用しましょう。
まとめ
自分一人で仕事をしていると、自分さえ解っていればいいと感じ、仕事の管理が雑になってしまうことが多いです。
そうなると仕事の効率も悪くなり、収入も減少してしまいます。そうならないためにも、是非仕組み化をして、自分の仕事をもう一度見つめなおしてみてください。