フリーランスもマイナンバーは必須。取扱方法と注意点

フリーランスとして働いていると、クライアントからマイナンバーの提出を求められるケースがあります。また、場合によっては自身も第三者のマイナンバーが必要となるかもしれません。マイナンバーが必要になるのは、どのような場面なのでしょうか。

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フリーランスもマイナンバーは必要

マイナンバーとは、国民1人が1つずつ所有する12桁の番号です。2015年に全国民に郵送され、16年から社会保障や税金の行政手続きでの利用が開始されました。

フリーランスとして働く場合、どのような場面でマイナンバーが必要になるのでしょうか。

自分のマイナンバーを提出する場合

フリーランスが自分のマイナンバーを提出するのは、仕事を受注した時です。クライアントは支払調書に請負者のマイナンバーを記載して、税務署に提出します。

クライアントと請負者のマイナンバーを把握することにより、税務署は確定申告時に個人提出の確定申告書と業者提出の支払調書を照会しやすくなりました。

マイナンバーは、税申告の際に必ず記載する義務があるものなのです。

第三者にマイナンバーの提出を依頼する場合

フリーランスが第三者にマイナンバーの提出を求めるケースとしては、自分が仕事を外注して報酬を支払った場合です。これは先ほどとは逆のケースで、今度は自分が支払調書を作成して、請負者のマイナンバーを記載しなければなりません。

ただし、これはあくまでも『源泉徴収義務者』に限られるため、源泉徴収義務者に該当しない場合は、マイナンバーの記載は不要です。

支払調書と源泉徴収票への記載

支払調書や源泉徴収票への記載が必要となるのは、フリーランスのなかでもアルバイトや青色専従者がいる個人事業主です。

『従業員ゼロ、働くのは本人のみ』という場合は前述の『源泉徴収義務者』に該当しないため、支払い調書や源泉徴収票にマイナンバーを記載する必要はありません。

マイナンバーの提出方法と時期

大切な個人情報であるマイナンバーは、慎重に取り扱われねばなりません。フリーランスとしてマイナンバーの提出を求められた場合、どのように提出すればよいのでしょうか。

提出方法は依頼元により異なる

マイナンバーの提出方法は色々ありますが、具体的にどのような方法をとるかはクライアントの指示に従いましょう。

まず「郵送で」と指示された場合、普通郵便の利用は厳禁です。簡易書留など追跡可能な郵送手段を選び、紛失のリスクを減らしましょう。また、出す前には必ず担当者名を聞き、しっかりと記載しておくことをおすすめします。

郵送以外の方法としては、スマホでの提出も可能です。これなら運搬途中に紛失する危険がなく、一瞬でデータ送付が終わります。クライアントも請負者も負担が少なくすみますが、セキュリティ対策についてはきちんと確認しておいた方がよいでしょう。

収集時期は任意

マイナンバーを提出する時期についても、クライアントの指示に従えば問題ありません。

ただし、クライアントが支払調書を作成して税務署に申告する場合は、その年度の税務申告の前までにマイナンバーを提出しておく必要があります。

あまり遅くなると忘れてしまう可能性もあるため、契約を結んだ時点でマイナンバーを提出しておくと安心です。

収集する場合、取扱に注意が必要

12桁の数字は重要な個人情報のため、取扱は特に注意が求められます。クライアントにマイナンバーを提出する際は、保管方法や管理対策を事前に確認しておくと安心です。

また、マイナンバー提出後は速やかにカードを収納し、外に出さないようにします。ついうっかりが大きなトラブルにつながるため、スマホや紙にマイナンバーをメモするのもやめましょう。

マイナンバーについての疑問

2016年度からスタートしたマイナンバー制度については、まだまだ理解が深まっていないのが現状です。

フリーランスがマイナンバーの提出を拒否したりされたりした場合や、確定申告時の不安について考察します。

提出を拒否したい場合、拒否された場合

マイナンバーの提出を拒否したとしても、書類が不受理となったり罰則を受けたりすることはありません。

2019年現在、番号法整備法や税法の政省令の改正により、税務署等に提出する申告書や法定調書等の税務関係書類にマイナンバーや法人番号を記載することは『義務』とされています。

しかし、税法上の罰則規定は設けられていないため、マイナンバーを提出しないことによって不利益を被ることはないでしょう。

ただし、マイナンバーを記載せずに税務関係後書類を提出すると、後日税務署から連絡が来る可能性があります。マイナンバーの提出に法的な強制力はありませんが、義務とされているからには、提出した方が無難です。

確定申告の内容は勤務先に共有される?

副業をしている人は、確定申告をすると勤務先に共有されてしまうと不安に思っていませんか?結論からいえば、確定申告の内容が勤務先に共有されることはありません。

しかし、住民税の請求は市区町村から会社に送付されます。この時住民税の金額が想定外に高額ならば、経理担当者は「おかしいな」と思うでしょう。

ただし、確定申告時に住民税を会社ではなく自分で払うように変更すれば、納付書は自宅に送られてきます。

まとめ

2016年から施行されたマイナンバー制度は、税務関係の申告に必要です。クライアントから提出を求められた場合は、取り扱いに注意してもらうようお願いし、速やかに応じることをおすすめします。

ただし、源泉徴収されていない場合は、マイナンバー提出の必要はありません。源泉徴収されていないにもかかわらずマイナンバーの提出を求められた場合は、「何のために必要なのか」をきちんと確認してから提出しましょう。

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